Hướng dẫn công việc theo cách hiểu truyền thống là can thiệp vào công việc của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả, nhưng nay điều này được sử dụng trong phạm vi rộng hơn.
Theo Lin Grensing-Pophal, tác giả bài viết Human Resource Essentials: Your Guide to Starting and Running the HR Function (tạm dịch: Những điều cốt yếu trong cẩm nang phát triển nguồn nhân lực) trên tạp chí SHRM, sau khi tham khảo kết quả khảo sát của một công ty tư vấn, bà phát hiện ra rằng chỉ có 15% doanh nghiệp đánh giá cao về kết quả điều chỉnh hành vi của nhân viên sau khi họ được hướng dẫn công việc.
Còn nguyên nhân hàng đầu, chiếm 38% số ý kiến phản hồi, coi trọng kết quả rèn luyện năng lực lãnh đạo cho những cá nhân có tiềm năng. Một số kinh nghiệm trong hướng dẫn công việc được tác giả quy về bốn khía cạnh lớn dưới đây.
Sắp xếp để hướng dẫn công việc
Khi hướng dẫn công việc cho các vị trí khác nhau, điều mà người hướng dẫn cần tập trung đầu tiên là căn cứ vào các mục tiêu và các yếu tố chi tiết để sắp xếp thời lượng cũng như cách thức hướng dẫn công việc.
- Xem thêm: Kỹ năng hướng dẫn công việc
Việc sắp xếp đó có thể trực tiếp hoặc qua điện thoại và thời gian có thể kéo dài vài tháng hoặc nhiều lần trong mỗi tháng tùy vào mục tiêu muốn đạt được sau đợt hướng dẫn. Chi phí hướng dẫn công việc cũng thay đổi. Trong đa số trường hợp, người sử dụng lao động sẽ gánh chịu chi phí này. Lý do là hướng dẫn công việc tất nhiên sẽ nâng cao kỹ năng và hiệu quả làm việc cho người được hướng dẫn, nhưng chính doanh nghiệp sẽ hưởng lợi cuối cùng.
Tìm kiếm người hướng dẫn công việc
Khi tiến hành một đợt hướng dẫn công việc thì sẽ xuất hiện thêm một mối quan hệ đặc biệt giữa nhà quản trị, người hướng dẫn công việc và nhân viên được hướng dẫn. Nhà quản trị cần tham khảo nhiều nguồn thông tin để tìm được người hướng dẫn công việc thích hợp, giàu kinh nghiệm.
Người hướng dẫn công việc thích hợp cần thỏa mãn những tiêu chuẩn gì? Anh ta phải biết thiết lập mối quan hệ một cách chuyên nghiệp, biết chia sẻ các kỹ năng, biết truyền đạt kinh nghiệm một cách dễ hiểu và luôn được nhân viên tôn trọng. Có như vậy, quá trình hướng dẫn công việc mới tiến triển thuận lợi.
Triển khai
Mở đầu quá trình hướng dẫn công việc, cả người hướng dẫn lẫn nhân viên được hướng dẫn đều phải nỗ lực tạo lập mối quan hệ gắn bó. Hai bên phải thảo luận về các mục tiêu cần đạt được, sau đó người hướng dẫn có trách nhiệm báo cáo với nhà quản trị.
Kết quả hướng dẫn công việc có thể khác nhau, chẳng hạn trường hợp này khám phá ra các thế mạnh của cá nhân để chuẩn bị cho việc đề bạt lên vị trí cao hơn trong tổ chức, còn trường hợp khác lại rèn luyện được một kỹ năng quan trọng, ví dụ kỹ năng thương lượng.
Có một việc quan trọng mà người hướng dẫn cần làm là đánh giá để thấy được sự tiến bộ của nhân viên sau một thời gian được hướng dẫn. Sau khi có kết quả đánh giá, người hướng dẫn phải thảo luận với cấp quản lý của nhân viên được hướng dẫn để có kế hoạch hướng dẫn tiếp theo cụ thể hơn, sát thực hơn nhằm nhanh chóng hướng tới các kết quả cần đạt được.
- Xem thêm: Mở cửa cơ hội cho nhân viên
Trong quá trình hướng dẫn công việc, có thể giao cho nhân viên được hướng dẫn một công việc mới để vận dụng ngay những gì đã được huấn luyện và chứng tỏ được sự tiến bộ sau một thời gian được hướng dẫn.
Động viên nhân viên luôn chủ động học hỏi trong quá trình được hướng dẫn
Muốn thu được kết quả mỹ mãn sau một đợt hướng dẫn, nhân viên không thể đóng vai trò bị động. Vì vậy, người hướng dẫn công việc phải yêu cầu nhân viên cam kết là sẽ hết sức cố gắng vươn lên, vận dụng tốt những gì được truyền đạt. Lời cam kết ấy sẽ được thể hiện trong thực tế.
Người hướng dẫn sẽ dễ dàng phát hiện ra điều gì nhân viên che giấu, điều gì làm chưa tốt nhưng báo cáo là làm tốt. Khi đó, người hướng dẫn phải phân tích cho nhân viên thấy được những điều mà họ tưởng lầm là chẳng có gì quan trọng sẽ cản bước tiến của họ. Một lời khuyên rất bổ ích của người hướng dẫn là: “Có khá nhiều công việc phải làm nhưng không nên làm ngay việc nào cả nếu bạn chưa thấy mình chủ động vận dụng được những kiến thức thu được sau đợt hướng dẫn này”.
