Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên thế giới đang ứng dụng phổ biến các phương pháp quản trị tiên tiến như cải tiến liên tục, quản lý chất lượng toàn diện, quản lý theo quy trình nhằm mục đích đem lại những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, thân thiện hơn cho khách hàng. Những quy trình quản trị này sẽ khó có thể diễn ra suôn sẻ nếu doanh nghiệp không xây dựng được những nhóm nhân viên làm việc có hiệu quả. Theo các chuyên gia quản trị nguồn nhân lực, một nhóm làm việc hiệu quả cần phải có 12 yếu tố sau đây, được gọi là nguyên tắc 12C.
Clear Expectations – Những kỳ vọng rõ ràng
Các sếp cần phải truyền đạt rõ những kết quả và kỳ vọng mà nhóm cần đạt được, giúp cho mọi thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của nhóm, hỗ trợ cho nhóm những nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả cần thiết.
Context – Hoàn cảnh
Các thành viên trong nhóm phải hiểu được lý do họ tham gia nhóm, nhiệm vụ cụ thể của từng người, hiểu được những thuận lợi và khó khăm trong quá trình thực hiện công việc được giao. Ngoài ra trưởng nhóm cần biết được vị trí của nhóm trong nối quan hệ với kế hoạch chung, với tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp để từng bước truyền đạt lại cho các thành viên trong nhóm.
Commitment – Cam kết
Để nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần cam kết thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Mỗi thành viên phải nhận thức được sự tin tưởng của lãnh đạo doanh nghiệp và cố gắng phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của nhóm.
Competence – Năng lực
Để nhóm có thể thực hiện tốt sứ mệnh của mình, các thành viên trong nhóm phải có những kỹ năng, kiến thức và năng lực phù hợp với các nhiệm vụ này. Nếu chưa đạt được điều này, nhóm cần được lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ.
Charter – Nhiệm vụ sứ mệnh
Để thực hiện các nhiệm vụ được giao phó, nhóm cần lập ra kế hoạch và chiến thuật của riêng mình. Mỗi thành viên trong nhóm phải hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, những kết quả mong đợi và thời hạn hoàn thành.
Control – Quyền tự chủ
Nhóm cần phải có quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ của mình. Các thành viên phải được quyền đề xuất và tự quyết định trong một số công việc cụ thể, biết được mình phải báo cáo cho ai, việc gì và như nào.
Collaboration – Hợp tác
Các thành viên phải nắm được các giai đoạn phát triển của nhóm, hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong quy trình làm việc của nhóm, từ đó biết hợp tác trong giải quyết các vấn đề, cai hơn là cải tiến quy trình hướng theo hiệu quả cao nhất. Nhóm phải có các nguyên tắc chung để giải quyết các xung đột giữa các thành viên, thực hiện các chương trình hành động và hội họp nghiêm túc.
Communication – Truyền thông
Các thành viên của nhóm phải hiểu rõ thứ tự ưu tiên trong công việc của họ. Nhóm phải xây dựng được một phương pháp truyền thông hiệu quả, theo nguyên tắc rõ ràng, công khai và chân thành.
Creative Innovation – Sáng tạo
Lãnh đạo doanh nghiệp phải thật sự quan tâm đến sự đổi mới, đánh giá cao những ý tưởng sáng tạo, những giải pháp độc đáo, công nhận và khen thưởng những cá nhân dám chấp nhận rủi ro để đưa ra những giải pháp giúp cải thiện năng suất, chất lượng công việc. Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên tổ chức đào tạo, trang bị thêm kiến thức cho nhân viên để nuôi dưỡng sự sáng tạo của họ.
Consequences – Công nhận và khen thưởng
Các thành viên của nhóm cần phải được công nhận và khen thưởng thỏa đáng khi đạt được thành tích tốt hoặc khi dám chấp nhận khó khăn, dám dấn thân vào những công việc, nhiệm vụ mới.
Coordination – Phối hợp
Mỗi nhóm cần có những người lãnh đạo đóng vai trò điều phối công việc của các thành viên. Lãnh đạo doanh nghiệp cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng phòng ban, thành lập các nhóm liên phòng ban chức năng để cùng giải quyết những công việc hay dự án phức tạp.
Cultural Change – Thay đổi văn hóa
Doanh nghiệp cần phải chủ động nâng tầm văn hóa của mình, đổi mới hệ thống tổ chức truyền thống, đổi mới chính sách, chế độ khen thưởng – kỷ luật, phát triển năng lực cá nhân và quản lý nhân viên.
