Quyển sách Remote: Office Not Required (Làm từ xa: Không cần văn phòng) của Jason Fried và David H. Hansson là một câu chuyện về làm việc từ xa, còn ít được biết đến so với cách làm việc ở văn phòng truyền thống hiện nay.
Công nghệ ngày nay cho phép việc truyền thông và phối hợp công việc giữa nhiều người ở các vị trí xa nhau, vào bất kỳ lúc nào. Câu chuyện còn cho thấy vấn đề con người vẫn là bức tường ngăn cản việc phát triển nhanh cách làm này.
Làm việc ở đâu?
Câu trả lời chắc chắn là ở văn phòng. Vấn đề là ngoài hình thức đó, thì bây giờ hiện tượng nhân viên mang việc làm tiếp “ở nhà” hoặc ngay lúc đang kỳ nghỉ, đã làm cho ranh giới văn phòng khác trước đây.
Theo hai tác giả thì văn phòng “kiểu cũ” đã băm nát thời gian của nhân viên. Mười lăm phút đứng ở đây, rồi mười phút đến chỗ kia, hai mươi phút ngồi tại nơi này, rồi năm phút đi nơi khác. Thời gian bị cắt rời nhận điện thoại, họp và một chuỗi triền miên làm gián đoạn công việc của họ.
Đặc biệt, với những việc quan trọng, cần sự sáng tạo, cần đầu tư suy nghĩ – những công việc luôn sợ sự gián đoạn – mà nhân viên phải chịu đựng sự gián đoạn liên tục không thể chống lại được thì thật sự bức bối. Vậy là môi trường làm việc từ xa, đáng mơ ước đã trở nên hấp dẫn.
Khi nhân viên không còn bị gián đoạn công việc, họ tập trung hơn, hiệu quả hơn, nhưng cũng sẽ vô hình hơn. Do vậy để cho nhân viên làm việc ở văn phòng khác khuôn khổ văn phòng “kiểu cũ” là một thách thức khó chịu cho nhà quản lý.
Những ngờ vực được nêu ra: Biết là nhân viên làm việc thực hay đang lo việc riêng? Vấn đề chính là công việc được giao và tiêu chí thế nào là hoàn thành công việc. Còn làm ở đâu và ra sao chỉ là yếu tố phụ.
Chấm dứt việc đi lại để lấy thêm thời gian làm việc
Hai tác giả chia sẻ: thật ra không ai thích đi lại cả. Thời gian đi lại gây ra bao nhiêu phiền toái và tốn kém cho người đi làm. Và kéo theo vô vàn khó khăn để nhân viên có mặt kịp lúc nơi văn phòng làm việc.
Và sự đi lại không phải chỉ là tốn kém riêng của cá nhân mà là của cả quốc gia, để có đủ đường sá cho mọi người đi lại làm việc chẳng hạn. Giảm đi lại hóa ra có lợi không phải chỉ cho cá nhân, doanh nghiệp mà toàn xã hội. Nó làm giảm đi rủi ro trong giao thông, giảm ô nhiễm môi trường khí thải từ các loại xe, trả lại bầu không khí trong lành cho mọi người. Các tác giả chốt lại là giảm đi lại sẽ mang đến sức khỏe cho mọi người.
Ngoài ra còn tránh được những hệ lụy như: di chuyển đường dài làm con người béo phì lên, căng thẳng và mệt mỏi. Bớt được mỗi ngày một tiếng rưỡi cho đi lại, nghĩa là bảy tiếng rưỡi mỗi tuần, tức là từng cá nhân thu hồi được từ 300 đến 400 giờ mỗi năm dành cho những việc bổ ích khác. Một kết quả cực kỳ hứa hẹn.
Trong quyển sách, các tác giả có một hình vẽ minh họa: Một người phi ngựa (phương tiện đi lại của thời xưa) và một mũi tên chỉ đến hình chiếc ôtô (phương tiện đi lại hiện nay) rồi tiếp mũi tên dẫn đến chiếc máy laptop (một loại hình “đi lại” mới, trong đó thông tin thì “đi lại” còn con người thì ngồi yên một chỗ).
Tại sao chưa làm được
Trong khi công nghệ ngày nay chứng tỏ là ranh giới văn phòng làm việc đã mở rộng ra đến… nhà của mỗi nhân viên, cùng rất nhiều lợi ích đầy hứa hẹn mà doanh nghiệp và nhân viên được hưởng, thì làm việc từ xa vẫn còn phát triển rất chậm.
Theo các tác giả thì vấn đề chính là mọi người vẫn đang cùng suy nghĩ rằng thời gian làm việc tốt nhất của con người là trong khung từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, vì thế mọi việc phải được tổ chức quanh khung thời gian này. Do vậy là phải tập trung, phải đi lại và phải chấp nhận sống chung với những chuỗi gián đoạn công việc trong các văn phòng “kiểu cũ”, và người quản lý vẫn yên tâm là nhân viên của mình luôn có mặt.
Ý tưởng của hai tác giả xem ra còn lâu mới thành một hiện thực rộng rãi, nhưng đó là ý tưởng không tồi, vì xu hướng này đang rõ ra dần…
