Ngày nay, tại các văn phòng, mọi nhân viên đều có máy tính đặt trước mặt, vì thế vấn đề tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên đáng chú ý hơn.
Vẫn biết doanh nghiệp phải đầu tư để tạo các kênh dẫn thông tin vào và ra qua hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin của mình, nhưng việc nhân viên sử dụng thông tin thu lượm được vào công việc để tạo được hiệu quả đến đâu thì lại rất khó đong đếm. Trong các biện pháp tổ chức sử dụng thông tin thì biện pháp định hướng cho nhân viên đọc thông tin có hiệu quả là rất quan trọng.
Nhà tâm lý và người sáng lập Trans4mind – Peter Shepherd, tác giả những quyển sách nổi tiếng như Transforming the Mind, Daring to be Yourself… đã cùng Gregory U. Mitchell viết ra The speed reading course, trong đó giới thiệu: “Đọc là một quy trình truyền thông đòi hỏi một loạt các kỹ năng, là một quy trình tư duy chứ không đơn thuần chỉ là hoạt động của mắt. Đọc hiệu quả cần một chuỗi các mẫu tư duy, và các mẫu này cần được thực hành để chúng thấm dần vào trí óc”.
Họ giới thiệu tóm tắt về biện pháp định hướng cho nhân viên đọc thông tin có hiệu quả bằng lời khuyên phải luyện tập để phối hợp một cách hài hòa sự tập trung vào thông tin của não trái với sự chú ý đến sự vật xung quanh của não phải.
Sự liên kết tốt giữa hai bán cầu não sẽ giúp chúng ta tư duy sáng tạo và có được cảm nhận cân bằng khi ý tưởng và cảm giác hòa hợp với nhau. Tiếp đó, hai tác giả trên còn trình bày bảy quy trình cơ bản trong khi đọc như sau:
- Sự nhìn nhận là kiến thức của người đọc đối với các biểu tượng ký số hoặc ký tự.
- Sự so sánh là quy trình vật lý cho nhận thức và đọc lướt.
- Tích hợp bên trong là hiểu biết cơ bản từ chính việc đọc tư liệu, có sự lệ thuộc tối thiểu vào kinh nghiệm quá khứ, ngoài kiến thức về ngữ pháp và từ vựng.
- Tích hợp bên ngoài là phân tích, phê bình, đánh giá, chọn lọc và bỏ qua, đòi hỏi người đọc phải vận dụng những kinh nghiệm đã tích lũy được trong công việc.
- Ghi nhớ là khả năng lưu giữ thông tin qua ký ức của từng người.
- Hồi tưởng là khả năng khôi phục thông tin từ ký ức.
- Giao tiếp là việc truyền đạt thông tin tiêu thụ được và có thể chia thành bốn loại, gồm giao tiếp qua văn bản, giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp bằng hình vẽ và giao tiếp với chính bản thân.
Do việc đọc (và kể cả việc học hỏi) có liên quan đến các thói quen nên nhiều người vẫn đọc theo cách mà họ được dạy từ lúc ở trường tiểu học và tốc độ đọc do vậy chỉ được khoảng 250 từ/phút.
Trong khi đó cũng có không ít người có thể tư duy với tốc độ 500 từ/phút hoặc nhanh hơn, do vậy tư duy của họ nhanh gấp đôi tốc độ đọc của mắt, nhưng một số người nếu không tập trung trí óc tối đa khi đọc thì đọc mà không hiểu rõ nghĩa. Đó là trường hợp đọc nhanh nhưng không hiệu quả.
Từ đó, vấn đề định hướng huấn luyện cho nhân viên đọc thông tin có hiệu quả (đọc nhanh mà hiểu chính xác, hiểu rõ) được đặt ra. Khi sở hữu kỹ năng này càng nhuần nhuyễn, đội ngũ nhân viên càng tăng được năng lực làm việc. Mỗi nhân viên thực sự sẽ mạnh lên rất nhiều khi họ có năng lực hấp thụ và xử lý thông tin một cách chuyên nghiệp.
- Xem thêm: Tránh quá tải thông tin, dễ hay khó?
Có một nguyên tắc rất quan trọng trong việc hướng dẫn nhân viên luyện kỹ năng đọc hiệu quả là khi đọc một đoạn văn bản thì không được phép bỏ qua một từ hay một khái niệm nào chưa hiểu. Việc bỏ qua như vậy làm cho phần văn bản còn lại trở thành khó hiểu, dẫn đến sự thiếu tập trung và chán nản. Khi bắt đầu cảm thấy khó hiểu, hãy quay lại phần đã đọc, đã hiểu tốt để bắt đầu đọc tiếp từ phần ngay sau đó.
Trên internet giới thiệu khá nhiều phương pháp đọc hiệu quả một cách cụ thể và thiết thực (có cả những công cụ có thể đặt mua được) để giúp chúng ta rèn luyện kỹ năng đọc.
Các nhà quản trị doanh nghiệp có thể chủ động quyết định thời điểm bắt đầu thực hành việc đọc hiệu quả cho đội ngũ nhân viên của mình và từng bước nâng cao yêu cầu để đạt tới mục tiêu bất cứ nhân viên nào cũng có khả năng ấy.
