An, giám đốc bán hàng, tay phải đang rê con chuột, mắt dán vào màn hình đọc thư điện tử. Cùng lúc đó, chiếc điện thoại di động được kẹp giữa vai và tai, An đang thảo luận với đối tác về chương trình hợp tác trong tương lai. Thỉnh thoảng, anh chồm người về phía ly cà phê, đưa miệng hớp lấy một ngụm cà phê đầy bọt.
Bạn có thể bắt gặp những hình ảnh quen thuộc của An – một người thao tác nhiều việc cùng một lúc – ở bất kỳ nơi đâu, từ công sở, quán cà phê, hay tại nhà. Trong một môi trường có quá nhiều thông tin và nhiều việc đến cùng một lúc thì đa nhiệm là cách giúp An bắt kịp guồng máy.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc dễ dàng sở hữu điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, chúng ta cảm thấy thật thuận tiện để có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Hẳn bạn đã hơn một lần xem Facebook trong lúc họp, hay chat với bạn trong lúc đang tham gia khóa đào tạo?
Ngày nay, đa nhiệm trở thành một hiện tượng cho lối sống hiện đại vì ai cũng tin rằng đây là cách giúp tiếp cận thông tin tốt hơn và hoàn tất được nhiều việc hơn. Hơn nữa, việc cho gián đoạn tạm thời một công việc nào đó để cho một việc khác xen vào, kể cũng… vui. Mỗi lần máy tính hay điện thoại nhắc có thư điện tử mới xuất hiện làm chúng ta tò mò, cũng là một “lý do chính đáng” để tạm dừng công việc hiện tại phức tạp và đầy thử thách.
- Xem thêm: Nhân viên đa năng
Thêm một lợi ích khác, chúng ta cảm thấy dễ chịu, phấn chấn và giải tỏa áp lực vì đã hoàn thành được một việc – dù nhỏ. Lúc này, não tiết ra chất dopamine, một chất gây nghiện tạo cảm giác hứng khởi và phấn chấn. Và chính nhờ “phần thưởng” ngắn hạn này, bạn tiếp tục lặp lại tìm kiếm một việc gì đó đơn giản, dễ dàng để làm trong lúc đang thực hiện một công việc khác.
Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu khoa học cho thấy rằng đa nhiệm liên tục sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, mất khả năng sáng tạo và làm cho chúng ta không hạnh phúc.
Đa nhiệm làm chậm các công việc
Não của chúng ta chỉ có thể tập trung vào một việc trong một thời điểm. Một nghiên cứu cho thấy việc thực hiện nhiều công việc phức tạp trong cùng một lúc mất thời gian hơn 30% và công sức gấp đôi so với người khác thực hiện lần lượt từng công việc một.
Sự chậm hơn là do não bạn không thể ra lệnh thực hiện hai hành động cùng một lúc. Não phải chọn ngưng nhận thức một công việc trước để tiến hành công việc hiện tại. Việc này làm mất thời gian, giảm hiệu suất. Việc liên tục thay đổi công việc tạo ra thói quen xấu cho não. Hóc-môn dopamine trong não kích thích việc chuyển đổi các công việc để tiếp tục được tưởng thưởng.
Điều này tạo cho chúng ta cảm giác đã hoàn thành rất nhiều việc mặc dù chúng ta không thật sự làm được việc quan trọng và hiệu quả. Những ai có thói quen đa nhiệm dần dần gặp trở ngại trong suy nghĩ và khó khăn trong việc sàng lọc những thông tin không liên quan và giảm hiệu quả và chất lượng công việc.
Đa nhiệm cản trở sự sáng tạo
Chúng ta có thể nghĩ rằng việc liên tục tiếp cận thông tin mới sẽ giúp sáng tạo hơn. Tuy nhiên, sự thật đối nghịch với nhận thức trên. Teresa Amabile và đồng nghiệp ở Trường Harvard đã nghiên cứu việc làm hằng ngày của hơn 9.000 cá nhân trong những dự án đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới. Họ thấy rằng những người tập trung vào một công việc và hợp tác với chỉ một người khác thì suy nghĩ của họ có khuynh hướng sáng tạo hơn.
- Xem thêm: Đừng nghiện hành động
Ngược lại, nếu bạn làm nhiều việc khác nhau thì sự sáng tạo giảm đáng kể. Một nghiên cứu khác của Trường Đại học London cho thấy chỉ số IQ giảm nhanh đáng kể với những người đa nhiệm.
Đa nhiệm làm bạn lo lắng và gây nghiện
Theo nghiên cứu của Reuters, có hai phần ba số người cho rằng việc tiếp nhận quá nhiều thông tin làm giảm sự hài lòng trong công việc và ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ cá nhân, trong khi đó, số người còn lại nghĩ rằng việc quá nhiều thông tin làm ảnh hưởng đến sức khỏe của họ. Đa nhiệm làm tăng việc sản xuất các hóc-môn căng thẳng, làm cho cơ thể và tinh thần mệt mỏi.
Thêm vào đó, mặt trái của việc phát triển công nghệ thông tin và truyền thông khiến chúng ta dễ bị phân tâm với các tin nhắn, email, Facebook,… và dần dần mất dần khả năng tập trung vào một công việc cụ thể nào đó. Tâm trí của chúng ta luôn bay nhảy, dường như chúng ta không còn kiên nhẫn để lắng nghe, bứt rứt khi phải đọc một bài báo dài hay thiếu tập trung để hoàn tất một việc nào đó một mạch. Bạn tự nghiệm xem bạn có thể ngồi yên khi nghe tiếng điện thoại rung trong lúc bạn đang phải làm một việc nào đó rất quan trọng?
Nếu đa nhiệm không phải là giải pháp cho cuộc sống bận rộn, chúng ta nên dừng thói quen này để tránh những tác hại xấu đến sức khỏe, tinh thần và công việc. Cách đây 40 năm, tác giả Drucker đã đưa ra chiến lược giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn: tập trung, sàng lọc và nghỉ ngơi. Ngày nay, việc thực hiện chiến lược này khó hơn nhiều vì chúng ta cần có tính tự giác, kỷ luật để làm việc hiệu quả hơn.
Sự tập trung
Nhiều nhà quản trị đã áp dụng chiến lược dành những khoảng thời gian cho riêng mình. Có người đưa ra phương pháp triệt để như “tôi sẽ không trả lời hay đọc bất kỳ email nào nếu tôi không thấy cần thiết”, hoặc “tôi không cần phải có điện thoại di động”.
Để tránh bị thông tin ập đến, bạn có thể thực hiện phương pháp tuy đơn giản nhưng cũng đầy thử thách, đó là không đăng nhập vào hộp thư điện tử, đóng các duyệt trình internet, đặt điện thoại ở chế độ hộp thư thoại tự động.
- Xem thêm: Tránh quá tải thông tin, dễ hay khó?
Trước khi khởi đầu một ngày làm việc, bạn hãy lên một kế hoạch làm việc cụ thể và mục tiêu lúc nào phải hoàn tất việc gì. Ngoài ra, thực tập thiền giúp tập trung hơn và giảm căng thẳng.
Phương pháp thiền “chánh niệm” (Mindfulness) giúp nhận thức được những gì đang xảy ra và biết khi bị phân tâm để quay trở lại công việc quan trọng đang làm.
Sàng lọc thông tin
Dĩ nhiên, khi bạn không đăng nhập vào hộp thư điện tử thường xuyên, hộp thư sẽ đầy khi bạn đăng nhập trở lại. Điều này làm cho bạn càng lo lắng, căng thẳng hơn khi thấy khối lượng công việc và thông tin nhiều hơn.
Bạn cần thay đổi quan niệm rằng mình cần phải biết mọi việc và phải tự tay làm mọi việc. Bạn cần bàn giao công việc cho cấp dưới, chia sẻ trách nhiệm với những người thân trong gia đình. Bạn không cần đọc hết tất cả thư điện tử, mà chỉ cần chọn lọc những thông tin giúp ra quyết định.
Nghỉ ngơi
Bạn hãy thực hiện một vài động tác yoga đơn giản tại bàn làm việc, bước dạo ra khỏi văn phòng, hay đơn giản gặp gỡ và giao tiếp với những người khác. Ngay khi về nhà, bạn hãy tắt chế độ “thông báo” trên điện thoại, cất các thiết bị làm việc trong tủ, cho phép mình thư giãn để khôi phục năng lượng vào ngày hôm sau.
