Theo Amy Vetter, bốn chiến lược đơn giản sau giúp lãnh đạo tạo ra sự tự tin và thúc đẩy tinh thần cho nhân viên thông qua những từ ngữ tích cực. Là thế hệ doanh nhân thứ ba, Amy Vetter hướng đến sứ mệnh kết hợp chánh niệm vào công nghệ thông tin.
Hiện là chuyên gia đưa chánh niệm vào công nghệ và là nhà sáng tạo của B3 Method, Amy Vetter còn là diễn giả và tác giả của quyển sách Business, Balance & Bliss: How the B3 Method Can Transform Your Career and Life (tạm dịch: Kinh doanh, Cân bằng và Phúc lành: Phương pháp B3 có thể thay đổi sự nghiệp và cuộc sống của bạn ra sao).
“Mọi người sẽ quên những gì bạn nói, nhưng họ sẽ không bao giờ quên cảm giác bạn tạo ra cho họ”. Đây là một trong những câu nổi tiếng của nhà thơ Maya Angelou. Tôi thích trích dẫn này vì nó chỉ ra điều phần lớn các lãnh đạo đều vướng phải, ấy là cách truyền cảm hứng làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Nghiên cứu cho thấy áp dụng những từ ngữ tích cực có thể tạo ra sự tự tin và phấn chấn trong tinh thần, trong khi những cụm từ tiêu cực có thể dẫn đến sự nghi ngờ bản thân cũng như thiếu động lực làm việc. Ngay cả lựa chọn từ ngữ đơn giản nhất cũng có thể tạo ra những hiệu quả lớn. Ví dụ, một nghiên cứu đăng tải trên tạp chí PLOS One đã chỉ ra rằng, người nghe sẽ tăng sức mạnh của họ khi nghe thấy các động từ như “ném” hay “cào”. Ngược lại, những từ tiêu cực như “đừng ném”, “đừng cào” lại tạo ra tác động tiêu cực đến người nghe.
Chọn đúng từ không phải lúc nào cũng dễ. Chúng ta thường không nhận ra bản thân đang nói ra những điều tiêu cực. Vậy, làm sao chúng ta có thể học được cách sử dụng nhiều ngôn ngữ tích cực hơn đối với đồng nghiệp, đồng đội và các khách hàng? Dưới đây là bốn chiến lược tôi đã áp dụng để tránh tạo ra những thông điệp tiêu cực trong giao tiếp.
Tập trung vào điều có thể làm
Đâu là điểm khác biệt giữa “Tôi không thể hoàn thành dự án trước thứ Sáu” và “Tôi sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc để có thể hoàn thành dự án trước thứ Sáu”. Câu nói đầu tiên chỉ ra chuyện bạn không thể làm được gì (một phản hồi tiêu cực), trong khi câu nói sau tập trung vào những điều bạn có thể làm được (một phản hồi tích cực).
Tôi nhận thấy cách tiếp cận này cũng giúp đội ngũ của tôi vào thời điểm công việc căng thẳng. Chúng tôi thảo luận về các đầu việc cần ưu tiên giải quyết trước, thay vì nghĩ về điều không thể thực hiện được. Quá trình này giúp giải phóng căng thẳng, vì chúng tôi nhấn mạnh những điều có thể giải quyết được và tạo môi trường làm việc hướng về tư duy giải pháp.
- Xem thêm: Vì sao nhân viên “mất lửa”?
Khen ngợi theo cấu trúc “sandwich”
Kỹ thuật này giúp bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hơn là nhấn mạnh vào những chỉ trích khi người khác phạm sai lầm. Ví dụ, khi đánh giá chất lượng công việc của ai đó, hãy khởi đầu bằng những điều tích cực họ đã tạo ra. Tiếp đến, hãy chia sẻ những điều bạn nghĩ rằng họ nên cải thiện và lý do bạn nghĩ như vậy. Cuối cùng, kết thúc bằng cách giúp họ đạt được mục tiêu đã đề ra. Tôi đã nhận thấy, bằng cách trao đi những phản hồi mang tính xây dựng này, đội ngũ của tôi đã tạo dựng nên môi trường tương tác với những trải nghiệm tích cực cho các bên.
Sử dụng các cụm từ gắn kết
Thông thường, bạn sẽ có xu hướng nhìn nhận từng thành viên riêng lẻ trong đội ngũ. Điều này có thể tạo ra sự “chia rẽ ngầm” bên trong nội bộ. Tuy nhiên, nếu sử dụng cụm từ như “chúng ta”, bạn có thể tạo ra cảm giác gắn kết giữa các thành viên. Vì vậy, thay vì nói rằng “bộ phận kế toán đang tìm kiếm ứng viên mới”, hãy nói “chúng ta đang cần tuyển thêm một kế toán” hoặc “bộ phận kế toán của chúng ta đang tuyển thành viên”. Sự điều chỉnh ngôn từ này thoạt nghe có vẻ không đáng kể. Tuy nhiên, chúng phát đi tín hiệu nhắc nhở các thành viên rằng chúng ta đang làm việc cùng nhau. Từ đó, cảm giác gắn kết sẽ tăng lên. Ngoài ra, cách nói này cũng phá vỡ “bức tường” ngăn cách giữa các chức vụ, bộ phận trong công ty.
- Xem thêm: Hiểu nhân viên để khích lệ họ
Tạm dừng trước khi nói
Chúng ta thường nói quá nhanh và đưa phản hồi ngay khi có suy nghĩ bật ra trong đầu. Thay vì vậy, trước khi phản hồi, hãy dành một khoảng yên lặng ngắn, dõi theo hơi thở và sắp xếp suy nghĩ trước khi nói. Trong một số trường hợp, tác động trong lời nói có thể gia tăng nếu bạn đợi đến một lúc sau hoặc hôm sau để nói. Khoảng thời gian tạm dừng này rất quý giá vì chúng giúp bạn lọc lại các thông điệp tiêu cực trong suy nghĩ.
Kết
Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của từ ngữ. Nói đúng lúc, đúng cách có thể tạo ra tác động rõ nét lên mối quan hệ giữa bạn và mọi người xung quanh. Bạn có thể truyền cảm hứng hoặc tạo ra chia rẽ chỉ bằng lời nói. Vì vậy, môi trường làm việc xung quanh thế nào đều hoàn toàn tùy thuộc vào cách bạn tạo ra chúng bằng ngôn từ của mình.
