Không ít doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ, quan niệm rằng để sử dụng lao động có hiệu quả thì nên ưu tiên tuyển những người có khả năng làm được nhiều loại công việc.
Tuy nhiên, những nghiên cứu mới đây đã đưa ra kết luận rằng những nhân viên làm nhiều việc cùng lúc sẽ làm giảm đi hiệu quả chung của nhóm và làm suy giảm chất lượng công việc.
TS Joelle K. Jay – một chuyên gia tư vấn về quản trị doanh nghiệp, tác giả của nhiều cuốn sách về quản trị doanh nghiệp, trong đó có cuốn The Inner Edge: The 10 Practices for Personal Leadership (tạm dịch: 10 bí quyết lãnh đạo cá nhân) đã chỉ ra rằng khi làm nhiều việc cùng một lúc, năng suất của một người sẽ bị sụt giảm do mất khả năng tập trung vào những ưu tiên chính. Ông rất quan tâm tới phát hiện của các chuyên gia thần kinh là trong một giờ, con người chỉ có thể tập trung tối đa khoảng ba phút.
Joelle K. Jay cho rằng các công ty không nên xem việc một nhân viên làm được nhiều việc cùng lúc là điều hay, đáng biểu dương. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể vô tình làm mất đi hơn hai giờ lao động của nhân viên khi để cho nhân viên phải đồng thời làm nhiều việc hoặc thường xuyên bị gián đoạn trong công việc.
Ông còn cảnh báo: “Nếu không lên kế hoạch khoa học về thời gian làm việc cho những dự án hay mục tiêu quan trọng, nhân viên có thể nhảy từ việc này sang việc khác và bị loay hoay trong một mớ các hoạt động, từ đó mất đi tầm nhìn bao quát trong công việc và nghề nghiệp của mình. Hành động của nhân viên khi đó mang tính ứng phó hơn là gắn liền với việc thực hiện các mục tiêu đã vạch ra”.
Để khắc phục những nhược điểm của cách làm việc “đa năng”, các nhà quản trị nên hướng nhân viên của mình đến một số biện pháp sau đây:
- Lập ra danh sách những công việc ưu tiên. Nếu một nhân viên đưa ra 20 đầu việc cần ưu tiên thì xem như người ấy chưa có ưu tiên nào.
- Lên lịch trình rõ ràng để thực hiện liên tục cho tới khi hoàn tất công việc (hay dự án), cố gắng không để những việc khác chen ngang vào. Ví dụ, khi thời gian cần thiết để hoàn tất một công việc chỉ có một giờ thì phải dành trọn thời gian để làm duy nhất công việc đó.
- Bố trí những hoạt động có tính chất tương tự về tư duy hay sự vận động trong cùng một khoảng thời gian. Chẳng hạn, buổi sáng để giải quyết công văn, giấy tờ, các hoạt động đòi hỏi tính sáng tạo cao, còn buổi chiều dành cho các hoạt động cần nhiều năng lượng hơn và có tính tương tác cao hơn như gặp gỡ khách hàng, bán hàng. Theo cách này, nhân viên sẽ có lịch làm việc hợp lý và đạt được năng suất cao nhất.
