Email là một trong các phương tiện trao đổi làm việc chính tại các nước phát triển. Ở nước ta, việc sử dụng email trong công việc cũng đã trở thành hoạt động hằng ngày của đa số doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực.
Nhưng khi bạn nhận được khoảng 150 email công việc hằng ngày, inbox của bạn nhanh chóng trở thành một trong những nguyên nhân chính khiến bạn căng thẳng, mệt mỏi. Sự căng thẳng đó còn tăng lên gấp bội đối với những người đứng đầu của một công ty hoặc tổ chức.
Vậy làm sao những người bận rộn kiểm soát được “quái vật” inbox của họ? Chúng ta hãy tìm hiểu cách mà những Tim Cook, Bill Gates kiểm soát vấn đề này và tìm ra một cách xử lý email phù hợp với chính mình:
Tim Cook, CEO của Apple, đọc hầu hết hơn 700 email hằng ngày
Ông dậy lúc 3g45 để bắt đầu một ngày mới thuận lợi hơn, nhất là với email. Ông cho biết hằng ngày thường nhận được từ 700 đến 800 email, “và tôi đọc hầu hết số đó… mỗi ngày. Tôi mắc bệnh tham công tiếc việc”.
Ivanka Trump đi tìm “máy sản xuất email”
“Cũng giống như những điều khác trong cuộc sống, bạn phải kiểm soát inbox của mình, nếu không nó sẽ kiểm soát bạn”, người kế nhiệm tương lai Trump Organization và lãnh đạo của thương hiệu thời trang Ivanka Trump viết trên tờ Fortune.
Một phương pháp cô sử dụng để kiểm soát email là “giải quyết tận gốc vấn đề”: định kỳ rà soát inbox để tìm những người thường xuyên gửi email cho cô, đặc biệt với những người thường gửi “email dài, nhiều nội dung mà thực ra nên được thảo luận trực tiếp hơn là qua email”, và sắp xếp lịch hẹn hằng tuần với họ để giải quyết các vấn đề vướng mắc.
- Xem thêm: Đừng để mất kiểm soát vì email
Dần dần, những người này chỉ có thể email cho Trump khi có một vấn đề gì khẩn cấp.
“Tôi phát hiện ra rằng một nhóm nhỏ những “máy sản xuất email” như vậy góp phần khá lớn trong sự quá tải email của mình”, cô nói.
Jeff Weiner, CEO của LinkedIn gửi ít email để nhận về ít email hơn
Theo Weiner, quy tắc vàng trong quản lý email là: nếu bạn muốn nhận được ít email hơn, hãy gửi ít email hơn.
Anh viết trên LinkedIn rằng mình nhận ra quy tắc này khi còn làm ở công ty trước đây, sau khi hai đồng nghiệp thích-trao-đổi-email rời công ty, inbox của anh đã giảm gần 30% số lượng.
“Hóa ra, không chỉ email đến mới làm inbox của tôi đầy tràn, chính những email phản hồi của tôi và những người tôi thêm vào danh sách nhận mail, rồi họ trả lời…. và cứ thế số lượng email nhân lên”, Weiner viết.
Anh tiếp tục: “Sau khi nhận ra được những gì đang diễn ra, tôi quyết định tiến hành một thí nghiệm: tôi sẽ không viết email trừ khi thật sự hết sức cần thiết. Kết quả: số lượng email giảm đáng kể và inbox trở nên dễ kiểm soát hơn nhiều. Từ đó, tôi đã cố gắng để giữ vững quy tắc này”.
Tony Hsieh, CEO của Zappos thuê một đội “ninja” toàn thời gian để giải quyết
Trong một bài viết ấn tượng trên Quora về thói quen sử dụng email của các CEO, Michael Chen, một nhà báo đã từng phỏng vấn Hsieh, viết rằng vị CEO của Zappos có một đội ngũ bốn đến năm nhân viên giải quyết email toàn thời gian.
“Tên gọi đùa trong văn phòng dành cho đội này là ninja email”, Chen nói.
Katia Beauchamp, nhà đồng sáng lập Birchbox, yêu cầu nhân viên ghi rõ thời hạn trả lời email
Người sáng lập và CEO của Birchbox nói với tờ báo điện tử Lifehacker rằng cô rất cương quyết yêu cầu mọi người trong công ty phải chỉ rõ thời hạn họ cần nhận phản hồi trong tất cả mọi email họ gửi đi. Đó là một trong những cách cô tiết kiệm thời gian hữu hiệu nhất.
“Cách này giúp cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên nhanh chóng hơn rất nhiều”, cô nói.
Jonathan M. Tisch, nhà quản lý tại Loews không bao giờ bắt đầu email với từ “Tôi”
“Sếp của tôi đã từng nói với tôi rằng khi viết một bức thư – và trong thời đại bây giờ là email – đừng bao giờ bắt đầu một đoạn với từ “Tôi”, bởi vì điều đó lập tức gửi đi một thông điệp rằng anh nghĩ mình quan trọng hơn người mình đang giao tiếp” – Tisch nói với Adam Bryant (New York Times).
- Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…
Ông nói rằng khi bạn phải suy nghĩ về việc làm cách nào bắt đầu một câu mà không đề cập bản thân và những điều mình muốn trước tiên, điều đó sẽ giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn và cân nhắc kỹ lưỡng hơn những vấn đề mình muốn giải quyết.
Bill Gates, nhà đồng sáng lập Microsoft cảm thấy có phúc khi giờ đây ông có quá ít email để mà căng thẳng
Gates cho biết hiện tại ông chỉ nhận được từ 40 đến 50 email mỗi ngày.
“Cho nên tôi trả lời một số, rồi làm tiếp một ít nữa vào buổi tối. Chỉ cần tôi nhớ quay lại trả lời hết những email nào chưa trả lời là ổn”, ông nói.
Jeff Bezos, CEO của Amazon chuyển tiếp các email quan trọng với chỉ một ký tự
Khi một khách hàng gửi email cho Bezos để phàn nàn về một vấn đề gì đó liên quan đến Amazon, mà điều này họ có thể làm rất dễ dàng, Bezos thường chuyển tiếp email đó cho người phụ trách liên quan, và chỉ thêm một ký tự “?”.
“Khi nhân viên Amazon nhận được một dấu chấm hỏi từ email của Bezos, họ phản ứng như thể họ vừa phát hiện một quả bom đang hẹn giờ vậy”, tờ Businessweek viết.
- Xem thêm: Kiêng cữ thông tin
“Họ thường có khoảng vài tiếng đồng hồ để giải quyết vụ việc mà vị CEO vừa đưa vào tầm ngắm và chuẩn bị một bài giải trình cặn kẽ vì sao sự cố đó xảy ra, để trình cho cấp trên của họ kiểm tra trước khi trả lời cho Bezos”.
Arianna Huffington, người đồng sáng lập tờ Huffington Post áp dụng “3 Không” trong email
Bà Huffington có ba quy tắc đơn giản cho email:
- Không đọc hoặc trả lời email nửa tiếng trước khi đi ngủ
- Không đọc email ngay khi vừa ngủ dậy
- Không đọc email khi bà đang ở bên cạnh các con
“Lần cuối cùng mẹ tôi nổi giận với tôi trước khi bà mất là lúc bà thấy tôi đang vừa nói chuyện với các con mình vừa đọc email”, Huffington viết trong cuốn sách Vươn lên của mình. “Kết nối hời hợt với cả thế giới có thể ngăn cản chúng ta kết nối sâu sắc với những người gần gũi ta nhất – và ngay cả với chính bản thân mình”.
Tim Armstrong, CEO của AOL cố gắng không gửi quá nhiều email vào sáng sớm
Cựu quản lý tại Google nói với tờ Guardian rằng anh không ngủ nhiều. Anh thức dậy vào khoảng 5g hoặc 5g15 hằng ngày để tập thể dục, đọc và dành thời gian cho con gái giữa của mình, vì cô bé cũng là người dậy sớm.
Nhưng anh cho biết anh cố gắng không đụng đến email cho đến 7g sáng.
Chad Dickerson, CEO của Etsy có một hệ thống để ghi nhớ các mối quan hệ
Vị CEO của Etsy nói với tờ Fast Company rằng bất cứ thứ gì cũng cần một hệ thống để quản lý.
Ví dụ, mỗi khi gặp một người mới, ông lưu thông tin liên lạc của họ cùng với những ghi chép về thời điểm họ gặp mặt và những điều họ đã trao đổi. Với cách này, mỗi khi ông gửi email cho một người nào đó mới gặp, ông có thể nhắc lại cuộc gặp của họ trước khi tiếp tục các vấn đề khác.
Kara Goldin, nhà sáng lập và CEO của Hint Water dậy sớm để kiểm tra email
Goldin xem thời gian buổi sáng sớm là một phần quan trọng trong ngày làm việc và dành trọn những giờ đầu tiên của một ngày cho việc kiểm tra email và sắp xếp lịch làm việc.
Cô nói cô mở email ngay khi ngủ dậy lúc 5g30 sáng vì “việc này giúp tôi biết rõ mình phải làm gì trong suốt 12 tiếng còn lại của ngày và những gì tôi cần phải ưu tiên khi tôi đến văn phòng”.
Ryan Holmes, nhà sáng lập và CEO của Hootsuite tuyên bố “phá sản” email
Khi bị quá tải trầm trọng với inbox của mình, Holes tuyên bố “phá sản email” và xóa hết tất cả mọi thứ trong inbox để “làm lại từ đầu”.
Anh nói rằng điều này chỉ nên làm một lần trong vài năm, và người thực hiện nên thêm một dòng giải thích vào phần chữ ký của mình sau khi xóa tất cả các email chưa đọc. Có thể là một đoạn ngắn như thế này: “Rất xin lỗi nến tôi chưa trả lời email trước của bạn. Để trở thành người giao tiếp tốt hơn, tôi đã khai báo phá sản email của mình”, anh chia sẻ.
Eric Schmidt, chủ tịch của Alphabet (trước đây là Google)
Trong cuốn sách Google làm việc ra sao của mình, cựu CEO của Google viết: “Hầu hết những người giỏi nhất – và bận rộn nhất – phản hồi email rất nhanh chóng, không chỉ với một vài người mà với tất cả mọi người”.
Ngay cả khi câu trả lời chỉ là “Đã hiểu”, Schmidt cho rằng phản hồi nhanh chóng tạo ra một môi trường giao tiếp năng động và một văn hóa tích cực.
Randi Zuckerberg, nhà sáng lập Zuckerberg Media “bấm nút tạm ngừng” email
Zuckerberg trả lời Marie Claire rằng cô có hai nguyên tắc quan trọng trong quản lý email:
- Đợi ít nhất 20 phút sau khi ngủ dậy rồi mới bắt đầu đọc email.
- Hoãn lại việc gửi email khi đang cảm thấy quá xúc động.
“Bạn sẽ thở phào nhẹ nhõm rằng mình đã không gửi một email trong lúc đang quá xúc động ngay sau khi bạn đọc lại những gì mình đã viết”, cô nói.
Lars Dalgaard, nhà quản lý từ công ty đầu tư mạo hiểm Andreessen Horowitz, không cho phép nhân viên phàn nàn qua email
Trong một phỏng vấn với tờ New York Times, Dalgaard nói rằng nếu một nhân viên gửi email cho ông phàn nàn về một đồng nghiệp, ông thêm người đang bị phàn nàn vào trong email trả lời và viết “Hi, Kim, có vẻ như Carl đang có vài vấn đề anh ấy muốn trao đổi với cô. Tôi rất muốn hai bạn gặp nhau và giải quyết xong vấn đề”.
Dalgaard chia sẻ phương pháp này truyền tải một thông điệp rằng gặp mặt và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn là cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc giữa các đồng nghiệp.
- Xem thêm: Tập cho nhân viên tự giải quyết xung đột
“Khi bạn nhìn vào mắt ai đó, bạn sẽ không thể cư xử quá thô lỗ. Bạn phải suy nghĩ để hành động hợp lý”, ông giải thích. Ông cho rằng khi việc trao đổi trực tiếp trở thành thói quen trong cuộc sống, nó trở thành phần thú vị nhất. “Trong thực tế, tôi chủ động tìm những cơ hội như vậy, vì đó là nơi tôi có thể đóng góp nhiều nhất. Nếu bạn có thể làm cho những người bảo thủ trong tổ chức nói chuyện được với nhau, khi đó bạn đã có được sức ảnh hưởng lớn đến tổ chức của mình”.
Tom Patterson, CEO của Tommy John chặn email những ngày làm việc trong tuần
Theo Betty Liu, Patterson cài đặt trả lời email tự động thể hiện rằng anh sẽ không thể kiểm tra email các ngày trong tuần, với lời nhắn: “Hiện tại, tôi chỉ có thể kiểm tra email trước 9g sáng và sau 5g chiều, do đó việc trả lời email sẽ có thể chậm. Nếu có việc gấp xin mời bạn gọi điện hoặc nhắn tin cho tôi”.
Patterson giải thích rằng cách này đã giúp anh “tập trung nhiều hơn vào các hoạt động kinh doanh và chiến lược, cho phép tôi tập trung tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn. Cách này cũng buộc tôi phải trao quyền cho những người khác để phản hồi nhanh chóng hơn”.
Jason Dooris, CEO của Atomic 212 không bao giờ gửi email cho nhân viên của mình, và không cho phép nhân viên của mình gửi email cho nhau
“Chúng tôi cắt bỏ hoàn toàn email nội bộ”, Dooris chia sẻ với tờ Business Insider.
Dooris đã thấy mệt mỏi với việc mọi người lạm dụng email như phương tiện giao tiếp chính với các đồng nghiệp. “Trong một môi trường văn phòng, tôi không thấy thực sự cần thiết để gửi email cho một đồng nghiệp trong khi họ chỉ cách bạn có vài bước, và bạn hoàn toàn có thể trò chuyện nhanh chóng với họ để giải quyết công việc”, anh nói.
- Xem thêm: Đọc thông tin có hiệu quả
Thay cho email, Dooris và nhân viên của mình sử dụng Wunderlist để kiểm soát các đầu mục công việc, Dropbox để chia sẻ các tập tin và nói chuyện trực tiếp cho tất cả mọi hoạt động khác. Ngoại lệ duy nhất có thể được dùng email là các thư mời sự kiện.
