Nếu đang giữ một vị trí quản lý, nhưng vì một lý do chính đáng mà bạn phải rời khỏi công ty và đến nơi làm việc mới, bạn cần làm gì để giai đoạn chuẩn bị ra đi vẫn hữu ích cho nơi làm việc cũ? Về vấn đề nhạy cảm này, có một bài báo mang tên Tidy Your Lawn Before Moving to Greener Pastures (tạm dịch: Sắp xếp sân bãi của bạn trước khi chuyển đến những đồng cỏ xanh hơn) của tác giả Kathryn Tyler, được đăng trên tạp chí SHRM.
Câu chuyện bắt đầu với một người phụ trách nhân sự đã làm việc sáu năm ở một công ty lớn về vận tải, nay phải rời nơi đó để được sống gần gia đình. Phát biểu của cô ấy khi xin thôi việc là: “Tôi yêu thích công việc này, nhưng bây giờ nó không đáp ứng được những ưu tiên của tôi”.
Sau đó, cô dành một tháng trước khi ra đi để làm những công việc nhằm tạo thuận lợi cho người sẽ thay thế mình, chẳng hạn sắp xếp lại các dự án đang dở dang, tổ chức lại hồ sơ, trao đổi kinh nghiệm với người tạm thay thế mình, làm dịu đi sự ngạc nhiên của đồng nghiệp khi biết tin, cam đoan với lãnh đạo sẽ giữ kín những điều bí mật của công ty…
Trong buổi chia tay đầy thân tình với các đồng nghiệp, ngoài những phần đãi ngộ cuối cùng từ công ty, cô còn nhận được món quà có giá trị lớn bất ngờ. Lý do? Lãnh đạo ghi nhận và cảm ơn sự làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp của nhà quản trị bậc trung ấy trong những ngày cuối cùng tại công ty.
Đó là câu chuyện điển hình về trường hợp nhân viên có trách nhiệm cao, trước khi rời khỏi công ty không hề gây khó khăn cho guồng máy chung, mà còn giúp người kế nhiệm cũng làm tốt được công việc như mình. Trong thực tế, có nhiều nhà quản trị đã ứng xử như thế, tức là dù phải “cất bước ra đi” nhưng vẫn tích cực đến ngày cuối cùng.
Bài báo trên còn nhấn mạnh đến ba điều là:
- Làm dịu phản ứng của nhân viên.
- Bàn giao phần việc chu đáo.
- Giữ gìn sự nhất quán.
Nhà quản trị cần lường trước phản ứng của nhân viên mình khi họ biết tin sếp ra đi. Sếp càng được lòng nhân viên thì phản ứng càng dữ dội. Trong đội ngũ nhân viên dưới quyền, có thể nhiều người tỏ ra thất vọng, có người thậm chí khóc lóc. Một trong những lo lắng rõ nhất của họ là ai sẽ là sếp mới và liệu người ấy có đáng kính trọng như sếp cũ không.
Câu nói rất tuyệt của nhà quản trị sắp ra đi là: “Thôi, các bạn đừng buồn. Các bạn sẽ có sếp mới tốt như tôi hoặc hơn tôi. Chúng ta còn giữ liên lạc chặt chẽ với nhau cơ mà!”. Còn việc làm cũng tuyệt vời là giữ đúng lời hứa, cố gắng duy trì các mối quan hệ với đồng nghiệp cũ. Trái đất tròn, mọi người rồi cũng sẽ có ngày gặp lại nhau và sẽ còn cần đến nhau.
Việc bàn giao phải được thực hiện với chất lượng cao và chuyên nghiệp. Cần sắp đặt và hệ thống lại tên các tài liệu, hồ sơ, sổ sách, đồng thời soạn các hướng dẫn sử dụng và quy trình sử dụng tương ứng. Cần lưu ý là tên hồ sơ có thể thuận tiện cho mình, nhưng lại gây khó hiểu cho người thay thế. Do đó, việc chuyển giao hồ sơ phải thực hiện có quy củ, khoa học và nên hỏi kỹ người tiếp nhận có gì chưa rõ để giải thích cặn kẽ.
Người kế nhiệm có thể không được làm việc chung với người sắp ra đi dù chỉ một ngày, nhưng khi được bàn giao công việc mà mọi thứ đều rõ ràng, ngăn nắp, dễ tiếp thu thì tất nhiên sẽ rất biết cảm ơn và khâm phục người chuyển giao công việc cho mình.
Sau khi được bàn giao công việc trôi chảy, người mới nhận việc sẽ cố gắng để đảm nhận tốt mảng công việc được giao, không để xảy ra trục trặc chỉ vì do sự thay đổi người phụ trách. Đó là ánh hào quang còn lại, thể hiện nhân cách toàn vẹn của người phải “cất bước ra đi”…
