Phản hồi sao cho phù hợp với từng người và tạo ra động lực làm việc là kỹ năng mà doanh nhân cần quan tâm. Muốn nhân viên biết bạn trông đợi điều gì thì khi họ làm việc tốt, bạn phải tìm hiểu và nhận điều đó bằng cách ngợi khen. Sau đó, những cố gắng vận dụng tám điều dưới đây:
1. Thường xuyên khen ngợi, nhưng phải chân thành
Lời khen giúp nhân viên biết họ giỏi, nhưng họ sẽ hoài nghi nếu biết những lời ấy chỉ nhằm xoa dịu. Tệ hơn nữa, khi tin rằng lãnh đạo không phân biệt giữa việc quan trọng và việc bình thường thì cấp dưới sẽ không tôn trọng lãnh đạo nữa.
Vì vậy, nếu thấy được hành động xuất sắc của nhân viên, hãy khen ngợi! Còn nếu đó chỉ là ý định tốt với nỗ lực trung bình thì hãy để cho sự việc trôi qua bình thường.
Khi được tuyên dương ai đó trước đồng nghiệp, bạn giúp người ấy nâng cao lòng tự tin. Hãy lặp lại lời khen trong các buổi họp, thư thông báo, thư nội bộ hay trong cuộc họp với khách hàng.
2. Nguyên tắc vàng
Trong kinh doanh, nguyên tắc: “Muốn người khác làm cho mình điều gì thì hãy làm cho họ điều ấy” không phải lúc nào cũng hoàn toàn đúng.
Để nói ra những điều khó nói, bạn nên chọn cách phù hợp với người nghe. Nhiều lãnh đạo muốn nghe nói thẳng để hiểu rõ sự việc, nhưng phong cách quá thẳng thắn và trực diện có thể khiến nhân viên không chịu nổi và nghỉ việc.
Để phản hồi mang tính xây dựng, bạn phải biết những yếu tố phù hợp với người được phản hồi. Khi bạn hiểu tính cách của nhân viên và có cách ứng xử hợp lý, họ sẽ hồi đáp bạn một cách tích cực.
3. Công khai tin tốt, nói riêng tin xấu
Quở trách người khác nơi công cộng là thiếu tôn trọng họ, chỉ gây ra tác hại mà thôi. Khi lúng túng, nhân viên sẽ không nghe bạn nữa.
4. Phản hồi trực diện
Nhờ trực diện, bạn biết người khác tiếp nhận có chính xác không, còn người khác thì đọc được ngôn ngữ qua cử chỉ của bạn. Trao đổi qua điện thoại cũng là một cách trực diện.
5. Đừng bao giờ chê trách qua email
Email thường được dùng khi muốn tiết kiệm thời gian, nhưng nếu email có nội dung phê bình, nhân viên nhận email sẽ gặm nhấm nó, đọc đi đọc lại nhiều lần rồi chuyền cho đồng sự để chia sẻ, hoặc suy diễn sai ý của sếp.
6. Dùng ngôi thứ nhất “tôi”
Lúc chê trách nhân viên cũng là lúc bạn chán nản về một điều tiêu cực nào đó diễn ra trong công ty. Tuy nhiên, hãy kiềm chế để không kết tội người khác bằng cách dùng ngôi thứ hai, chẳng hạn “Anh đã gây ra chuyện này”, “Chị đã vi phạm điều kia”.
Hãy diễn đạt ý đó qua cách nói khác: “Tôi nhận thấy anh làm việc X, nhưng tôi đã mong đợi được thấy điều Y” rồi để người nghe tự do giải thích và tìm ra giải pháp cùng bạn. Đừng tạo áp lực khiến người khác phải phòng thủ.
- Xem thêm: Phê bình để có kết quả tốt nhất
7. Hòa nhã, cụ thể
Khen ngợi phải cụ thể và nếu khiển trách thì càng phải cụ thể hơn. Hãy chỉ rõ cách để nhân viên và làm cho họ thấy tiến bộ rằng bạn tin tưởng vào khả năng của họ.
8. Xác định lại vấn đề
Kết thúc cuộc đối thoại, hãy hỏi người nghe về những điều họ nghe được, những việc họ định làm vấn đề đó. Thông thường, dù bạn có ý rất tốt thì người khác cũng không hoàn toàn hiểu đúng ý bạn. Hãy chắc chắn rằng hai bên hiểu nhau và sẽ phối hợp với nhau nhịp nhàng.
