Danh sách các việc cần làm và hạn chót rất có thể sẽ khiến bạn trì hoãn công việc. Nghiên cứu cho thấy cơ thể chúng ta trải qua cảm giác hứng khởi mỗi khi đánh dấu tick vào hộp “hoàn thành”.
Vì vậy các cơ quan não bộ thường thúc đẩy ta hoàn thành những nhiệm vụ đơn giản hơn là những cái thật sự quan trọng.
Tuy thế, ta cũng không nên bỏ qua tất cả mọi chiêu thức quản lý thời gian. Hai bước sẽ tăng độ năng suất làm việc của bạn là: Quyết định xem đâu là ưu tiên hàng đầu, và xác định khoảng thời gian bạn hoạt động năng suất nhất để có hiệu quả như mong đợi.
Hầu hết chúng ta ai cũng được dạy cho cách giải quyết để không trở nên quá căng thẳng – bằng cách lập ra một danh sách những việc cần làm và gạch bỏ từng điều một.
Kiểu danh sách như vậy giúp ta quản lý thời gian tức bạn biết ưu tiên một vài thứ trong lịch trình của mình. Tuy vậy, như Stephen Covey đã giải thích trong cuốn sách The Seven Habits of Highly Effective People (tạm dịch: 7 thói quen của người thành đạt), mấu chốt nằm ở chỗ biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của mình.
Tại sao ta gặp khó khăn trong việc sắp xếp
Cũng rất dễ hiểu nếu bạn nghĩ ta có thể dễ dàng lo liệu những việc ưu tiên hàng đầu. Suy cho cùng thì ta nên xử lý những gì quan trọng trước khi đối phó với những vấn đề nhỏ nhặt hơn.
Nhưng nghiên cứu đã cho thấy rằng chỉ 17% dân số có khả năng xác định chính xác một công việc đòi hỏi bao nhiêu thời gian. Những người còn lại vô thức tin vào cách sắp xếp sai lầm, hay còn gọi là “cách nhìn tích cực”.
Điều này có nghĩa rằng chúng ta đặc biệt đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết để thực hiện điều gì đó, từ việc hoàn tất một buổi thuyết trình đến việc lái xe tới buổi họp.
Ngay cả Elon Musk, một người được coi là nhà khởi nghiệp tăm tiếng nhất hiện nay, cũng gặp khó khăn với “cách nhìn tích cực”.
Elon đã đặt ra vô số mốc thời gian đầy tham vọng cho các công ty của mình, và ông cũng đã nhiều lần trễ hẹn.
Ông chia sẻ với tờ The Washington Post vào tháng 6-2018, “Tôi nghĩ tôi có vấn đề với việc tuân thủ thời gian. Tôi vốn dĩ là một con người lạc quan. Không như vậy thì tôi không thể sắm xe hơi hay tên lửa được rồi. Tôi đang cố gắng thay đổi hết sức có thể”.
Cả Kimbal Musk, em trai của Elon, cũng từng phải nói xạo với anh mình để ông không bị lỡ mất chuyến xe buýt đến trường.
Nhiều thập niên sau đó, một cổ đông đã miêu tả phong thái tự tin về thời gian giao hàng, công bố sản phẩm và điểm chuẩn của nhà tỉ phú với cái tên “Múi giờ Elon”.
Giữ lại các chiến lược, vứt đi những danh sách
Ở JotForm, một công ty xây dựng biểu mẫu trực tuyến có trụ sở tại San Francisco, hầu như không bao giờ có chuyện đưa ra hạn chót công việc cả, họ coi trọng chất lượng hơn.
Loại bỏ áp lực thời gian giúp đội ngũ có được sự tự do và thoải mái để thử nghiệm những ý tưởng mới, đi theo con đường sáng tạo và tìm ra những giải pháp hiệu quả.
Cựu tổng thống Mỹ lừng danh Dwight D. Eisenhower từng nói “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” (tạm dịch: “Những điều quan trọng thường không phải gấp rút, và những điều gấp rút thường không quan trọng”).
Danh sách và hạn chót rất có thể sẽ khiến bạn trì hoãn công việc. Nghiên cứu cho thấy cơ thể chúng ta trải qua cảm giác hứng khởi mỗi khi đánh dấu tick vào hộp “hoàn thành”.
Như Ralph Ryback đã giải thích trong báo Psychology Today, “Sự thỏa mãn khi đánh dấu hoàn tất một việc nhỏ nhặt được liên kết với dopamine (hay còn gọi là “hóa chất hạnh phúc”). Khi tiếp xúc với chất truyền dẫn thần kinh này, não bộ sẽ muốn bạn lặp lại hành vi dẫn đến việc tạo ra nó”.
Vì muốn cảm thấy thỏa mãn, não chúng ta thường thúc đẩy việc hoàn tất những điều nhỏ nhặt thay vì những nhiệm vụ thật sự quan trọng.
Tất cả chỉ vì nó muốn có thêm dopamine. Một điều không may là chính những công việc ta né tránh lại là những việc có khả năng xoay ngược tình huống.
Liên lạc với các nhà đầu tư, hoàn tất một bài thuyết trình, lên kế hoạch một cách có tổ chức hay thực hiện những công việc phát triển sáng tạo có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên đến tầm cao mới.
Những hoạt động có ý nghĩa lại có khả năng giúp ta rơi vào trạng thái dòng chảy – một trải nghiệm đầy thỏa mãn khi bạn mải mê chú ý vào một công việc hay nhiệm vụ nào đó.
Đạt được trạng thái này trong những ngày làm việc đóng một vai trò quan trọng đối với khả năng sáng tạo và sức khỏe của bạn. Nếu si mê trong những khoảnh khắc như vậy, kỹ năng sáng tạo, chỉ số hạnh phúc và độ gắn kết của bạn sẽ được tăng lên rất nhiều.
1. Tìm ra nhiệm vụ quan trọng nhất của ngày hôm nay
“Chỉ nên dời lại ngày mai những điều khi chết ta cũng không màng làm cho xong” – Pablo Picasso.
Phần lớn danh sách việc cần làm đều có một đống công việc được sắp xếp một cách hỗn loạn. Ví dụ nhé: xem qua hộp thư, đặt mua sách dạy cách phát triển sản phẩm, lập ra chiến lược tiếp thị Q2, xác định giờ ăn trưa với Linda, chọn lựa phần mềm đánh thuế…
Ta có thể thấy rằng việc lập ra một chiến lược tiếp thị thật sự sáng tạo là điều quan trọng nhất trong danh sách này. Những công việc khác cũng có giá trị riêng, nhưng chúng sẽ không làm cho doanh nghiệp của bạn phát triển hơn được. Thay vì lập ra một danh sách liệt kê những thứ cần làm, bạn cần một danh sách thành công – thứ được tạo ra với mục đích làm nên những điều phi thường.
2. Tận dụng thời khắc phong độ nhất của bản thân
“Đam mê chính là sức mạnh. Hãy cảm nhận được năng lượng tỏa ra khi ta tập trung vào một điều ta yêu thích” – Oprah Winfrey
Những công việc hay dự án lớn lao, thường là những cái ta ít muốn bắt tay vào làm nhất. Có rất nhiều lý do tại sao ta lại né tránh những ưu tiên hàng đầu như vậy, từ nỗi sợ bị la mắng đến cảm giác chưa đủ sẵn sàng, thậm chí có thể trải qua “hội chứng kẻ mạo danh”.
Nhưng nếu muốn có một doanh nghiệp hết sức thành công, ta phải đi đến mức tận cùng. Bước mở đầu thường là khó nhất trong tất cả, nên thời điểm bạn nhấc chân lên có thể tạo nên ảnh hưởng lớn đối với kết quả sau này.
Khi thực hiện các công việc quan trọng giữa lúc “phong độ” là lúc ta có nhiều năng lượng và ý chí nhất. Vì thế ta sẽ có tham vọng hoàn tất công việc bản thân đã bắt đầu. Nghiên cứu cũng đã cho thấy thời điểm làm việc có thể chiếm tới 20% trong khả năng làm việc và suy nghĩ của một người.
Ví dụ: nếu là kiểu người hay dậy sớm, rất có thể bạn sẽ làm việc năng suất hơn vào lúc 8 giờ sáng thay vì 3 giờ chiều. 20% có thể là không nhiều, nhưng nó có thể tạo nên một sự khác biệt lớn sau một tháng hay thậm chí là sau một năm.
- Xem thêm: 19 kỹ năng ta nên học khi ở độ tuổi 20
Tác giả Daniel Pink chia sẻ rằng 75% dân số trải qua ba tình trạng trong một ngày làm việc: cao điểm, bế tắc, và hồi phục. 25% còn lại cũng sẽ trải qua ba tình trạng y hệt, chỉ theo thứ tự ngược lại: hồi phục, bế tắc rồi mới đến cao điểm.
“Tôi từng tin rằng biết chọn thời điểm là biết hết tất cả”, Daniel Pink chia sẻ trong cuốn sách của anh When: The Scientific Secrets of Perfect Timing (tạm dịch: Bí mật khoa học về thời điểm hoàn hảo).
Để biết được đâu là “giờ cao điểm” của mình, bạn phải tự tìm hiểu bản thân trước đã. Bạn có thể ghi nhật ký để theo dõi năng lượng của mình trong suốt một ngày.
Hãy chú ý đến sự thay đổi trong phương thức tập trung, sáng tạo và hứng thú ở những thời điểm khác nhau, rồi ghi lại toàn bộ quá trình trong một tuần sau đó.
Một khi bạn đã nhận định được “giờ cao điểm” của mình, hãy tận dụng thời điểm này để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng. Chẳng mấy chốc mà bạn sẽ đạt đến mục tiêu cao nhất.
