Báo cáo kết quả khảo sát gần đây trên http://www.l-a.com.vn cho thấy vai trò rõ nét của các nhà quản trị cấp trung trong việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp. Có một trường hợp cũng khá thú vị là khi lãnh đạo doanh nghiệp thuộc loại người nghĩ và hành động nhanh thì nhà quản trị cấp trung phải có những cách làm việc khác với thông thường.
Một chuyên gia tư vấn về làm việc nhóm, từng đầu tư hơn mười năm cho việc nghiên cứu về những nhà lãnh đạo làm việc nhanh là Ellen Nichols đã đăng trên tạp chí SHRM một bài viết đề cập đến trường hợp nói trên và nêu ra hướng làm việc thích nghi dành cho các nhà quản trị cấp trung. Xin mời độc giả tham khảo.
Ngày nay, lãnh đạo doanh nghiệp phải tiếp nhận thông tin liên tục và họ cũng cần ra quyết định nhiều hơn, nhanh hơn trước đây. Khi phải nghe thêm thông tin, họ không muốn dừng dòng suy nghĩ của mình và cũng chẳng muốn tốn thời gian để giải thích cho người khác hiểu rõ quyết định của mình.
Họ không hề mất đi sự cần mẫn hay độ minh mẫn, đơn giản chỉ vì họ buộc phải tập trung vào thông tin đang ập đến và những yêu cầu phải giải quyết ngay. Có vẻ như họ bị tách rời khỏi xung quanh và tỏ ra thiên về hành động chiến thuật, nhưng những gì diễn ra trong thực tế đòi hỏi họ phải ra quyết định nhanh và dành quan tâm nhiều cho kết quả trước mắt hơn là lâu dài.
Không phải là họ thiếu sáng suốt, mà là do bộ não của họ không thể tập trung suy nghĩ theo cách thông thường trước đây vì luôn đồng thời xuất hiện quá nhiều yêu cầu, đòi hỏi. Để thích nghi với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nghĩ nhanh và hành động nhanh, các nhà quản trị cấp trung nên điều chỉnh cách tiếp cận, trao đổi thông tin với cấp trên theo sáu cách dưới đây.
Chọn thời điểm thích hợp để nêu vấn đề
Nên trao đổi công việc với lãnh đạo trong khuôn khổ buổi họp hơn là trao đổi tại phòng làm việc. Khi cấp dưới nêu vấn đề ngay trong cuộc họp, lãnh đạo thường phải tập trung lắng nghe.
Luôn hướng tới kết quả cụ thể
Các nhà lãnh đạo làm việc nhanh luôn hướng tới kết quả. Nhà quản trị cấp trung khi trình bày các mục tiêu của mình phải cố gắng diễn đạt bằng cả từ ngữ và cử chỉ để thể hiện hành động quyết tâm đạt cho được kết quả nhằm thu hút sự chú ý của cấp trên. Ví dụ, người trưởng phòng có thể đi vào vấn đề bằng câu nói: “Tôi muốn sếp cho khởi động dự án thử nghiệm. Dựa vào ba kết quả đã thu được, chúng ta nên đi tiếp ngay”.
Chuẩn bị dàn ý rõ ràng
Trong dàn ý, cần lường trước thời gian trao đổi theo kịp với nhịp suy nghĩ và tiếp nhận thông tin của người lãnh đạo. Dàn ý chính là công cụ chính để không bị lạc ý khi trao đổi nhanh và kiểm soát được những thông tin đã được tóm lược.
Trình bày vấn đề ngắn gọn, khúc chiết, không mô tả dài dòng
Khi mà ai cũng thiếu thời gian thì cách trình bày ngắn gọn, khúc chiết, quyết liệt sẽ gây chú ý cho lãnh đạo. Sau khi nêu ra ý tưởng, việc đi sâu vào các vấn đề cụ thể, chi tiết cũng cần ngắn gọn, chặt chẽ. Chỉ cần chọn ra vài ba chi tiết quan trọng để trình bày rõ ràng, gây được sự chú ý của người lãnh đạo. Những vấn đề còn lại sẽ được đề cập đến khi lãnh đạo hỏi thêm.
Nêu các câu hỏi xoáy vào sự quan tâm của lãnh đạo
Nên cố gắng duy trì đối thoại với lãnh đạo bằng cách thỉnh thoảng nêu ra câu hỏi để thăm dò phản ứng của người ấy. Ví dụ sau khi trình bày một vấn đề, trưởng phòng nên hướng về lãnh đạo với câu hỏi “Anh nghĩ sao về việc này?” hoặc “Anh thấy kế hoạch này ra sao?”.
Khi nhận ra và thích nghi được với nhịp độ suy nghĩ nhanh, hành động nhanh của lãnh đạo thì các cơ hội thành công mới lại mở ra cho các nhà quản trị cấp trung. Dần dà, một phong cách làm việc mới được hình thành, thích hợp cho giai đoạn phát triển mới của doanh nghiệp.
