Chính vì điều hành hoạt động là rất quan trọng nên có những sai lầm lớn trong điều hành mà bất cứ startup và doanh nghiệp nào cũng nên tránh mắc phải.
Phần lớn hào quang của những câu chuyện startup thành công đều tập trung vào các CEO, vào chuyện gọi vốn, doanh số và tiếp thị. Các nhà sáng lập và CEO nhận được mọi lời khen ngợi trong khi đội ngũ bên dưới âm thầm làm cho mọi việc diễn ra.
Thế nhưng, chỉ có ý tưởng và tiếp thị là chưa đủ. Sự thành công của một doanh nghiệp đến từ khả năng thực thi. Bạn cần có một ban điều hành hoạt động thật xuất sắc. Trong nhiều trường hợp, chính năng lực điều hành hoạt động đã tạo nên sự khác biệt, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp.
Không thể thuê được một nhà điều hành thực thụ
Thuật ngữ “nhà điều hành” (operator) dùng để mô tả một nhà chuyên nghiệp hoặc người lãnh đạo có thể biến một ý tưởng thành thực tế thông qua quy trình và thực thi. Họ có thể thiết kế, vận hành các hệ thống và tiến hành những bước đi cần thiết để tạo ra một sản phẩm, đồng thời hiện thực hóa một tầm nhìn. Nói một cách đơn giản, họ là người thực thi.
Một sai lầm lớn mà các startup thường phạm phải là giả định rằng CEO hoặc nhà sáng lập của họ cũng đồng thời là nhà điều hành hoạt động. Thực tế cho thấy rất khó tìm được người vừa nhìn xa trông rộng, vừa sở hữu những kỹ năng để có thể vận hành tốt hoạt động hằng ngày.
Vì thế, hầu hết các nhà khởi nghiệp đều khởi sự doanh nghiệp của họ với một người đồng sáng lập không đủ khả năng đảm đương vai trò COO (Chief Operation Officer). Hệ quả là những startup này không thể tăng trưởng một cách hiệu quả hoặc thậm chí không thể phát triển.
Vì thế, bạn cần phải chắc chắn rằng một thành viên trong đội ngũ sáng lập có khả năng đảm nhận vai trò COO, nếu không, cần phải sớm thuê được người từng thành công trong vai trò điều hành (ở một mô hình tương tự).
Lãnh đạo yếu kém ở vị trí COO
Một COO yếu kém không thể tạo ra và làm cho quy trình chịu trách nhiệm trở nên có hiệu lực. Cả nhân viên và sếp đều dễ dàng lẩn tránh trách nhiệm. Khi xảy ra bất cứ sơ suất nào, họ thường đổ trách nhiệm cho bên thứ ba hoặc những nhân tố khác thuộc hoặc ngoài tầm kiểm soát của họ.
Điều này tạo ảnh hưởng xấu đến văn hóa của bộ phận điều hành và tác động tiêu cực đến toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Ngược lại, một COO giỏi biết rằng trách nhiệm giải trình là chìa khóa để xây dựng một tổ chức được vận hành theo quy trình. Họ cũng hiểu rằng trách nhiệm giải trình bắt đầu từ chính họ và họ là người chịu trách nhiệm cho mọi thứ xảy ra trong bộ phận điều hành.
Không thể lên kế hoạch trước
Công việc của COO là bảo đảm rằng mọi thứ đang diễn ra trơn tru và đầu ra sản phẩm là ổn định. Nhưng họ không chỉ ngồi đó để tận hưởng thành quả mà người điều hành giỏi cũng tiên liệu được những vấn đề có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng, trong sản xuất, phát triển phần mềm, dịch vụ khách hàng hoặc trong bất cứ lĩnh vực nào khác có thể làm chậm quá trình tăng trưởng, làm tổn hại đến chất lượng sản phẩm hay trải nghiệm của khách hàng.
Andrew Grove, đồng sáng lập của Intel, từng có một phát ngôn nổi tiếng: “chỉ có những người hoang tưởng mới có thể tồn tại”. Người điều hành giỏi dành thời gian để hình dung và dự đoán những thách thức tiềm ẩn có thể đe dọa sự thành công của công ty.
Yếu kém trong cấu trúc tổ chức
Không có doanh nghiệp nào giống với doanh nghiệp nào. Nhưng có những cách thực hành mà các doanh nghiệp xuất sắc theo đuổi còn doanh nghiệp tầm thường thì bỏ qua. Nói cách khác, hệ thống tổ chức của những công ty này không được thiết kế để tiến đến thành công.
Cách tổ chức có thể quá độc tài, quyền lực đều xoay quanh vị trí COO, song điều này sẽ ngăn không cho nhân viên thực hiện quyết định và có thể đóng góp tích cực cho tổ chức. Trong những trường hợp khác, cách tổ chức có thể quá rộng, bao gồm cả những vai trò và chức năng không nên gộp chung vào bộ phận điều hành. Chẳng hạn, đội tiếp thị và bán hàng nên được tách riêng ra và hợp tác cùng nhau theo kiểu liên chức năng. Một COO giỏi sẽ chỉ tập trung vào điều hành.
Họ biết rằng nếu họ dành năng lượng cho bán hàng hoặc tiếp thị thì sẽ chỉ tạo ra những điểm mù trong sự tập trung của họ dành cho hoạt động điều hành. Và đó là lúc những điều tồi tệ có thể xảy ra. Vì thế, họ biết cách tập trung vào công tác điều hành đồng thời vẫn hợp tác tốt với các bộ phận khác để bảo đảm rằng mọi thứ sẽ hoàn thành tốt.
