Phỏng vấn thôi việc (exit interview) là một trong những cách tốt nhất để thu thập phản hồi chân thật nhất của nhân viên về môi trường làm việc, chính sách nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào khi “dứt áo ra đi” cũng sẵn sàng trả lời các câu hỏi trong bản phỏng vấn thôi việc.
Làm thế nào để tăng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trả lời phỏng vấn và sử dụng những phản hồi hữu dụng của họ để cải thiện môi trường làm việc của doanh nghiệp?
Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tham gia khảo sát thôi việc trung bình ở mức 30 – 35%. Điều đó có nghĩa là một công ty có khoảng 200 nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc 15%/năm thì chỉ sẽ nhận được khoảng 10 bản phỏng vấn thôi việc đã được hoàn tất đầy đủ mỗi năm.
Theo các chuyên gia, chỉ cần bỏ ra ít nỗ lực là doanh nghiệp có thể tăng gấp đôi tỷ lệ này để đạt một tỷ lệ phản hồi lý tưởng cho các cuộc khảo sát nghỉ việc là 60 – 65%. Doanh nghiệp có thể làm được điều này qua các bản phỏng vấn bằng giấy, phỏng vấn qua điện thoại hoặc qua mạng internet.
Để tính tỷ lệ phản hồi, có thể chia số bản phỏng vấn thôi việc đã được hoàn tất cho số nhân viên nhận được yêu cầu trả lời phỏng vấn khi làm thủ tục nghỉ việc. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần có các phương pháp theo dõi việc tham gia trả lời câu hỏi phỏng vấn thôi việc của nhân viên nghỉ việc.
Nên đặt ra một tỷ lệ phản hồi trung bình tối thiểu được xem là mức chuẩn để dựa trên đó theo dõi tình hình phản hồi của nhân viên nghỉ việc. Các chương trình quản lý phỏng vấn thôi việc trực tuyến thường sẽ giúp doanh nghiệp làm điều này một cách tự động.
Để cải thiện tỷ lệ trả lời bản phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp cần phân tích quy trình phỏng vấn hiện tại. Có hai vấn đề cần xem xét. Thứ nhất, vì sao nhân viên nghỉ việc không hoàn tất bản phỏng vấn thôi việc. Thứ hai, bộ phận nhân sự có đang gặp khó khăn nào trong các vấn đề hậu cần khiến không thể thu thập phản hồi của nhân viên nghỉ việc một cách kịp thời và hiệu quả hay không?
Đối với vấn đề thứ nhất có thể xuất phát từ một số nguyên nhân: Bản phỏng vấn quá dài; các câu hỏi không rõ ràng hay có tính xâm phạm đến những quyền riêng tư cá nhân của nhân viên nghỉ việc; nhân viên nghỉ việc không tin rằng phản hồi của họ sẽ được ghi nhận và làm cơ sở để cải thiện môi trường làm việc sau này; nhân viên nghỉ việc sợ bị “tấn công” sau này; nhân viên nghỉ việc quá giận công ty; quy trình phỏng vấn rườm rà, bất tiện.
Theo các chuyên gia, một bản phỏng vấn thôi việc chỉ nên có độ dài bao gồm 35-60 câu hỏi. Nếu số câu hỏi trên mức này, khả năng nhân viên không hoàn tất bản phỏng vấn là rất cao. Khi soạn nội dung của câu hỏi, nên đặt mình vào vị trí của nhân viên nghỉ việc để tạo ra sự thoải mái nhất cho người trả lời, tránh những câu hỏi thiên về cảm xúc.
Để tránh tình trạng nhân viên có cảm giác phản hồi của họ khi nghỉ việc sẽ không được doanh nghiệp ghi nhận và xem xét áp dụng, trong quá trình họ còn làm việc doanh nghiệp nên nói rõ trong mỗi lần áp dụng những cải tiến về nguồn gốc của các chương trình cải tiến đó là từ những ý kiến, đề xuất nào do các nhân viên, kể cả nhân viên đã nghỉ việc, đóng góp. Khi xây dựng được văn hóa luôn lắng nghe nhân viên, doanh nghiệp mới có thể thu thập được những ý kiến, đề xuất chân thật từ họ.
Đối với vấn đề thứ hai, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu một số thông tin sau: Nhân viên nghỉ việc thường thông báo ý định này của họ như thế nào, ai là người thông báo và ai ở bộ phận nhân sự là người sẽ cần được thông báo? Ai chịu trách nhiệm đề nghị nhân viên nghỉ việc trả lời khảo sát thôi việc?
Nhân viên nghỉ việc được thông báo về việc hoàn tất phỏng vấn thôi việc khi nào và như thế nào? Nhân viên thôi việc được khuyến khích tham gia phỏng vấn thôi việc như thế nào? Việc hoàn tất phỏng vấn thôi việc có dễ dàng không? Nhân viên nghỉ việc có được tạo một môi trường riêng tư và bảo mật để trả lời các câu hỏi hay không? Các nhà quản lý trực tiếp của nhân viên nghỉ việc có ủng hộ quy trình phỏng vấn thôi việc hay không?
Sau khi xem xét từng vấn đề nói trên, doanh nghiệp nên bắt tay vào việc cải thiện ngay. Một số thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nâng cao tỷ lệ tham gia phỏng vấn của nhân viên nghỉ việc. Một số khác cần phải mất thời gian để “thấm” vào văn hóa của doanh nghiệp. Nên đánh giá lại tỷ lệ tham gia phỏng vấn mỗi quý, sáu tháng hay mỗi năm một lần để có sự điều chỉnh thích hợp.
