Báo doanh nhân - DoanhnhanPlus.vn
05/10/2025
  • Đăng nhập
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
        • Golf
        • Quần vợt
        • Bóng đá
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình
CHIA SẺ
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
        • Golf
        • Quần vợt
        • Bóng đá
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình
CHIA SẺ
DoanhnhanPlus.vn
Trang chủ Kinh doanh Hành Trình Thành Công Quản trị

Đừng để mất kiểm soát vì email

Đông Dương Đăng bởi Đông Dương
12/12/2017
Trong Quản trị
Đừng để mất kiểm soát vì email
Share on Facebook

Theo một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2011, thư điện tử (email) được xem là một trong những tác nhân chính khiến nhân viên có cảm giác quá tải và stress. Năm 2012, McKinsey cũng đưa ra một báo cáo cho biết nhân viên công sở thường dành khoảng 28% thời gian để đọc, trả lời và soạn thảo email.

Trung bình, một nhân viên kiểm tra email 70 lần/ngày, lúc “cao điểm” lên đến 350 lần. Theo Paul Argenti, Giáo sư bộ môn Truyền thông doanh nghiệp của Trường Kinh doanh Tuck thuộc Đại học Dartmouth, đây là một tình trạng đáng báo động mà các công ty cần quan tâm. Argenti đưa ra những lời khuyên sau, giúp nhân viên công sở quản lý email tốt hơn.

Xác định các công việc ưu tiên

Bạn liệt kê tất cả việc cần làm trong ngày, từ trả lời điện thoại, email, cho đến giải quyết các dự án lớn. Sau đó, phân tích mục lớn thành những mục nhỏ hơn. Theo ma trận quản lý thời gian của Covey, các công việc được phân thành bốn nhóm: (1) Những công việc khẩn cấp và quan trọng (xử lý sự cố, hoàn thành công việc đến hạn); (2) Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (xây dựng quan hệ, lên kế hoạch, chuẩn bị cho các dự án); (3) Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (đa số email, các cuộc họp rơi vào nhóm này); (4) Những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng.

  • Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…

Theo Argenti, chúng ta thường dành phần lớn thời gian để giải quyết các công việc thuộc nhóm 1 và nhóm 3 (gọi là “vùng email”). Nên tránh xa các công việc nhóm 4 càng nhiều càng tốt và cần quan tâm đúng mức đến các công việc ở nhóm 2.

Rà soát lại các công việc cần ưu tiên

Việc này giúp bạn lập ra một danh sách những công việc có ý nghĩa cần thực hiện và trả lời cho câu hỏi “Bây giờ tôi nên sử dụng thời gian như thế nào cho tốt nhất?”. Argenti khuyên nếu nhân viên và sếp có bất đồng về các công việc cần ưu tiên thì cần giải tỏa ngay chứ không nên chờ đến kỳ đánh giá hiệu quả làm việc cuối năm. Hằng tuần, nhân viên có thể gửi email cho sếp, liệt kê những đầu việc mà mình đang thực hiện và phân bổ thời gian cho những việc này ra sao, sau đó hai bên sẽ thảo luận và điều chỉnh nếu cần thiết.

Lựa chọn “chiến lược truyền thông” để thực hiện các ưu tiên

Khi đã có các ưu tiên công việc và mục tiêu rõ ràng, bạn có thể rà soát lại hộp thư điện tử của mình. Trước khi làm việc này, bạn cần nhớ rằng trong giao tiếp bằng email, người gửi thường có “ưu thế” vì một email được gửi đi sẽ tạo ra một loạt hành động cho người nhận.

Argenti đưa ra tình huống: Tôi muốn liên lạc với đứa con gái tầm 30 tuổi chỉ để hỏi một câu. Vậy tôi có nên gửi email cho con tôi với một danh sách các điểm gạch đầu dòng và các câu hỏi được đánh số hay không? Tôi sẽ không làm vậy nếu muốn nhận được câu trả lời dưới bất cứ hình thức nào, miễn là nhanh nhất. Tốt nhất tôi nên gửi tin nhắn nhanh (như tin nhắn qua ứng dụng Snap Chat!) và sau đó là gọi điện nếu không nhận được phản hồi.

Khi gửi đi một email liên quan đến công việc, bạn cũng nên theo quy trình phân tích như vậy và rút ra “chiến lược truyền thông” thích hợp: Ai là đối tượng nhận thông tin, tôi cần truyền tải thông điệp gì? Tôi mong đợi nhận được phản hồi như thế nào? Kênh truyền thông nào là tốt nhất để tiếp cận đối tượng?

  • Xem thêm: Sự quá tải vô hình đến từ thông tin dạng số

Nếu sử dụng kênh truyền thông không phù hợp thì dù có gửi đi một thông điệp thích hợp cũng chưa chắc có câu trả lời như mong đợi. Argenti phân tích các yếu tố cần xem xét để chọn lựa chiến lược truyền thông thích hợp và những tác động của việc thay đổi các thói quen sử dụng email đối với vấn đề cải thiện việc quản lý thời gian như dưới đây:

  • Đối tượng. Trước tiên, cần phải suy nghĩ ai là người sẽ giao tiếp với bạn. Bạn có đang truyền tải thông tin đến đúng đối tượng cần nhận thông tin hay đối tượng có thể đưa ra đúng câu trả lời mà bạn mong đợi? Càng gửi ít thì bạn càng nhận ít. Vậy nên, cần suy nghĩ kỹ trước khi gửi hoặc đồng gửi (cc) cho một người nào đó. Nếu có thể, nên đặt ra những nguyên tắc về cách gửi và đồng gửi email cho toàn bộ tổ chức, trong đó quy định rõ người được “cc” phải là người không nên tham gia vào các chuỗi thư thảo luận qua lại bằng email sau đó và thông điệp gửi cho họ chỉ nhằm cung cấp thông tin tham khảo.
  • Thông điệp. Hãy viết email theo cách mà bạn cũng muốn đọc. Sẽ chẳng ai muốn phản hồi cho một bức thư dày đặc chữ. Nên đi thẳng vào thông điệp cần truyền tải và nhất quán với câu chủ đề (subject line), đưa những câu hỏi hay thông điệp quan trọng lên trên đầu thư.
  • Kênh truyền thông. Hãy tự hỏi luôn một câu hỏi quan trọng khác: Có nên dùng email không hay nên chuyển qua sử dụng hình thức truyền thông khác? Khi bấm nút gửi email đi thì thường là bạn đã làm cho “danh sách những việc phải làm” của mình giảm xuống, nhưng sẽ ngược lại với người nhận (vì công việc nhóm 1 và nhóm 3 của họ tăng lên), sẽ góp phần làm cho người nhận cảm thấy bị mất kiểm soát và “stress”.
  • Vì vậy, bạn nên sử dụng các hình thức khác như gửi tin nhắn, gọi điện thoại, gặp mặt để trao đổi trực tiếp nếu các kênh truyền thông này đem lại nhiều hiệu quả hơn cho cả hai bên về mặt quản lý thời gian.
  • Phản hồi. Nên rõ ràng, chính xác về phản hồi mà mình mong muốn nhận được khi gửi email đi. Đối với các sếp, cần tìm hiểu rõ mối quan tâm và việc cần ưu tiên của nhân viên, từ đó có cách gửi thư phù hợp. Chẳng hạn, nếu sếp gửi email cho nhân viên vào sáng thứ Bảy thì sẽ khiến họ cảm giác rằng đang có một việc rất cấp bách cần xử lý và sự lo lắng không cần thiết ấy có thể làm cho họ mất đi những ngày nghỉ bình yên cuối tuần.
Nguồn HBR
Từ khoá: áp lực công việcemailstressthư điện tử
Bài trước đó

HVN tổ chức lễ trao giải thưởng Honda Y-E-S lần thứ 12 dành cho kỹ sư và nhà khoa học trẻ

Bài kế tiếp

JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay đoạt danh hiệu “Khu nghỉ dưỡng mới đẳng cấp nhất thế giới”

Bạn có thể quan tâm

Biểu đồ minh họa xu hướng tinh gọn tổ chức của doanh nghiệp Việt nhằm tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận
Quản trị

Tinh gọn tổ chức: Làn sóng tất yếu và những bài toán cho doanh nghiệp Việt

Đăng bởi NSC TS. Nông Vương Phi
23/09/2025
Hình minh họa nhà quản lý giữ bình tĩnh dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng.
Quản trị

Bình tĩnh đối mặt khủng hoảng: Cẩm nang dành cho nhà quản lý

Đăng bởi Takeshi Naoe
15/09/2025
5 nguyên tắc “vàng” giúp doanh nghiệp vượt bão kinh tế
Quản trị

5 nguyên tắc “vàng” giúp doanh nghiệp vượt bão kinh tế

Đăng bởi Bình Nguyên
13/09/2025
Container thông minh tại cảng Rotterdam gửi dữ liệu hành trình và nhiệt độ hàng hóa
Quản trị

Tương lai cảng biển: Khi thế giới nghĩ về 2050 và Việt Nam có nhiều cảng mới khánh thành

Đăng bởi NSC TS. Nông Vương Phi
05/09/2025
Khi giao tiếp là một khoản đầu tư
Quản trị

Khi giao tiếp là một khoản đầu tư

Đăng bởi Chang Q.
17/08/2025
Khi bàn phím biết nịnh
Quản trị

Khi bàn phím biết nịnh

Đăng bởi Chang Q.
01/08/2025
ABeam và BearingPoint mở rộng hợp tác tư vấn công nghệ toàn cầu
Quản trị

ABeam và BearingPoint mở rộng hợp tác tư vấn công nghệ toàn cầu

Đăng bởi Nam Hải
15/07/2025
Prudential FSB
Doanh nghiệp

Prudential hợp tác Viện FSB khai giảng chương trình đào tạo “Nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp”

Đăng bởi Thịnh Huỳnh
01/09/2024
Lễ tốt nghiệp 2023 của Học viện Quản lý PACE với chủ đề Quản trị bằng văn hóa - 3
Quản trị

Lễ tốt nghiệp 2023 của Học viện Quản lý PACE với chủ đề Quản trị bằng văn hóa

Đăng bởi Thanh Nhã
19/12/2023
Xem thêm
Bài kế tiếp
JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay đoạt danh hiệu “Khu nghỉ dưỡng mới đẳng cấp nhất thế giới”

JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay đoạt danh hiệu “Khu nghỉ dưỡng mới đẳng cấp nhất thế giới”

MỚICẬP NHẬT

Bé cầm lồng đèn đọc sách khoa học dưới ánh trăng rằm
Đọc & sống

Rước đèn, rước cả tri thức: Bộ sách khoa học cho mùa Trung Thu

Đăng bởi Minh Anh
04/10/2025

Đêm rằm tháng Tám, trăng tròn sáng vằng vặc, tiếng trống lân hòa cùng ánh đèn lồng tạo nên một...

Xem thêmDetails
Học sinh lớp Một tại Hà Nội nhận mũ bảo hiểm đạt chuẩn từ đại diện Honda và cơ quan quản lý -1

Trao mũ bảo hiểm cho học sinh lớp Một: Từ một hành động tới văn hóa an toàn

04/10/2025
Mercedes-Benz GLS “Edition 30”: đỉnh cao SUV cho hành trình ba thập kỷ

Mercedes-Benz GLS “Edition 30”: đỉnh cao SUV cho hành trình ba thập kỷ

04/10/2025
JW Marriott Cam Ranh Bay: Khai mở nghi thức nghỉ dưỡng bên Bãi Dài

JW Marriott Cam Ranh Bay: Khai mở nghi thức nghỉ dưỡng bên Bãi Dài

04/10/2025
Lee Kwang Soo - Hoàng Hà tay trong tay: Khoảnh khắc 'rung tim' ở thảm đỏ Tay Anh Giữ Một Vì Sao - 2

Lee Kwang Soo – Hoàng Hà tay trong tay: Khoảnh khắc ‘rung tim’ ở thảm đỏ Tay Anh Giữ Một Vì Sao

04/10/2025

NỔI BẬT

  • Cả HAGL và SLNA cùng 'níu nhau' ở nhóm cuối - 1

    Cả HAGL và SLNA cùng ‘níu nhau’ ở nhóm cuối

    154 chia sẻ
    Chia sẻ 62 Tweet 39
  • CAO LAN Hamlet – Bản hoà ca văn hoá và kiến trúc âm vang trên “xóm” cao nguyên

    427 chia sẻ
    Chia sẻ 171 Tweet 107
  • Unilever Việt Nam hỗ trợ 1 triệu phụ nữ Việt tự tin làm kinh tế đến năm 2025

    154 chia sẻ
    Chia sẻ 62 Tweet 39
  • 12 kiểu ôm khác nhau và ý nghĩa

    1866 chia sẻ
    Chia sẻ 746 Tweet 467
  • Môn thần trong văn hóa Trung Hoa

    308 chia sẻ
    Chia sẻ 123 Tweet 77
Facebook Instagram Threads LinkedIn Twitter
DoanhnhanPlus.vn

Mái nhà chung để những người bận rộn
cùng chia sẻ kinh nghiệm sống
và chuyện làm ăn.
Cầu nối cho những ý tưởng
khởi nghiệp sáng tạo.
Không gian chia sẻ, giao lưu văn hoá,
giải trí, mua sắm của doanh nhân.

DMCA.com Protection Status

VỀ CHÚNG TÔI

  • Giới thiệu
  • Liên hệ quảng cáo
  • Quy chế hoạt động
  • Nội quy

Giấy phép số 577/GP-BTTT do Bộ TTTT
cấp ngày 22/11/2017.

Chịu trách nhiệm nội dung:
Lý Mỹ
Công ty Truyền thông Nguyễn Văn Vinh
10/29 Trần Nhật Duật, Q 1, TPHCM
(84) 2838469899

ĐẶT BÁO DÀI HẠN

© 2018 DoanhNhanPlus.VN - Giấy phép số: 577/GP-BTTTT do BTTTT cấp.

Chào mừng trở lại!

Đăng nhập vào tài khoản của bạn

Bạn quên mật khẩu?

Retrieve your password

Vui lòng nhập email hay tên đăng nhập để reset mật khẩu

Đăng nhập
Thanks for Sharing

Many thanks and highly appreciate your prompt action and the article.

  • Đăng nhập
  • Trang chủ
  • Kinh doanh
    • Doanh nghiệp
    • Chuyện làm ăn
    • Hàng không
    • Tài chính
    • Thị trường
    • Bất động sản
    • Hành Trình Thành Công
      • Khởi nghiệp
      • Quản trị
      • Marketing
      • Nhân lực
    • Sang ngày mới
    • DoanhNhan-Hub
  • Doanh nhân
    • Góc nhìn
    • Cà phê kinh tế
    • Chia sẻ
    • DN+trò chuyện
    • Nhân vật
    • Người dẫn đầu
  • Chốn Về
    • Giáo dục
    • Sống An Nhiên
      • Chuyện nhà tôi
      • Sống
      • Mối quan hệ
    • Sống khoẻ
      • Năng Lượng Mới
      • Dinh dưỡng
      • Y tế
      • Thư gởi người bận rộn
      • Sống Thể thao
    • Du lịch
      • Điểm đến
      • Điểm Đến Tạo Giá Trị
    • Ẩm thực
      • Món ngon
      • Hương vị quê nhà
      • Thức uống
    • Không gian sống
  • Văn hoá
    • Giải trí
      • Âm nhạc
      • Phim
      • Sân khấu
      • Sao & Showbiz
      • Truyền hình
    • Nghệ thuật
      • Hội họa
      • Nhiếp ảnh
    • Đọc & sống
    • Tản mạn
      • Truyện ngắn
      • Sống chậm & Nghĩ sâu
      • Trà dư tửu hậu
      • Thư giãn
    • Kiến thức
  • Lịch lãm
    • Thời trang
      • Bộ ảnh thời trang
      • Trang sức
      • Phụ kiện
      • Style guide
      • Sành điệu
    • Làm đẹp
    • Góc đàn ông
    • Thời gian
  • Chuyển Động
    • Xe hơi
    • Góc Biker
    • Du thuyền
    • Chạm Vô-lăng
  • Công nghệ
    • Điện thoại
    • Máy tính
    • Máy tính bảng
    • Nghe nhìn
    • Máy ảnh
    • Nhịp số hoá
    • Thiết bị gia đình

© 2018 DoanhNhanPlus.VN - Giấy phép số: 577/GP-BTTTT do BTTTT cấp.