Chúng ta đang sống trong một thời đại kết nối liên tục. Kết quả là, việc gửi thông tin bằng văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nó cũng dễ dàng hơn bao giờ hết để trả lời tin nhắn.
Điều này đặt ra câu hỏi: Chính xác thì nên trả lời email sau bao lâu?
Đó là chủ đề Richard Moran đã đề cập trong một bài đăng gần đây trên LinkedIn. Moran là một nhà đầu tư mạo hiểm và tác giả sách kinh doanh bán chạy nhất, gần đây nhất là Giám đốc điều hành của Công ty tư vấn quản lý Frost và Sullivan.
Theo Moran, có những hướng dẫn chung mà bạn sẽ không thấy được ghi trong sổ tay nhân viên, nhưng áp dụng ở nơi làm việc hiện đại:
“Một email cần phải được trả lời trong cùng ngày là thích hợp”.
“Một tin nhắn nên được trả lời trong vòng một giờ”.
Phá vỡ các quy tắc này, Moran nói, và bạn có nguy cơ nhận được “nhãn hiệu” tồi tệ nhất khi đi làm: Không cẩu thả thì cũng lười biếng hay không biết gì.
Bạn có nguy cơ bị gọi: Không phản hồi.
- Xem thêm: Đừng để mất kiểm soát vì email
“Một đồng nghiệp không phản hồi ngầm cho người khác biết rằng tôi quá bận để trả lời hoặc bạn không đủ quan trọng để tôi trả lời”, Moran nói. “Dù cách nào, đó cũng khiến đồng nghiệp không thiện cảm với bạn”.
Moran cho rằng với tốc độ làm việc quá nhanh như hiện nay, một quy tắc tốt để tuân theo là “phản ứng càng nhanh thì càng tốt”.
Có rất nhiều điều để phân tích với ý kiến này. Hãy khám phá những cái tốt, cái xấu và cái tồi tệ.
Điều tốt
Có một nghiên cứu hỗ trợ khẳng định của Moran. Công ty nghiên cứu Gallup nhận thấy rằng mức độ gắn kết là cao nhất ở số các nhân viên có giao tiếp hằng ngày với người quản lý của họ.
“Và khi nhân viên có gắn kết liên lạc với người quản lý của họ”, Gallup nói, “những người tham gia khảo sát cho biết người quản lý của họ trả lời các cuộc gọi hoặc tin nhắn trong vòng 24 giờ”.
Phản hồi nhanh chóng với các giao tiếp bằng văn bản giúp xây dựng niềm tin trong các mối quan hệ của bạn. Đó là một cách để rèn luyện trí tuệ cảm xúc trong thế giới thực.
Giao tiếp nhất quán cho phép bạn nắm rõ tình hình của người khác. Bạn dễ dàng nhận ra những thăng trầm mà họ gặp phải, và cách họ đối phó với chúng. Hơn nữa, bạn gửi thông điệp rằng những gì quan trọng đối với họ là quan trọng đối với bạn.
Nhưng, đó là một vấn đề lớn và vấn đề lớn sẽ xuất hiện khi bạn cố gắng trả lời mọi tin nhắn nhanh nhất có thể.
Cái xấu (và cái tồi tệ)
Nói chung tôi ủng hộ việc phản hồi với giao tiếp bằng văn bản, trí tuệ cảm xúc còn hơn cả việc xây dựng các mối quan hệ, nhưng nó cũng liên quan đến việc học cách quản lý cảm xúc của chính bạn.
Điều đó bao gồm thiết lập các ưu tiên của riêng bạn, thay vì để người khác ra lệnh cho bạn.
Allyson Tessmann, Kỹ sư bán hàng ở Boston, viết trên Linkedin: “Chúng tôi, hoàn toàn, ít làm việc hơn, thêm căng thẳng và tạo tiền lệ xấu xung quanh” sự hiện diện “(cả ở nơi làm việc và ở nhà) vì cách phản ứng nhanh”.
“Đặt ra một số ranh giới khi bạn đi làm, khi bạn nhận được R & R và khi bạn sẵn sàng trả lời email không đồng nghĩa với việc không phản hồi”, Tessmann tiếp tục. “Đó là về tối đa hóa năng suất của bạn … Toàn bộ vấn đề của email là tôi có thể liên hệ trực tiếp với bạn, ngay cả khi tôi không thể trực tiếp nhận được thông tin của bạn/ qua điện thoại vào lúc này…Điều đó hoàn toàn tự nhiên, tôi có thể quay lại với bạn khi thuận tiện”.
Tôi nhận thấy ngày càng nhiều nhà lãnh đạo và các nhóm rất quan tâm đến việc phản ứng nhanh, họ thường đưa ra những câu trả lời thiếu suy nghĩ (hoặc sai) … điều này có thể dẫn đến mất nhiều giờ làm việc – và thảm họa hoàn toàn tồi tệ nhất .
Ngoài ra, các cá nhân siêu nhạy cảm có xu hướng sống trong trạng thái mất tập trung liên tục. Họ kiểm tra email liên tục, ngay cả khi đang làm các việc đòi hỏi sự chú ý cẩn thận, không phân tâm … hoặc trong các cuộc họp (hoặc bữa trưa) với đồng nghiệp. Điều đó, tất nhiên, với những đồng nghiệp đó bạn dường như… không phản hồi.
Câu trả lời cuối cùng
Đối với kinh nghiệm của Moran, ông đã nói rằng “thời gian phản hồi chính xác và chấp nhận được ngày hôm nay là một mục tiêu di động với rất nhiều biến số để đưa ra câu trả lời đúng”
Và điều đó hoàn toàn chính xác. Bởi vì câu trả lời chính xác cho: “Bạn sẽ mất bao lâu để trả lời văn bản giao tiếp nơi làm việc?” Là…
Nó hoàn toàn phụ thuộc.
Nó phụ thuộc vào bạn.
Nó phụ thuộc vào đồng nghiệp của bạn.
Nó phụ thuộc vào khách hàng và khách hàng của bạn.
Và, nó phụ thuộc vào ưu tiên của bạn.
Để trả lời chính xác câu hỏi “Mất bao lâu”, bạn cần tìm ra (hoặc thiết lập) các tiêu chuẩn và kỳ vọng phù hợp với mọi người. Nếu mất thêm một hoặc hai ngày để trả lời email sẽ dẫn đến phản hồi tối ưu, hầu hết mọi người sẽ sẵn sàng chờ đợi.
Tất nhiên, bạn sẽ không sai nếu theo lời khuyên cuối cùng của Moran.
Nếu quá bận rộn cho một phản hồi thích hợp, một tin nhắn nhanh, gồm tám từ có thể sẽ tạo ra mánh khóe:”Tôi hiểu rồi. Hãy theo dõi cập nhật”.
