Hơn 2 tháng qua, dịch cúm do virus Covid-19 gây ra đã đẩy hàng chục ngàn doanh nghiệp Việt Nam vào tình thế khó khăn. Giữa nhiều mối áp lực mà lãnh đạo các công ty đang phải đương đầu, áp lực quản trị nhân sự trong khủng hoảng là câu chuyện được nói đến rất nhiều. Dịp này, Thạc sĩ ngành Quản trị nhân lực Nông Vương Phi – CEO của Công ty Tư vấn Nhân sự Phi&P đã dành cho doanhnhanplus.vn một buổi chia sẻ.
____
Trước hết, bà có thể cho một số nhận định về những tác động của đại dịch Covid-19 đến việc tổ chức nhân sự ở các doanh nghiệp Việt Nam trong ngắn hạn?
Dịch cúm do virus Covid-19 đang tạo nhiều tác động rất xấu đến phần lớn doanh nghiệp trên toàn cầu, và tất nhiên Việt Nam cũng bị ảnh hưởng nặng nề. Tuy nhiên, so với các nước phát triển, đa số công ty ở Việt Nam gặp nhiều khó khăn hơn do bình thường vì chưa chú trọng đến khâu quản trị rủi ro, thiếu các kịch bản dự phòng, không trích lập quỹ dự phòng… Do chủ quan, thiếu sự chuẩn bị cần thiết đó nên hiện nay, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đang loay hoay chưa định hướng được cần phải làm gì với các khó khăn trước mắt: Cắt giảm nhân sự thì sợ phạm luật, giữ lại cả bộ máy thì sợ không đủ ngân sách.
Không ít các Chủ DN đến bây giờ mới tìm hiểu xem chi phí lao động chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu của công ty, và phải đạt mức doanh thu nào thì mới có thể giữ lại toàn bộ nhân viên, doanh thu giảm tới mức nào thì phải cắt giảm nhân sự. Và dù 2 tháng trôi qua cũng vẫn chưa có một kịch bản nào được đưa ra và truyền thông cho Người lao động biết từng kịch bản, nếu rơi vào tình huống nào thì sẽ áp dụng kịch bản nào. Trong Luật có quy định rất rõ là doanh nghiệp khi làm ăn có lãi thì được phép trích lập quỹ dự phòng, tối đa là 17% mức lương thực chi của năm trước. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng quan tâm và thực hiện về vấn đề này. Khi dịch Covid-19 xảy đến, những doanh nghiệp chưa quan tâm lắm về Quản trị rủi ro sẽ thật sự khó khăn và loay hoay trong khó khăn.
____
Tại Việt Nam, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm hơn 90%. Hầu hết trong số đó chưa tiếp cận được cách tổ chức nhân sự hiện đại và chuyên nghiệp của thế giới. Trong dài hạn, khi dịch qua đi, theo bà các doanh nghiệp Việt Nam sẽ học thêm được kinh nghiệm gì trong việc tổ chức nhân sự và quản trị nguồn nhân lực?
Theo tôi, kinh nghiệm đầu tiên mà các doanh nghiệp sẽ rút ra được là: Xây dựng Chiến lược Nhân sự và Hệ thống báo cáo Quản trị Nhân sự một cách bài bản và nghiêm túc hơn. Đây luôn luôn là việc KHÓ và QUAN TRỌNG, nhưng chưa được xem là ưu tiên của các doanh nghiệp. Rõ ràng Chiến lược Kinh doanh, Marketing, Tài chính… luôn được ưu tiên hàng đầu vì thấy ngay kết quả. Và các CEO đều nói Chiến lược Nhân sự vô cùng quan trọng, nhưng khi làm thì thiếu PHƯƠNG PHÁP & HÀNH ĐỘNG CỤ THỂ.
Trong lúc kinh doanh thuận lợi nếu có sự cố xảy ra thì thường các Công ty đều nhận diện là do chưa tập trung vào chiến lược trong NHÂN SỰ một cách cụ thể, nhưng do guồng quay của kinh doanh và chưa kịp tác động điều chỉnh gì thì bị cuốn theo thị trường, và dần những vấn đề đó bị trôi vào quên lãng. Và trong những ngày này, khi trận đại dịch toàn cầu Covid-19 đang hoành hành khắp nơi thì các Doanh nghiệp càng loay hoay không có một kịch bản nào, không có đủ số liệu cần thiết, hoang mang trong việc đưa ra các quyết định hệ trọng cho các chính sách Nhân sự.
Trong thời điểm khủng hoảng hiện nay, doanh nghiệp rất cần các số liệu chính xác ra quyết định, để làm căn cứ tính toán lại phương án tiết giảm chi phí, hoặc sử dụng chi phí thật hiệu quả. Tôi nhận được rất nhiều câu hỏi và đề nghị hỗ trợ của các chủ doanh nghiệp về việc làm thế nào để giảm thiệt hại nhất cho các doanh nghiệp trong chi phí Nhân sự. Nhưng thật khó để tư vấn hoặc đưa ra lời khuyên bởi vì doanh nghiệp không cung cấp được số liệu.
Hiện nay, một doanh nghiệp dịch vụ bình thường cũng phải chi 25% – 30%, thậm chí 35% doanh thu cho Nhân sự, doanh nghiệp ngành công nghệ phải chi đến đến 60%-65%. Các CEO luôn nói rằng nhân sự rất quan trọng, tuy nhiên không phải ai cũng dành đủ quan tâm cho lĩnh vực này. Với kiến thức tôi học MBA ngành Quản trị nguồn lực nhân sự tai trường Columbia Southern University (Mỹ) thì khi muốn xây dựng bộ phận nhân sự chuyên nghiệp, Công ty cần phải có Chiến lược Nhân sự, kịch bản trong Quản trị rủi ro, và Hệ thống báo cáo Quản trị nhân sự chặt chẽ, đây là căn cứ để đưa ra quyết định trong khủng hoảng
Với kinh nghiệp 10 năm ở vị trí HRD cho 2 tập đoàn hơn 1000 tỉ, việc xây dựng Chiến lược Nhân sự luôn là việc tôi phải làm thật rõ, thật kỹ cùng với Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị trước khi bước vào 1 năm mới. Từ ngân sách Tuyển dụng, Đào tạo, Lương & Phúc lợi đều phải hướng về và phục vụ cho Mục tiêu Doanh thu, Lợi nhuận của Công ty. Để từ đó mới có các nguồn quỹ mà xây dụng nên những điều tốt đẹp khác cho Người lao động.
Chiến lược Nhân sự; Kịch bản trong Quản trị rủi ro; và Hệ thống báo cáo Quản trị nhân sự chặt chẽ là căn cứ để đưa ra quyết định trong khủng hoảng.
Báo cáo nhân sự liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, chính sách lương, thưởng, phúc lợi.
Tuyển dụng: nhiều doanh nghiệp không có số liệu báo cáo chi tiết về kết quả tuyển dụng, nên giờ đây để tư vấn cho họ là nên chọn kênh nào hiệu quả nhất thì rất khó. Trong khi chất lượng các kênh tuyển dụng và các nhà tuyển dụng bây giờ thật sự khó đoán. Đôi khi họ đạt hiệu quả cao cho lĩnh vực này nhưng hoàn toàn thất bại với những nhóm ngành khác. Nên số liệu không có thì khó quyết định nên chọn kênh nào và bỏ kênh nào.
Đào tạo: Đa số công ty tai Việt Nam không có đánh giá kết quả sau đào tạo của năm trước, chi phí đào tạo không dựa trên các báo cáo có liên quan đến Lỗi chất lượng sản phẩm và lỗi dịch vụ, hoặc là tỉ lệ mất khách. Lãnh đạo công ty thấy thiếu cái gì thì cho nhân viên đi học cái đó. Với các trường hợp này, may mắn thì đào tạo xong thì chất lượng được nâng lên một chút, nếu không thì cũng cách đó lặp lại qua năm sau.
Chính sách lương, thưởng, phúc lợi: Nếu làm đúng là phải thống kê xem nhân viên hài lòng nhất với phúc lợi nào, gắn bó với công ty nhất bởi vì chính sách nào. Phần lớn doanh nghiệp không ghi nhận và đánh giá cẩn thận những chính sách nào phù hợp, thị trường lao động đang ra sao, tỉ lệ nghỉ việc rơi vào nguyên nhân nào nhiều nhất… do đó, trước tình hình khó khăn hiện nay, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để cân nhắc xem nên giữ chính sách nào, điều chỉnh sao cho phù hợp với bối cảnh.
Tóm lại, Chiến lược Nhân sự và hệ thống báo cáo Nhân sự là không thể thiếu khi muốn đo sức khỏe nguồn lực và kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp.
____
Trong nguy có cơ, bà có cho rằng đây là thời điểm tốt để doanh nghiệp làm những việc liên quan đến nhân sự mà bình thường không đủ thời gian để làm? Nếu có, bà khuyên doanh nghiệp nên làm như thế nào để tận dụng hiệu quả khoảng thời gian này?
Tôi cho rằng đây là lúc các lãnh đạo có thể dành thời gian tìm hiểu thêm luật lao động, điều kiện ký hợp đồng, điều kiện ngưng hợp đồng, rà soát lại các quy trình chính sách, chuẩn bị các kịch bản về mức độ rủi ro tăng dần lên thì các phương án giảm một phần lương, nghỉ luân phiên hay cắt giảm lao động sẽ như thế nào. Xây dựng lại hệ thống báo cáo, xây dựng danh mục các việc cần làm trong thời gian khó khăn, đào tạo nội bộ để nâng nội lực & chờ đón thời cơ.
Trong các việc làm trên, việc tổ chức đào tạo nội bộ ngoài nâng cao kiến thức cho nhân viên còn có ý nghĩa tinh thần lớn vào thời điểm này. Hoạt động đào tạo sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết với doanh nghiệp, tinh thần đoàn kết giữa các đội ngũ được nâng cao, tinh thần vượt khó được khích lệ.
Việc chuẩn bị các kịch bản rủi ro cũng là việc không thể không làm. Theo tôi trong tình hình hiện nay, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng ít nhất 3 kịch bản bám theo doanh thu: Kịch bản 1- Doanh thu nào thì trả đủ lương cho nhân viên nhưng chủ doanh nghiệp không có lợi nhuận; Kịch bản 2 – Doanh thu nào thì phải giảm lương nhưng vẫn giữ được toàn bộ máy; Kịch bản 3 – Doanh thu nào thì phải cắt giảm một số bộ phận, vị trí. Việc xây dựng các kịch bản cần có sự tham gia chặt chẽ của các quản lý các bộ phận, lãnh đạo cấp cao cũng phải nắm vững từng kịch bản. Việc truyền thông nội bộ phải thực hiện thật tốt, mỗi nhân viên phải được chia sẻ thông tin về doanh thu, chi phí, số dự án bị hủy… Khi biết được thông tin chính xác, nhân viên sẽ có động lực tiếp tục làm việc, nếu không thì họ kịp chuyển hướng công việc.
_____
Nếu các công ty Việt Nam đều có bộ phận nhân sự “chất lượng” thì chắc chắn họ sẽ vượt qua khủng hoảng hiện nay dễ dàng hơn. Bà từng phát biểu: “Nhân sự là một nghề đòi hỏi sự đào tạo bài bản và có hệ thống mới có thể thành công”. Bà có thể chia sẻ cụ thể hơn về nhận định này?
Đến nay, Việt Nam chỉ có 1 số rất ít các bạn đang làm HR tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Nhân sự tại một số trường ĐH. Ở đa số doanh nghiệp trong nước, người làm nhân sự chỉ được học các khóa ngắn hạn, trong thực tế hàng ngày thì phải lo rất nhiều việc hành chính nên không có thời gian nghiên cứu để đưa ra các chiến lược bám sát chiến lược kinh doanh của công ty.
Tôi rất tâm đắc câu nói: “Những gì chúng ta không thể đo lường được, thì sẽ không thể kiểm soát được” của Peter Ducker. Người làm nhân sự phải tự nâng cấp mình lên khi biết làm báo cáo, đọc và phân tích báo cáo, từ đó mới tham mưu cho ban lãnh đạo và đưa ra các quyết định phù hợp.
____
Xin cảm ơn bà!
