Nhiều người chỉ có phản ứng thụ động với các dòng thông tin dạng số ập đến với cuộc sống của họ, thậm chí không nhận thức được nó là một vấn đề cần được giải quyết sớm. Lâu nay, không ai dạy cho họ cách ứng xử với tình trạng đó nên họ để mặc cho hộp thư đầy ngập ngụa email mỗi ngày.
Đến khi thông tin dạng số tích lũy khá nhiều, người sử dụng bắt đầu cảm thấy mình bị mất kiểm soát, cảm thấy không bao giờ giải quyết xong được các công việc. Nhiều thông tin dạng số đến thì cần nhiều thời gian và sự chú ý hơn để xem và giải quyết, mà thời gian lại là tài nguyên quá khan hiếm, mỗi ngày ai cũng chỉ được cấp 84.600 giây. Không thể vay trước được thời gian nên sự quá tải trong công việc diễn ra. Ai cũng cảm thấy thời gian dành cho gia đình hụt đi. Những nhân viên có hai, ba thiết bị số thì cảnh này còn… thảm hơn!
- Xem thêm: Kiêng cữ thông tin
Khi thông tin dạng số đến, dù sử dụng hay bỏ qua nó, người nhận đều cảm thấy mệt mỏi. Cái khó là không thể loại bỏ chúng một cách nhẹ nhàng như quét rác, vì lẫn lộn trong đó lại là những thông tin có thể hết sức cần thiết cho công việc. Chỉ cần có một thông tin đúng lúc, công việc có thể đi đến thành công nhanh hơn nhiều.
Trước thời thông tin dạng số thì thông tin được nạp, giữ và chuyển ở dạng giấy và được lưu giữ nhiều năm đến khi giấy ố vàng, không đọc được nữa mới bị loại bỏ. Không gian dành để lưu trữ giấy tờ ngày một lớn, việc tra cứu cũng khó khăn hơn. Muốn có giấy thì phải khai thác gỗ, hậu quả là mất rừng, môi trường sống bị đe dọa.
Nhưng so với sự quá tải thông tin dạng số ngày nay thì quá tải thông tin trên giấy khá nhỏ bé. Nhịp độ chuyển động của thông tin trên giấy vốn chậm rãi từ bao đời nay không thể so sánh với tốc độ chóng mặt của thông tin dạng số. Ngày nay, tốc độ làm việc của con người cao hơn trước đây khá nhiều, cả thế giới sôi sục với nhịp độ chuyển tải thông tin dạng số.
Thông tin dạng số giúp người ta không cần nhiều giấy trong lưu trữ thông tin, đồng thời làm giảm hẳn đi những trở ngại về không gian và thời gian truyền thông tin, nhưng lại tàn nhẫn hút mất nhiều thời gian của người tiếp nhận thông tin.
Những ai làm việc lâu ngày với thông tin dạng số đã nhận ra một nghịch lý: Thông tin dạng số không trọng lượng, nhưng có sức trì kéo con người xuống rất mãnh liệt. Thông tin dạng số gần như không mất không gian lưu trữ, nhưng ngày một chồng chất và càng ngày càng khó kiểm soát. Đã có tình trạng nhiều người lưỡng lự giữa việc bỏ hay đọc email. Bỏ thì sợ sót việc và sót thông tin quan trọng, mà đọc cho hết thì ngày nào cũng bị quá tải.
Sự quá tải công việc do thông tin dạng số mang một hình thức rất khó mô tả, nhất là khó diễn giải với cấp trên. Chỉ với câu chuyện dòng chảy liên tục của các email thôi, chưa kể các dòng thông tin loại khác, cũng đã phải đặt ra một vấn đề là cần ngay những kỹ năng làm việc mới, mọi nhân viên đều cần, để thoát ra khỏi sự quá tải vô hình này.
- Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…
Nhà quản trị có thể khởi đầu việc hóa giải sự quá tải bằng cách nhận diện các kỹ năng mới cần có để các nhân viên của mình sớm thuần thục với việc xử lý sơ bộ thông tin dạng số, quay lại nắm quyền kiểm soát các thông tin dạng số và nâng cao năng suất làm việc. Những kỹ năng mới này không thuộc phạm vi kỹ năng sử dụng máy tính và các thiết bị số, mà chỉ nhằm chống quá tải công việc do nguyên nhân xuất phát từ thông tin dạng số.
Do tính uyển chuyển, dễ dàng kết nối giữa người gửi và người nhận thông tin nên chính các thiết bị di động đã làm cho nhiều người trẻ ngày nay thường xuyên bị đối diện với tình trạng quá tải. Quái ác là sự quá tải ấy ngày càng vô hình hơn và đôi khi chìm ngập trong thông tin dạng số, người bị quá tải không nhận ra tình trạng nguy hại của mình, mà vẫn hồn nhiên thú vị với những thông tin mới mẻ đang tràn đến!
