Đã có nhiều sách viết về cách thức hướng dẫn công việc cho nhân viên và năm 2013, tác giả Simon Smith lần nữa quay lại đề tài này với quyển sách One Hour to Coaching for Performance (tạm dịch: Một giờ hướng dẫn nhân viên làm việc có hiệu quả).
Trong tác phẩm đó, tác giả đã truyền tải nội dung cô đọng về những bước đi cần làm khi hướng dẫn công việc cùng những lý giải rõ ràng, đó là:
- Xem thêm: Hướng dẫn công việc
- Sắp xếp thời gian thích hợp cho việc hướng dẫn sẽ giúp cho người hướng dẫn và người được hướng dẫn có sự chuẩn bị tốt nhất.
- Lựa chọn vị trí phù hợp để huấn luyện nhằm tránh nguy cơ gián đoạn và thiếu tập trung trong quá trình hướng dẫn.
- Yêu cầu người được hướng dẫn mang theo sổ tay để có thể ghi chép những ý tưởng và hành vi được khuyến khích thực hiện.
- Mở đầu buổi hướng dẫn nhẹ nhàng, vui vẻ để tạo hưng phấn cho người được hướng dẫn, sau đó giải thích nội dung và tác dụng của buổi huấn luyện mới.
- Người hướng dẫn cần vận dụng tốt kỹ năng quan sát, lắng nghe để nắm được mức độ tiếp nhận bài giảng của người được hướng dẫn.
- Người hướng dẫn đi vào vấn đề chính bằng cách đặt những câu hỏi để nắm được mức độ hiểu biết của người được hướng dẫn về vấn đề sẽ truyền đạt, từ đó chọn ra những nội dung quan trọng nhất để truyền đạt theo thứ tự ưu tiên.
- Cần tập trung lắng nghe, xâu chuỗi những điều mà người được hướng dẫn trả lời để phát hiện ra những suy nghĩ của người ấy (chẳng hạn những mong muốn sau khi quá trình hướng dẫn kết thúc, cảm nhận mới về doanh nghiệp, kỳ vọng về thăng tiến của bản thân đi cùng sự phát triển của doanh nghiệp…) nhằm tạo cho người được hướng dẫn những cảm xúc gắn kết với các kết quả làm việc mà người ấy hướng tới, thúc đẩy họ quyết tâm hành động.
- Đặt thêm câu hỏi nhằm khám phá những trở ngại đối với người được hướng dẫn trong việc hướng tới những mục tiêu mà người ấy đã xác định được và tự tin vận dụng những điều đã được truyền đạt vào công việc thực tế.
- Sau mỗi buổi huấn luyện đều có tài liệu để người được hướng dẫn ôn lại những điều đã được truyền đạt, đồng thời bảo đảm rằng tiến độ của quá trình huấn luyện đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra ban đầu.
- Kết thúc mỗi buổi huấn luyện, người được hướng dẫn phải biết được những gì sẽ được yêu cầu làm tiếp và sẽ tiếp tục được hướng dẫn kỹ năng gì.
- Trong buổi huấn luyện kế tiếp, người hướng dẫn cần kiểm tra lại kết quả buổi làm việc trước, nếu thấy cần thì yêu cầu người được hướng dẫn lặp lại những điều đã được truyền thụ.
- Cần lưu ý kiểm tra xem người được hướng dẫn có quyết tâm hành động theo lối suy nghĩ mới hoặc đúng như những gì người ấy đã lĩnh hội được trong khi phát biểu với người hướng dẫn không.
- Sau vài buổi hướng dẫn, người hướng dẫn sơ kết lại những điều đã truyền đạt và đánh giá sự tiếp thu của người được hướng dẫn. Việc này cần được diễn đạt rõ ràng và được hai phía ghi nhận cụ thể. Đây là lúc người hướng dẫn khẳng định đã tạo được sự khác biệt trong nhận thức của người được hướng dẫn và thúc đẩy người ấy vươn lên.
- Khi có cơ hội vận dụng cho người được hướng dẫn áp dụng những điều đã được truyền thụ, người hướng dẫn khẳng định sẽ theo dõi và hỗ trợ giải quyết các vấn đề cụ thể để người ấy yên tâm và tập trung mọi nỗ lực cho công việc.
- Qua theo dõi và kiểm tra sự tiến bộ trong nhận thức và hành vi của người được hướng dẫn, người hướng dẫn quyết định phát triển, nâng cao kiến thức cho người được hướng dẫn hay ngược lại, phải quay lại củng cố những điều đã truyền đạt.
- Xem thêm: Trao đổi với nhân viên
Khi các nhà quản trị doanh nghiệp có thời gian để tìm hiểu sâu về kỹ năng hướng dẫn công việc, họ có thể đến với website có địa chỉ là Onehourto.com. Tại đó sẽ có nhiều hơn các câu chuyện thú vị về quản lý, đặc biệt là quản trị nhân sự.
