Có bao giờ bạn băn khoăn tự hỏi người đứng đầu của những công ty lớn đã hoàn thành khối lượng công việc “khổng lồ” của họ bằng cách nào không?
Với vai trò là người đứng đầu và điều hành công ty, đặc biệt là những công ty lớn, các CEO luôn có rất nhiều điều cần quan tâm và lượng cực lớn các công việc phải xử lý. Chính bởi vậy, họ đã tạo ra những phương pháp tuyệt vời để tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Nếu bạn cảm thấy mình làm việc chưa thực sự hiệu quả hoặc chưa phát huy hết được những khả năng của bản thân, đừng bỏ qua 5 phương pháp tuyệt vời từ các CEO tài ba dưới đây.
1. Hãy mở rộng tối đa thời gian bạn làm việc hiệu quả
Sallie Krawcheck, người sáng lập đồng thời là CEO của Ellevest – công ty chuyên về lĩnh vực tài chính dành cho nhà đầu tư nữ đã chia sẻ rằng:
Tôi đã dành rất nhiều thời gian để tìm cách làm việc tốt nhất và thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bản thân. Khi đã tìm được cách thức và thời điểm đó, tôi sắp xếp công việc mỗi ngày của mình xoay quanh nó.
Tôi cố gắng làm cho thời gian buổi sáng của mình dài hơn bởi rất nhiều các buổi sáng tôi thức dậy với một loạt ý tưởng mới. Có thể bạn sẽ ngạc nhiên nếu nhận được email của tôi vào lúc 4 giờ sáng nhưng các nhân viên của tôi thì không bởi họ đã quá quen với điều này.
Một điều thú vị nữa là khi tôi đi ngủ, ý tưởng có thể “ghé thăm”. Thường có thể có 5 đến 6 điều xuất hiện trong đầu tôi cùng một lúc và tôi thường để điện thoại cạnh giường để có thể ghi lại chúng ngay khi cần.
2. Ưu tiên 5% công việc vàng với 100% sự tập trung
Chia sẻ của Bedros, người sáng lập đồng thời cũng là CEO của Fit Body Boot Camp – một thương hiệu đào tạo thể dục có tốc độ phát triển thần tốc:
Vài năm trước, tôi đã cố gắng tự mình làm hầu hết mọi thứ, từ việc lên ý tưởng cho các chiến dịch marketing, quản lý đội ngũ nhân viên, làm sổ sách, cho đến việc tạo nội dung truyền thông xã hội,… Tôi gần như sử dụng hết tất cả thời gian mà mình có cho công việc, tôi cảm thấy vô cùng căng thẳng và nhanh chóng bị kiệt sức.
Rất nhanh sau đó, tôi đã thức tỉnh, thay đổi và hiệu quả công việc của tôi thậm chí còn tốt hơn nữa. Tôi đã dành 100% sự tập trung vào 5% công việc “vàng” – tức những nhiệm vụ thực sự làm dịch chuyển dòng tiền. Đó là những điều cực kỳ quan trọng, dù chỉ chiếm 5% nhưng nhất định phải tập trung 100% những gì bạn có. Mọi thứ khác có thể được ủy thác cho các đội nhóm, các nhân viên và các nhà thầu phụ có năng lực.
3. Thẳng tay với những sự ngắt quãng cần loại bỏ
Dustin Moskovitz, CEO của Asana – một đơn vị chuyên về quản lý dự án và năng suất cho rằng:
Trở ngại lớn nhất của tôi đối với năng suất chính là sự gián đoạn. Do đó, tôi đã lập kế hoạch cẩn thận cho các cuộc họp nhóm để đạt hiệu quả tối ưu. Chúng tôi xây dựng thành công thói quen “Nói không với các cuộc họp vào thứ 4” để các nhân viên có một khoảng thời gian tập trung cao độ vào các công việc từ đầu đến cuối mà không cần phải ngắt quãng vì các cuộc họp.
Ngoài ra, tôi khuyến khích mọi nhân viên thường xuyên phản ánh xem ROI (Return on Investment – chỉ số đo lường tỷ lệ những gì thu về so với những gì bỏ ra) của các hoạt động nhóm có tốt hay không. Điều này sẽ giúp chúng tôi đánh giá được mức độ hiệu quả của các “sự ngắt quãng”.
4. Mục tiêu thực sự – Kết quả cần đạt – Thách thức cản trở
Chia sẻ của Andrew Lansing, chủ tịch đồng thời là CEO của Levy Restaurant – Một thương hiệu dịch vụ thực phẩm tiên tiến:
Mục tiêu thực sự – Kết quả cần đạt – Thách thức cản trở là 3 bước có thể vượt qua bất kỳ trở ngại năng suất nào: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu thực sự của dự án. Thứ hai, hãy xác định lộ trình thực hiện và kết quả cụ thể cần đạt được. Cuối cùng, hãy xác định những thách thức có thể cản trở việc đạt được các kết quả đó. Hãy buộc bản thân loại bỏ tất cả những điều không giúp bạn vượt qua những thách thức này.
Trên thực tế, có những “phiền nhiễu” tưởng chừng vô hại nhưng thực tế lại gây ra những thiệt hại thực sự đến năng suất. Chúng thường có vẻ nhỏ, dễ tạo cho chúng ta sự hài lòng ngay lập tức nhưng sẽ khiến bạn mất đi sự tập trung vào những nhiệm vụ cần thiết.
5. Đừng “giam giữ” ý tưởng trong đầu bạn
Đối với Carl Dorvil, người sáng lập đồng thời là CEO của GEX Management – một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được giao dịch công khai:
Thử thách đối với tôi là đầu tôi bị nhồi nhét quá nhiều thứ khiến tôi cảm thấy bị choáng ngợp. Tôi đã tìm đến người đã làm việc cùng tôi trong một thời gian dài, hiểu tôi và thường xuyên có những buổi trao đổi với người này.
Điều này giúp tôi cảm thấy tôi không đơn độc và tôi có các nguồn lực khác ngoài bản thân mình. Bên cạnh đó, tôi đã giới hạn thời gian cho các cuộc họp và đặt tham số trước khi bắt đầu để tập trung vào điểm chính và làm cho chúng hiệu quả hơn.
