Việc quản lý làng xã ở Nam bộ có những đặc điểm riêng trong việc xây dựng các thiết chế hành chánh qua các chế độ chính trị khác nhau. Mặt khác, nó cũng phản ánh bức tranh xã hội, những mối quan hệ giữa cộng đồng với chính quyền, tâm thế của người dân.
Dưới thời các chúa Nguyễn, đơn vị hành chánh cấp cơ sở ở Nam Kỳ là xã, thôn, phường, ấp. Đứng đầu các đơn vị hành chánh đó là Xã trưởng, Thôn trưởng, Ấp trưởng, gọi chung là Lý trưởng. Phụ tá cho Lý trưởng có một số dịch mục phụ trách các việc chuyên môn.
Năm 1832, vua Minh Mạng tiến hành cải cách hành chánh khắp cả nước, đứng đầu cấp xã, thôn vẫn là Xã trưởng, Thôn trưởng, gọi chung là Lý trưởng. Trong các cuốn địa bạ còn lưu đến nay đều có chữ ký hay điểm chỉ của Xã trưởng, Thôn trưởng và con dấu cùng với viên Dịch mục.
Vào cuối thế kỷ 19, trước khi người Pháp đến chiếm Nam Kỳ, mỗi xã/ thôn có những viên chức với nhiệm vụ và quyền hạn:
Hương cổ là viên chức già, từng làm Hương chủ, Hương cả, có nhiều cống hiến với làng xã, nên được địa phương ban cho chức ấy như một danh dự.
Hương cả, Hương chủ có vai trò tương đương nhau, là những người rất giàu, có học thức, uy tín và ảnh hưởng trong dân chúng, từng giữ các chức vụ then chốt, đã nghỉ việc nhưng vẫn còn vai trò quan trọng ở hương thôn.
Năm 1756, Trùm cả Quách Ngạn đã dẫn một số di dân từ hạ lưu sông Sài Gòn đến lập nghiệp ở vùng Bùng Binh, Đôn Thuận (Trảng Bàng, Tây Ninh). Ông trở thành Thành Hoàng làng Đôn Thuận. Cả Công là Trùm cả Huỳnh Thanh Công, người xây dựng chợ Cả Công ở xã Tam Bình (huyện Cai Lậy, Tiền Giang) vào đầu thế kỷ 19, còn gọi là chợ Tam Bình. Cả Đức là Hương cả Lê Văn Đức (1855-1929), một đại điền chủ chủ trương đào con kênh về sau mang tên Cả Đức, nay thuộc xã Mỹ Tân (TP Cao Lãnh, Đồng Tháp). Năm 1920, Hương cả Tăng (Lưu Vĩnh Tăng, 1888-1966), tổ chức đào kênh dài 1.500m để lấy nước tưới tiêu cho ruộng và chở lúa, nay thuộc xã Thới Hòa (Trà Ôn, Vĩnh Long). Cả Tăng được lấy tên cho con kênh.
Ông Lê Công Giám (Dám) được thờ ở đình Kim Sơn (xã Kim Sơn, huyện Châu Thành, Tiền Giang), bài vị ghi “Đại Nam cố, nguyên Kim Sơn Hương cả tánh Lê Công Giám, tặng viết phủ quân chi thần vị” (Nước Đại Nam, thần vị của nguyên hương cả thôn Kim Sơn Lê Công Giám được tặng Phủ Quân), khoảng đầu thế kỷ 20. Ông là Tiền hiền có công quy dân lập làng, được làm Trùm cả, nổi tiếng thanh liêm. Khi mất, tài sản được hùn vào của công, dân tôn làm “Thần Cả”. Trước năm 1945, làng Kim Sơn không có tục cử chức Hương chủ, rồi Đại Hương chủ với ý dành chức vụ này cho ông vĩnh viễn (Huỳnh Ngọc Trảng, Trương Ngọc Tường, Đình Nam Bộ xưa và nay, 2018).
Hương sư là người có trình độ học vấn, lo việc nâng cao dân trí, phụ tá Xã trưởng, Thôn trưởng trong việc đón cấp trên. Viên chức này có thể kiêm nhiệm ở nhiều xã thôn lân cận nếu thiếu người có học.
Lê Văn Ngoạn (1922-2007) làm Hương sư ở làng Tân Hòa Thành (quận Bến Tranh, tỉnh Mỹ Tho; nay là huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang) sau năm 1945, thường gọi là Sư Ngoạn.
Hương lão, hương mục, Hương bộ thường do những người mù chữ hay ít học nhưng có đóng góp cho xã thôn. Tuy nhiên, họ không được cử giữ chức Hương chủ, Hương sư, Hương trưởng.
Hương nhứt, Hương nhì là chức danh được giao cho người đã đảm nhiệm chức Hương thân hay Hương hào mà không thể phát triển lên được vì các chức đó chưa khuyết. Chức danh chỉ có ý nghĩa danh dự và chỉ có ở những xã lớn.
Hương chánh được giao cho người đã làm Hương thân hay Hương hào. Đó là người có học, xét xử có hiệu lực sau Lý trưởng, Hương thân hay Hương hào; xem xét, góp ý về việc giải quyết của 3 viên chức kia, do vậy chức vụ này ít có người đảm nhiệm được.
Hương lễ, Hương bái, Hương ẩm là các viên chức coi việc tế tự ở xã thôn, giúp đỡ các cá nhân trong nghi lễ, giảng giải tập tục, tổ chức yến tiệc, lễ hội.
Hương quản được giao cho các hương chức cũ, cố vấn công việc chung của xã thôn. Quan chức xuất thân từ xã thôn này, lúc về hưu có thể được tôn xưng chức danh này để bênh vực, che chở cho dân làng.
Hương thân là người có học thức, đã đảm nhiệm chức vụ Lý trưởng, Hương hào, được giao nhiệm vụ quản lý chung, giải thích các chỉ thị của cấp trên cho dân, tham gia tất cả các công việc, lập bộ thuế, phân bổ thuế, thu các khoản thuế, xuất chi, phân xử các tranh chấp.
Hương hào có nhiệm vụ như Lý trưởng và Hương thân nhưng chịu trách nhiệm chính về an ninh, trật tự, có thể ít học và từng giữ chức Lý trưởng.
Thôn trưởng, Xã trưởng, Cai xã cũng được xem như Lý trưởng nhưng không chính danh lắm, đã từng làm Lý trưởng hay Phó thôn, đại diện cho xã, thôn đối với chính quyền trung ương và ngược lại. Họ không được trọng vọng lắm vì thuộc loại nhân viên của xã. Đối với những vụ phạm pháp, Lý trưởng là Thừa phát lại của các hương chức lớn, còn những người này là thứ yếu, là chức kém quan trọng. Nhưng họ phải trải qua các chức này nếu muốn lên chức cao hơn, phụ tá cho Hương thân, Hương hào trong mọi việc.
Thủ bộ có nhiệm vụ giữ sổ bộ, có học, hoàn chỉnh sổ bộ, là quản thủ viên của xã. Ngày nay, Thủ Bộ là tên cây cầu bắc qua sông Cần Giuộc, thuộc địa phận huyện Cần Đước (Long An), chắc để ghi nhớ viên chức xưa ở khu vực này.
Thủ chỉ bảo quản chứng thư, các giấy tờ liên quan đến động sản và bất động sản. Thủ bổn là thủ quỹ, quản lý kinh tế, phải thuộc hạng giàu có đủ tín nhiệm khi thực hiện các khoản thu lớn nhỏ. Hương hộ là những người giàu có, tài trợ vốn cho xã khi thực hiện các công trình công ích, nhiệm vụ cũng giống như Thủ bổn là giữ tài sản của xã thôn. Tiêu chuẩn là người có học và có thể trở thành hương chức cao hơn về sau. Thủ khoản, Cai thôn giữ sổ sách các loại thuế hoa chi như thuế chợ, thuế cửa tiệm, thuế bến đò, thu lệ phí hôn thú (tiền cheo).
Cai Bường là Cai đồn điền Nguyễn Văn Bình, dưới thời Tự Đức, ông là người có công khẩn hoang, lập ấp ở khu vực xã Vĩnh Thạnh (huyện Lấp Vò, Đồng Tháp nay). Ở đây, có con rạch mang tên ông, vì kiêng húy vua Quang Trung (Nguyễn Quang Bình), nên Bình được gọi là Bường.
Ngã ba Cai Tâm có từ giữa thế kỷ 19 ở vùng Chợ Đệm, nay thuộc thị trấn Tân Túc (huyện Bình Chánh, TP. HCM). Cai Tâm là Nguyễn Văn Tâm, năm 1824 được vua Minh Mạng sắc phong làm Thành Hoàng đình Phục Đước (xã Tân Kiên).
Lý trưởng, Phó xã, Phó lý là các viên chức phụ tá cho Xã trưởng, Thôn trưởng, Hương thân, Hương hào.
Ngoài ra, còn có nhiều chức vụ có tính nội bộ, rất phổ biến ở các xã thôn như Câu đương, Thủ cuộc, Tư văn, Hương đình, Câu đình, Trùm đình, Trùm dịch, Trùm ấp, Trưởng ấp, Cai tuần, Cai thị, Trùm thị, Cai binh, Trưởng hay Bếp… (Hồ Sơn Đài chủ biên, Nhà Bè xưa và nay, 2017).
Đỗ Công Tường (tên Lãnh) là người miền Trung vào lập nghiệp tại thôn Mỹ Trà (Đồng Tháp) vào khoảng năm 1817, làm chức Câu đương, phụ trách việc hòa giải, nên người dân gọi ông là Câu Lãnh. Ông hiến đất lập chợ, thường gọi là chợ Ông Câu hay chợ Câu Lãnh, về sau bị nói chệch thành Cao Lãnh. Năm 1820, tại địa phương có một trận dịch lớn, vợ chồng ông lập hương án xin được chết thay những người vô tội. Ông bà chết và nạn dịch cũng chấm dứt. Nhân dân nhớ ơn lập miếu thờ tại chợ Cao Lãnh, gọi là miếu Ông Chủ Chợ, nay tọa lạc ở phường 2, thành phố Cao Lãnh, được công nhận Di tích cấp tỉnh. Năm 1999, tên ông được đặt cho một con đường ở phường 16, quận Tân Bình (TPHCM).
Ngày 27.8.1904, Toàn quyền Đông Dương ban hành nghị định quy định về việc tổ chức Hội đồng Kỳ mục Nam Kỳ. Làng là đơn vị hành chánh nền tảng của chính quyền bản xứ Nam Kỳ, đặt dưới sự quản lý của Hội đồng Kỳ mục, gồm các chức vụ tối thiểu: Hương cả (Chủ tịch), Hương chủ (Phó Chủ tịch), và các hội viên là Hương sư, Hương trưởng, Hương chánh, Hương giáo, Hương quản, Thủ bộ, Hương thân, Xã trưởng, Hương hào (Nhiều tác giả, Cải lương hương chính qua tài liệu và tư liệu lưu trữ, 2018).
Hương quản lo việc tuần phòng, trộm cắp, bắt cờ bạc, rượu lậu, những người hoạt động quốc sự; bên dưới có Cai xếp hoặc thầy Đội trực tiếp quản lý đội lính. Khi làng có chuyện thì lính đến can thiệp bắt giải cho Hương quản đóng trăn (đóng gông), xử lý. Hương cả, Hương chủ tuy quyền thế nhất nhưng người dân không sợ bằng Hương quản và Chánh lục bộ, bởi Hương quản có thể bắt bớ, đóng trăn bất kỳ ai khi tình nghi; còn Chánh lục bộ thì xuất hiện khi có án mạng, chết bất đắc kỳ tử… để làm “ăng-kết”.
Ở làng Vĩnh Tường (xã Long Bình, huyện Long Mỹ, Hậu Giang nay) có ông Nguyễn Hiền Năng (Phủ hàm Năng), năm 1894, từ Trà Vinh tới đây lập nghiệp, được cử làm Xã trưởng chỉ với 2 bàn tay trắng. Ông đã chinh phục được vùng đất này, khẩn hoang được 1.000 mẫu đất. Ông trồng đến 100 công sầu riêng, đến mùa thu hoạch ghe chài chở lên Cần Thơ, Sài Gòn, Chợ Lớn tiêu thụ. Hiện nay, khu vực Cái Cau, Cái Nai… vẫn còn dấu tích vườn nhà địa chủ.
Năm 1913, Chủ tỉnh Rạch Giá Chassaing cho làm con đường Rạch Giá – Long Mỹ – Cần Thơ, cử ông coi việc phóng lộ. Do Sở Trường tiền sợ đường có nhiều rừng bụi, sình lầy, khó mở đường, nên ông xã Hiền Năng mới nghĩ cách treo đèn manchon trên cây dương cao tại quận Long Mỹ. Ban đêm ở phía Giồng Sao – Vĩnh Tường bắc thang lên coi cứ theo hướng đèn manchon mà phóng lộ. Sau thành công này, ông còn được giao cho coi con đường đổ đá từ Long Mỹ đến giáp ranh hạt Cần Thơ và một ngả thẳng ra Cầu Đúc (Nhâm Hùng, Long Mỹ xưa và nay, 2011).
Lính tập bị đưa qua Pháp trong thế chiến thứ nhứt (1914-1918), đưa qua Xiêm trong thế chiến thứ hai (1939-1945), nhiều người bỏ mạng, một số khi mãn hạn trở về làng được thăng Cai, thăng Đội.
Trong làng xã những người uyên thâm Nho học thường là các Hương chủ, Hương sư, Hương bộ, Biện đình… Ban Hội tề làng làm việc ở nhà việc (nhà hội) hằng ngày, dân làng có việc liên quan đến pháp luật phải đến nơi đây để hội tề giải quyết.
Ngày 30.10.1927, Pháp ban hành nghị định bổ sung, sửa đổi một số điều khoản của nghị định ngày 27.8.1904: đưa chức Chánh lục bộ lên thành viên Hội đồng Hương chức, thêm chức Đại hương cả thay chức Hương cả ở một số xã. Điều kiện tuyển chọn cũng được mở rộng: công chức về hưu hay tư chức ngạch cao và trung cấp, lính tập hưu hay mãn hạn từ cấp đội trở lên thì không cần phải ở cấp dưới lên cấp trên. Chức Đại hương cả có thể giao cho vị Phủ về hưu hay được thưởng Bắc đẩu bội tinh hoặc hương chức cựu hay đã làm Hương cả có công đóng góp nhiều cho xã.
Ban Hội tề không được có 3 chức hương cùng một họ thuộc tứ đại. Mỗi hương chức phải làm việc ít nhất 2 năm, còn thì đã ở chức nào được thì ở mãi, không hạn định. Muốn lên chức Thủ bộ phải ít nhất làm Hương thân 2 năm, Xã trưởng, Hương hào hay Chánh lục bộ. Muốn lên Hương sư phải ít nhất 5 năm làm Thủ bộ, Hương quản, Hương giáo, Hương chánh, Hương trưởng (Hồ Hữu Nhựt chủ biên, Sài Gòn – Thành phố Hồ Chí Minh 300 năm hình thành và phát triển 1698-1998, 1999).
Trước khi Pháp chiếm Nam Kỳ (1867), đình làng gắn liền với hoạt động hành chánh và quy định chặt chẽ trong Minh điều hương ước. Mỗi làng có 20-30 hương chức, một nhóm đảm nhiệm công việc hành chánh và quan hệ với cấp trên, một nhóm lo việc cúng tế ở đình. Nhóm này gồm các chức theo thứ tự từ cao đến thấp: Kế hiền, Chánh bái, Bồi bái, Cai đình, Tri đình, Hương sự, Hương ẩm, Hương văn, Hương lễ, Biện đình…
Năm 1938, nhân dịp đình Tâm Giám (Cù lao Phố, Biên Hòa) trùng tu, ông Lý Thanh Lan (dòng họ Bá hộ Lý Tường Quan) đã cúng cho đình 1.000 đồng, số tiền nhiều nhất trong số các nhà hảo tâm. Sự kiện này còn ghi trên tấm bia gỗ treo ở gian tiền điện của đình. Dịp này, người vợ thứ của ông cũng dâng cúng cho đình 170 đồng để làm 8 cây cột chạm khắc mỹ thuật hiện vẫn còn ở chánh điện. Ban Hương chức hội tề làng Tâm Giám đã đã suy tôn ông Lý Thanh Lan làm Kế hiền, làm cố vấn cho làng. Hậu duệ họ Lý vẫn còn giữ văn bằng này ở từ đường trong quận 5.
Trong đợt “cải lương hương chánh” vào năm 1904, thực dân Pháp tách rời chức năng hành chánh của nhà việc ra khỏi đình làng, chia hương chức ra làm 2 loại: hương chức hội tề, đảm nhiệm công việc hành chánh và hương chức hội hương, lo việc tín ngưỡng trong làng. Hội Chánh gồm: Kế hiền, Chánh bái, Phó bái, Bồi bái (phụ trách đối ngoại), Chánh tế, Phó tế, Bồi tế (phụ trách nội vụ). Hội Hương gồm: Hương quan, Hương lễ, Hương nhạc, Hương văn, Hương ẩm, Thủ bổn, Thủ từ… là bộ phận giúp việc cho hội Chánh. Tùy theo làng mà có thể đặt thêm các chức vụ như: Hương kiểm, Cai đình, Hương điền, Kế thuật, Hương sư, Hương biện… Các chức vụ này đều được chính quyền cấp quận cấp cho “tờ cử’ để xác nhận, một cách kiểm soát của chính quyền đối với hoạt động tín ngưỡng của dân làng, kéo dài đến năm 1975.
Ngày 30.8.1946, Chính phủ Nam Kỳ tự trị ban hành nghị định, theo đó ở xã có Hội đồng Hương chức (Ban Hội tề), giống như thời Pháp thuộc, gồm 8 chức danh: Hương cả (Đại Hương cả), Hương chủ, Hương chánh, Hương quản, Hương thân, Xã trưởng, Hương hào, Chánh lục bộ. Mỗi ấp có một Chủ ấp.
Ban Hội tề có thêm một số chức danh phụ tá như: Hương lễ, Hương kiểm điền, Hương kiểm thổ, Hương công thương… Các chức danh phải được Ban Hội tề thảo luận và biểu quyết, được Quận trưởng chuẩn y.
Ở làng Gia Lộc (huyện Trảng Bàng, Tây Ninh), ông Dương Tấn Quá giữ chức Trùm cả, là Tiền hiền của làng, Thành Hoàng đình trung Gia Bình vào đầu thế kỷ 19. Dương Tấn Đống, con rể Lãnh binh Lữ Sanh của làng An Hòa, giữ chức Hương cả vào đầu thế kỷ 19. Ông Nguyễn Văn Tề làm Hương cả (những năm 1890), Nguyễn Văn Sang (khoảng năm 1907), Trần Văn Sang (khoảng năm 1912), Dương Văn Tồn (khoảng năm 1926), Võ Văn Mùi (khoảng năm 1930), Đỗ Hữu Ơn (khoảng năm 1945-1947) (Dương Công Đức, Gia Bình xưa, 2010).
Đình Gia Lộc hiện còn sắc phong cho Tiền hiền Trùm cả Đặng Văn Trước ngày 22 tháng 3 năm Bảo Đại thứ 9 (1944) với mỹ tự “Quang ý Dức bảo Trung hưng trung đẳng thần”, cấp cho thôn Gia Lộc, tổng Hàm Ninh Hạ, quận Thanh Ích (Trảng Bàng), Tây Ninh. Dương Tấn Triều Hương là Trưởng làng Gia Bình, Hồ Văn Chư (1856-1926) làm Hương cả làng An Tịnh.
Tiền bối, Hậu bối, hương chức hữu công là những người nối tiếp các bậc Tiền hiền, Hậu hiền, những hương chức của có công với làng xã qua các thời kỳ. Một số đình làng ở Biên Hòa có bàn thờ, tran thờ các vị tiền bối, hậu bối ở hậu điện.
Về những vị hương chức, tại đình Bình Thiền (phường Quang Vinh) trên vách hậu điện có tran thờ Tiền thứ hương chức. Vùng Cù lao Phố có hai ngôi đình thể hiện rõ nét việc thờ các hương chức. Đình Bình Xương có bàn thờ “Tiền Đại hương chức – Hậu đại hương chức” (Hương chức đời trước và Hương chức đời sau). Đình Thành Hưng có hai bàn thờ “Lịch Đại hương chức” và “Lịch Đại hương chức trợ hiền” (Hương chức các đời và phu nhân của họ). (Phan Đình Dũng, Cơ sở tín ngưỡng và lễ hội truyền thống ở Biên Hòa, 2009).
Đình Tân Thành (đình Ông Bổn, quận Tân Bình), đình Bình Lý (huyện Hóc Môn), đình Bình Trường, đình Bình Chánh, đình Bình Thượng, đình Tân Quý Tây, đình Hưng Long (huyện Bình Chánh) có thờ Viên quan, Hương chức; đình Tân Hồ (huyện Bình Chánh) thờ Hương chức quá vãng; đình Phước Bình, đình Phú Nhiêu (huyện Bình Chánh), đình Bình Trị Đông, đình Tân Tạo (quận Bình Tân) thờ Hương chức.
Đình Linh Trung (đình Xuân Vinh, thị trấn Thủ Đức) ngoài thờ Thành Hoàng Bổn Cảnh, còn thờ Tả ban, Hữu ban, Tiên sư, Tiền hiền, Hậu hiền và Đại hương cả. Vùng đất Dĩ An (Bình Dương) xưa có nhiều cọp, chúng sống thành đàn, người dân đặt nhiều địa danh liên quan đến cọp như: rạch Ông, rạch Ông Ra, Ông Rầy… Ông ở đây là cọp. Hằng năm, dân địa phương đem đầu heo tới đình miếu để cúng, gọi là lệ Bầu Ông, cũng kèm theo một tờ cử chức “Đại hương cả” là chức lớn nhất dân làng dành cho ông Cả cọp.
Khoảng năm 1920, ông Cả Tánh đã xây dựng nhà hát Nguyễn Tích Hiển. Năm 1946, ông Nguyễn Tích Hiển đã bán nhà hát cho ông Lữ Minh Tố, một điền chủ ở làng Thạnh Hòa (Trung Nhứt). Ông này đã đổi tên nhà hát thành Quang Minh Hý Viện, làm nơi biểu diễn vở tuồng của các đoàn cải lương và là nơi sinh hoạt hội họp của chính quyền. Đến năm 1975, đổi tên thành nhà hát Võ Thị Hiền, vị trí nhà hát tại ngã tư đường Nguyễn Thái Học – quốc lộ 91 (thị trấn Thốt Nốt, Cần Thơ – theo Cao Văn Nghiệp).
Bên cạnh hệ thống chức dịch quản lý hành chính, ở các thôn làng còn có hệ thống tự trị, tự quản cùng quản lý thôn làng. Bộ máy quản lý thôn xã ở Nam Kỳ tỏ ra khá hiệu quả với các nhiệm vụ được phân công rõ ràng ở từng chức dịch. Mỗi chức việc phải hội đủ những tiêu chuẩn, phẩm chất nhất định để được đứng vào bộ máy này. Trong số họ cũng có những người đã đóng góp cho sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương bằng tài năng, đạo đức của mình nên được nhân dân ghi nhớ.
