Báo doanh nhân - DoanhnhanPlus.vn
18/09/2025
  • Đăng nhập
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
        • Golf
        • Quần vợt
        • Bóng đá
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình
CHIA SẺ
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
        • Golf
        • Quần vợt
        • Bóng đá
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình
CHIA SẺ
DoanhnhanPlus.vn
Trang chủ Kinh doanh Hành Trình Thành Công Quản trị

6 lời khuyên quản lý email để không bị quá tải

Huỳnh Thị Hoa Kỳ Đăng bởi Huỳnh Thị Hoa Kỳ
05/03/2020
Trong Quản trị
6 lời khuyên quản lý email để không bị quá tải
Share on Facebook

Quyển sách 60 phút để kiểm soát email của Romain Bisseret, chuyên viên tư vấn doanh nghiệp, đưa ra bí quyết giúp bạn không còn bị quá tải bởi email.

Ồ, quá nhiều email… Email dồn dập đến đã làm đảo lộn hành vi và cách cư xử, cách tương tác trong hoạt động nghề nghiệp. Nhưng các số liệu cho thấy một chút quyết tâm có thể giúp chúng ta vượt qua sự hoảng loạn để kiểm soát các email ồ ạt đến làm tràn ngập hộp thư: 70% email nghiệp vụ được mở ra trong 6 giây sau khi chúng đến hộp thư, và tỷ lệ này là 85% trong 2 phút đầu tiên. Nhưng có đến 73% trong số email nhận được lại không liên quan gì đến hoạt động của người nhận. Số liệu thống kê cho thấy trong năm 2017, các nhân viên khung ở Châu Âu đã dành đến 5 giờ mỗi ngày để ‘check’ email.

Email ồ ạt đến hộp thư là nguyên nhân chính khiến cho nhân viên thường xuyên kết nối, luôn chuyển từ việc này đến việc khác, gây căng thẳng, quá tải, mất kiểm soát hoạt động của mình. Quyển sách 60 phút để kiểm soát email của Romain Bisseret sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết mớ bòng bong này.

Công việc của bạn không phải chỉ là thuần túy trả lời email

Xin nhắc lại: công việc của bạn không phải chỉ là trả lời email. Lời khuyên đầu tiên là cần nhận thức rằng tất cả email đến đều có thể chờ một thời gian để được giải quyết. Romain Bisseret nhận thấy “đối tác gởi email cho bạn là vì anh ta không thể đến gặp hoặc điện thoại cho bạn”. Vì vậy, bạn chính là người phải xác định email đó có thể chờ để được trả lời trong bao lâu  và các email khác cũng vậy.

Ý tưởng trên đây là rất quan trọng khi bạn biết rằng phải mất trung bình 2 phút 30 giây để tập trung tốt sau mỗi lần gián đoạn… Một mẹo nhỏ là bạn có thể ghi bên dưới chữ ký trong email của mình: “Tất cả email được trả lời trong… ngày. Sau thời gián đó mà không nhận được hồi âm thì xem như email không đến hộp thư của tôi”. Tất nhiên hạn chót để trả lời email được xác định tùy thuộc vào nghiệp vụ, lĩnh vực chuyên môn hay chính sách của doanh nghiệp.

Kiềm chế cơn nghiện email

Romain Bisseret cho biết: “Tự động lướt qua các email trong hộp thư không chỉ là vô ích mà thật ra còn kiềm hãm năng suất của doanh nghiệp”. Thật vậy, chúng ta có thói quen lướt qua email mỗi khi ngồi vào máy và cho rằng không thể làm khác đi được. Romain Bisseret viết: “Nhưng đó là điều sai lầm: nói chung, nguyên nhân chính khiến bạn mở và lướt qua các email vào buổi sáng là do tò mò”. Theo tác giả quyển sách, một trong những dấu hiệu nghiện email là lời biện minh sau đây: “Nhưng nếu lỡ có vấn đề khẩn cấp thì sao?” Thật ra, khả năng xảy ra điều này là rất hiếm…

Mặt khác, Romain Bisseret nhắc nhở: “Nếu sợ bỏ lỡ email của sếp, bạn có thể sử dụng một số quy tắc nhất định của phần mềm văn phòng có chức năng thông báo sự xuất hiện email của những người này”.

  • Xem thêm: Đừng để mất kiểm soát vì email

Vận dụng chế độ

Để xử lý dòng email đổ xô vào hộp thư đến, bạn nên cài đặt “chế độ mail”: “Bộ não của chúng ta thích vận dụng “chế độ’ mail”, tác giả giải thích. Ý tưởng chủ yếu là chúng ta tiêu tốn ít năng lượng hơn sử dụng cùng một chế độ cho nhiều dự án khác nhau thay vì thay đổi chế độ vận hành trong khi vẫn ở trên cùng một dự án. Do đó, sẽ thích hợp để quản lý một phần lớn email chỉ bằng một động tác và nhờ đó bạn chỉ mất ít thời gian để quản lý tất cả các email tại một hoặc nhiều thời điểm trong ngày mà bạn đã chọn.

Phát huy thực hành tốt

Nói về quản lý email, Romain Bisseret đề nghị vận dụng phương pháp GTD (Getting Things Done: hoàn thành công việc): “Theo phương pháp này, thực hiện các việc chỉ một lần. Chỉ đọc email một lần và ngay lập tức quyết định phải làm gì với nó. Xác định có gì phải làm với email đó hay không và công việc tiếp theo phải thực hiện là gì”.

Để làm điều này, phải phân loại các email bằng cách xác định những email cần được bạn xử lý và những email không cần xử lý. Và như vậy, mọi thứ đã rõ ràng: nếu một email mà bạn chỉ mất dưới 2 phút để giải quyết, hãy thực hiện ngay lập tức. Nếu phải mất hơn 2 phút để giải quyết, hãy chuyển cho nhân viên thuộc cấp xử lý. Nếu email trên 2 phút này bắt buộc bạn phải trực tiếp xử lý, hãy đưa nó vào danh sách “phải làm” và xử lý nó vào thời điểm phù hợp với bạn.

Nếu email không cần bất kỳ hành động nào của bạn, có 3 lựa chọn: một là vứt bỏ nó đi; hai là xếp loại và lưu trữ nó nếu đó là một thông tin có thể hữu ích cho bạn; ba là thông tin làm bạn quan tâm nhưng bạn chưa có thời gian để xem qua, hãy xếp loại nó vào thư mục “xem vào một ngày khác”.

Có nên lưu trữ email không?

Romain Bisseret trích dẫn lời chứng của một nhà quản lý: “Tôi có cảm tưởng như công việc của mình là phân loại email. Mỗi ngày, tôi dành 2 giờ chỉ để xếp loại và tìm kiếm email, với một tập tin cho mỗi dự án và nhiều tập tin phụ…”. Thật ra, có nhiều người phân loại email của họ. Điều này mất rất nhiều thời gian. Cuối cùng, tác giả khuyên không nên để lãng phí thời gian đó mà thường chỉ là “để đáp ứng nhu cầu bảo mật. Hiện nay, các phần mềm công cụ tìm kiếm đủ tin cậy để truy tìm bất kỳ email nào một cách nhanh hơn nhiều”.

Làm trống hộp thư của bạn trong 3 động tác

Sẽ dễ dàng làm việc hơn với một hộp thư trống. Tác giả nhận thấy 99% email lỗi thời đến nhanh hơn. Vì vậy, hãy quyết định ngày để trực tiếp chuyển tất cả email cũ vào thư mục lưu trữ, thậm chí đưa vào sọt rác nếu bạn thấy có thể. Nhưng đó là thực tế, chúng ta hay đắn đo, và thường cần đến chỗ trống này, có thể lấy tên thư mục “để xử lý”, với hy vọng sẽ quay lại sau, dù điều này hầu như không bao giờ xảy ra…

  • Xem thêm: Nên trả lời email sau bao lâu?

Khi hộp thư đã được làm trống, việc tiếp theo cần làm là phân loại email của tháng vừa rồi. Tác giả khuyên: “Đổi đề mục các email còn lại từ ‘ngày nhận’ thành ‘người gởi’. Bạn sẽ có một danh sách các email mà bạn có thể dễ dàng ước tính mức độ thích đáng hơn so với khi chúng được xếp loại theo thứ tự thời gian nhận được”. Hãy mạnh dạn xóa đi. Sau đó, tất cả những gì còn lại là các email cần phải xử lý, giải quyết, trả lời: hãy xếp các email này theo thứ thự thời gian nhận và xếp loại chúng.

Nguồn KTNN 1046
Từ khoá: emaillời khuyênthời gian trả lời emailthư điện tửXử lý email hiệu quả
Bài trước đó

Làn Sóng Xanh 2019: Hoàng Thùy Linh thắng lịch sử tất cả các hạng mục được đề cử

Bài kế tiếp

CitiGrand: Vườn trên mái thời thượng – Phong cách sống ấn tượng

Bạn có thể quan tâm

Hình minh họa nhà quản lý giữ bình tĩnh dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng.
Quản trị

Bình tĩnh đối mặt khủng hoảng: Cẩm nang dành cho nhà quản lý

Đăng bởi Takeshi Naoe
15/09/2025
5 nguyên tắc “vàng” giúp doanh nghiệp vượt bão kinh tế
Quản trị

5 nguyên tắc “vàng” giúp doanh nghiệp vượt bão kinh tế

Đăng bởi Bình Nguyên
13/09/2025
Container thông minh tại cảng Rotterdam gửi dữ liệu hành trình và nhiệt độ hàng hóa
Quản trị

Tương lai cảng biển: Khi thế giới nghĩ về 2050 và Việt Nam có nhiều cảng mới khánh thành

Đăng bởi NSC TS. Nông Vương Phi
05/09/2025
Khi giao tiếp là một khoản đầu tư
Quản trị

Khi giao tiếp là một khoản đầu tư

Đăng bởi Chang Q.
17/08/2025
Khi bàn phím biết nịnh
Quản trị

Khi bàn phím biết nịnh

Đăng bởi Chang Q.
01/08/2025
ABeam và BearingPoint mở rộng hợp tác tư vấn công nghệ toàn cầu
Quản trị

ABeam và BearingPoint mở rộng hợp tác tư vấn công nghệ toàn cầu

Đăng bởi Nam Hải
15/07/2025
Prudential FSB
Doanh nghiệp

Prudential hợp tác Viện FSB khai giảng chương trình đào tạo “Nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp”

Đăng bởi Thịnh Huỳnh
01/09/2024
Lễ tốt nghiệp 2023 của Học viện Quản lý PACE với chủ đề Quản trị bằng văn hóa - 3
Quản trị

Lễ tốt nghiệp 2023 của Học viện Quản lý PACE với chủ đề Quản trị bằng văn hóa

Đăng bởi Thanh Nhã
19/12/2023
AstraZeneca 4 năm liên tiếp được vinh danh 100 Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam
Quản trị

AstraZeneca 4 năm liên tiếp được vinh danh 100 Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam

Đăng bởi Vinh Nguyen
14/11/2022
Xem thêm
Bài kế tiếp
CitiGrand: Vườn trên mái thời thượng - Phong cách sống ấn tượng - 4

CitiGrand: Vườn trên mái thời thượng - Phong cách sống ấn tượng

MỚICẬP NHẬT

Từ chính sách LEZ đến lời nhắn gửi của VAMA: Niềm tin vào một đô thị xanh
Cà phê kinh tế

Từ chính sách LEZ đến lời nhắn gửi của VAMA: Niềm tin vào một đô thị xanh

Đăng bởi Takeshi Naoe
17/09/2025

Trong những ngày gần đây, khái niệm “vùng phát thải thấp” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền...

Xem thêmDetails
Louis Vuitton du hành cùng nàng thơ mèo của Grace Coddington

Louis Vuitton du hành cùng nàng thơ mèo của Grace Coddington

17/09/2025
Nhân viên lắp đặt trạm sạc V-Green tại cửa hàng Thế Giới Di Động

V-Green “bắt tay” Thế Giới Di Động: tăng tốc lắp đặt hơn 2.000 trạm sạc và tủ đổi pin VinFast

17/09/2025
Biểu đồ doanh số bán hàng xe Hyundai tháng 8/2025 với Tucson dẫn đầu

Hyundai đạt 3.701 xe bán ra trong tháng 8, Tucson tiếp tục dẫn đầu

17/09/2025
Đại diện BYD Auto Vietnam nhận cúp Top 10 Thương hiệu Nổi tiếng và Top 10 Dịch vụ Hoàn hảo 2025 trên sân khấu vinh danh

BYD Auto Vietnam vào Top 10 Thương hiệu Nổi tiếng và Top 10 Dịch vụ Hoàn hảo 2025

17/09/2025

NỔI BẬT

  • Dạ Tiệc Sẻ Chia 9: Lan tỏa yêu thương, ươm mầm ước mơ trẻ em vùng cao

    Dạ Tiệc Sẻ Chia 9: Lan tỏa yêu thương, ươm mầm ước mơ trẻ em vùng cao

    164 chia sẻ
    Chia sẻ 66 Tweet 41
  • Thu rừng – một cấu trúc không gian lạ trong thơ Huy Cận

    729 chia sẻ
    Chia sẻ 292 Tweet 182
  • BYD Auto Vietnam vào Top 10 Thương hiệu Nổi tiếng và Top 10 Dịch vụ Hoàn hảo 2025

    153 chia sẻ
    Chia sẻ 61 Tweet 38
  • 10 câu nói hoàn hảo về loài mèo

    490 chia sẻ
    Chia sẻ 196 Tweet 123
  • Cây bần ở miền Tây Nam bộ

    220 chia sẻ
    Chia sẻ 88 Tweet 55
Facebook Instagram Threads LinkedIn Twitter
DoanhnhanPlus.vn

Mái nhà chung để những người bận rộn
cùng chia sẻ kinh nghiệm sống
và chuyện làm ăn.
Cầu nối cho những ý tưởng
khởi nghiệp sáng tạo.
Không gian chia sẻ, giao lưu văn hoá,
giải trí, mua sắm của doanh nhân.

DMCA.com Protection Status

VỀ CHÚNG TÔI

  • Giới thiệu
  • Liên hệ quảng cáo
  • Quy chế hoạt động
  • Nội quy

Giấy phép số 577/GP-BTTT do Bộ TTTT
cấp ngày 22/11/2017.

Chịu trách nhiệm nội dung:
Lý Mỹ
Công ty Truyền thông Nguyễn Văn Vinh
10/29 Trần Nhật Duật, Q 1, TPHCM
(84) 2838469899

ĐẶT BÁO DÀI HẠN

© 2018 DoanhNhanPlus.VN - Giấy phép số: 577/GP-BTTTT do BTTTT cấp.

Chào mừng trở lại!

Đăng nhập vào tài khoản của bạn

Bạn quên mật khẩu?

Retrieve your password

Vui lòng nhập email hay tên đăng nhập để reset mật khẩu

Đăng nhập
Thanks for Sharing

Many thanks and highly appreciate your prompt action and the article.

  • Đăng nhập
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình

© 2018 DoanhNhanPlus.VN - Giấy phép số: 577/GP-BTTTT do BTTTT cấp.