Chia sẻ của Philip Smyth, tác giả quyển Making Things Better: A Practical Guide For Manufacturing Managers (Làm tốt hơn: Một hướng dẫn cho quản lý sản xuất) xuất bản năm 2013, về một trò chơi thú vị dành cho cấp quản lý sản xuất, được tóm tắt như sau:
“Tôi thích chơi trò chơi này cùng với những tổ trưởng trong nhà máy trước khi tôi trở thành lãnh đạo của họ. Chúng tôi chọn một vị trí không bị ai làm gián đoạn và bắt đầu cuộc chơi bằng cách để mọi người cùng tha hồ tưởng tượng về hình ảnh của nhà máy lúc đã trở thành một nơi hoàn hảo, hiện đại, cực kỳ hiệu quả, tạo ra các sản phẩm chất lượng cao, luôn đạt mong đợi của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu về an toàn, môi trường và giá thành”.
Trò chơi bắt đầu bằng một câu hỏi. Smyth chia sẻ: “Tôi yêu cầu họ đi một vòng nhà máy hoàn hảo trong trí tưởng tượng và ghi các ý kiến của họ lên bảng, không sửa chữa gì cả”. Câu hỏi đầu tiên là: “Nếu là khách đến thăm nhà máy thì anh chị sẽ nhìn thấy gì ở “nhà máy hoàn hảo” của chúng ta?”.
Tóm tắt các câu trả lời như sau: “Ai cũng biết phải làm gì, nguyên vật liệu và sản phẩm đúng theo tiêu chuẩn, luôn có sản phẩm vừa đủ trong kho theo yêu cầu, nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, màu sơn mới, mọi vật nằm đúng chỗ, thiết bị hiện đại, hầu hết máy móc hoạt động, không có máy dừng đột xuất, biện pháp bảo trì ngăn ngừa luôn đúng hạn…”.
Trò chơi được Smyth tiếp tục với một câu hỏi thứ hai “Còn những người đang làm việc tại nhà máy thì thế nào? Họ đang làm gì, trang phục ra sao?”. Các câu trả lời là: “Trang phục đúng yêu cầu của công việc, được đào tạo kỹ và chuyên nghiệp, họ là người đa kỹ năng, thân thiện và hợp tác, đúng tinh thần làm việc theo nhóm, biết mình phải làm gì, biết kiểm tra tình trạng thiết bị, hiểu rõ mục đích…”.
Một câu hỏi khó hơn được đặt ra và là câu hỏi mấu chốt của trò chơi: “Anh chị thấy mình ra sao trong “thế giới hoàn hảo” ấy?”.Tùy kinh nghiệm quá khứ mà những câu trả lời được nêu ra, và rất khó tóm tắt so với hai câu hỏi trước.
Điểm chính là trong một “thế giới hoàn hảo” thì ai cũng nghĩ rằng vai trò của mình sẽ khác đi nhiều so với hiện tại. Hầu như mọi người đều có sự lo ngại. Sau khi loại bỏ các ý kiến trùng lắp trong đáp án và yêu cầu mọi người ưu tiên độ quan trọng của mỗi việc, Smyth chọn ra công việc có độ quan trọng nhất và hỏi tiếp: “Ngày hôm nay anh (chị) đã dừng lại những đâu nào?”.
Lại một loạt các điểm dừng được nêu ra, kèm theo những nguyên nhân thuộc lĩnh vực khác nhau, lúc thì thiết bị, lúc thì ở các phòng ban, lúc thì sản phẩm lỗi, lúc thì vấn đề bảo trì,… Hóa ra danh sách công việc cuối cùng là danh sách những vấn đề, và mọi người nói về hai công việc chính là giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro…
Lợi ích của trò chơi này là sau khi giúp người ta tưởng tượng về tương lai thì trò chơi gần như giao quyền để mọi người nghĩ ra cách hành động của họ, cho theo kịp với một thế giới “hoàn hảo”. Cụ thể là mọi người chạm ngay đến vấn đề phát triển bản thân cho hợp với “thế giới hoàn hảo” đã tưởng tượng đến.
Sau này Smyth mới nhận ra là đây không hẳn là một trò chơi, mà là một cách huấn luyện. Chính câu hỏi khó đã làm dậy lên nhu cầu đào tạo trong từng người và họ tự cam kết sẽ thực hiện. Điều đáng nói là chúng tình cờ kéo mọi người ra khỏi vùng an toàn lâu nay của họ và giống như cấp cho họ quyền hạn nhiều hơn hiện tại để có thể quyết định làm những gì trong chức năng của họ, một khi “thế giới hoàn hảo” xuất hiện.
Chia sẻ này thú vị, đơn giản và hứa hẹn là ai cũng tham gia chơi được. Đó cũng là lý do mà tác giả cho biết ông vẫn rất thích trò chơi này…
