10.000 nhân viên của Google trải rộng trên 150 thành phố, tại hơn 50 quốc gia. Vì vậy họ thường xuyên giải quyết công việc thông qua video chat.
Trong suốt hai năm, Veronica Gilrane, quản lý Phòng nghiên cứu con người và đổi mới tại Google đã khảo sát 5.600 nhân viên của công ty và tổ chức khoảng 100 nhóm tập trung. Cô công bố những phát hiện về việc tạo nên văn hóa họp online.
1. Cho phép và khuyến khích nói chuyện phiếm
Nếu bạn không làm việc trong cùng văn phòng với các đồng nghiệp, bạn sẽ ít có cơ hội gặp mặt, nói chuyện và làm quen với họ.
Các nhân viên làm việc từ xa có thể thông qua các cuộc họp để xây dựng mối quan hệ cá nhân. Khi bắt đầu một cuộc họp, bạn thường muốn đi thẳng vào vấn đề chính nhằm đạt hiệu quả làm việc cao nhất. Tuy nhiên, Google khuyên bạn nên bắt đầu cuộc họp bằng một câu hỏi mở đầu như: “Bạn đã làm gì vào cuối tuần qua?”.
- Xem thêm: Kết nối nhân viên cũ
Một vài phút nói chuyện phiếm hoàn toàn không vô nghĩa. Qua đó, các nhân viên từ những đất nước khác nhau có cơ hội kết nối. Nếu bạn là một quản lý, hãy thúc đẩy văn hóa này. “Chúng tôi nhận ra rằng những quản lý làm gương và cố gắng tìm hiểu các thành viên thuộc nhóm phân tán có sức ảnh hưởng lớn hơn”, Gilrane nói.
Thậm chí, bạn nên đến sớm vài phút trước các cuộc họp để trò chuyện với các đồng nghiệp khác về những chủ đề không liên quan đến công việc.
2. Đối với các cuộc họp định kỳ, thay đổi thời gian
Tại Google, 30% cuộc họp đều liên quan đến những nhân viên lệch hai hoặc nhiều múi giờ. Ví dụ, một người tại châu Á phải thức dậy vào nửa đêm để tham dự một cuộc họp với các đồng nghiệp có trụ sở tại Mỹ.
Do quy mô nhóm và địa điểm nhân viên làm việc, rất khó để phân bố phù hợp với thời gian làm việc của mọi người. Nếu các nhóm thường xuyên có những buổi họp định kỳ, hãy thay đổi thời gian họp mỗi tuần. Điều này giúp tạo sự công bằng, không để một bên luôn phải dậy sớm hay thức khuya.
3. Sử dụng lời nói và khuôn mặt
Hầu hết mọi người đều tắt tiếng khi họ không nói chuyện để giảm thiểu tiếng ồn xung quanh. Tuy nhiên, nếu video và micro luôn tắt tiếng, mọi người không thể nhìn và nghe nếu bạn tham gia vào cuộc họp. Gilrane khuyên rằng bạn nên cho mọi người thấy bạn đang lắng nghe.
Đồng thời, bạn nên lưu ý về ngôn ngữ cơ thể – phản ánh bạn có mặt trong cuộc họp. Gật đầu nếu bạn đồng ý, không khoanh tay hay ngồi trượt trên ghế và ngồi thẳng để cho thấy bạn đang lắng nghe.
Khi tham dự một cuộc họp video, hãy phóng to để những người tham dự bên kia có thể thấy được nét mặt bạn. Gấp máy tính xách tay bởi nếu bạn liên tục gõ phím (và không phải người ghi báo cáo) thì rõ ràng, bạn đang không chú ý.
