Để điều hành tốt công việc, các nhà quản trị kinh doanh cần phải tập trung vào chất lượng của các câu hỏi định đặt ra cho nhân viên của mình. Việc dành thời gian cho việc cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi sẽ rất có ích cho bản thân các nhà quản trị cũng như cho doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là cần đưa ra những câu hỏi đúng cho đúng người và vào đúng thời điểm.
Liệu có bộ câu hỏi chuẩn nào dành cho các nhà quản trị kinh doanh không? Terry Fadem – tác giả cuốn sách The Art of Asking (tạm dịch: Nghệ thuật đặt câu hỏi, do Nhà xuất bản Pearson ấn hành năm 2009) từ câu hỏi trên đã bỏ công soạn một bộ câu hỏi cơ bản dành cho các cấp quản lý thuộc bất kỳ tổ chức, tình huống, địa bàn và ngôn ngữ nào. Đây chính là công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý khai thác triệt để các thông tin cần thiết khi làm việc với đội ngũ nhân viên của mình.
Những câu hỏi cơ bản
Trong mọi tình huống, các câu hỏi cơ bản lâu nay vẫn rất hiệu nghiệm, đó là “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”, “Tại sao?”, “Ai?”, “Như thế nào?”, “Bao nhiêu?”, “Điều gì xảy ra nếu?”… Terry Fadem cho rằng các nhà quản lý cần bổ sung một số từ quan trọng như “có thể”, “có khả năng”, “nếu như”… khi đặt câu hỏi để khai thác thông tin sâu hơn.
Tác giả còn nêu ra mười điều nên làm để nâng cao khả năng giao tiếp của nhà quản lý, đặc biệt là trong khi đặt câu hỏi, đó là:
- Thẳng thắn.
- Giao tiếp bằng mắt.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng.
- Dùng câu hỏi có cấu trúc đơn giản.
- Ngắn gọn.
- Tập trung vào điều đang cần biết.
- Mục đích của câu hỏi thật rõ ràng.
- Câu hỏi phải thích hợp với tình huống và với người được hỏi.
- Cách đặt câu hỏi phải phản ánh đúng ý định của người hỏi.
- Biết cách sử dụng câu trả lời.
Đặt câu hỏi là kỹ năng để quản lý hiệu quả
Các cấp quản lý cần nêu ra những câu hỏi để hiểu rõ vấn đề, từ đó điều hành hoạt động của tổ chức trôi chảy, thành công. Do vậy, bất cứ nhà quản trị nào cũng cần xác định xem doanh nghiệp mình cần biết những điều gì bằng cách sử dụng những câu hỏi cơ bản và vận dụng mười điều nêu trên.
- Xem thêm: Đặt câu hỏi cho nhân viên
Để giải quyết thành công các vấn đề, nắm bắt được cơ hội và đạt các mục tiêu thì các nhà quản trị cần biết đặt câu hỏi liên quan đến những gì thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, trong bối cảnh cụ thể mà họ mong đợi có đầy đủ thông tin cần thiết, giúp cho việc ra quyết định chính xác, kịp thời. Fadem đã đúc kết lại thành một bộ quy tắc có tám yếu tố cơ bản trong việc đặt câu hỏi như sau:
- Chúng ta biết điều gì?
- Chúng ta chưa biết điều gì?
- Các mục tiêu của chúng ta là gì?
- Chúng ta cần biết thêm điều gì để đạt được các mục tiêu của chúng ta?
- Chúng ta phải tìm câu trả lời từ ai?
- Chúng ta sẽ tìm câu trả lời như thế nào?
- Kết quả mong đợi khi thực hiện điều biết được sẽ là gì?
- Chúng ta làm gì khi biết được câu trả lời?
Xem ra, việc đặt câu hỏi không chỉ đơn thuần là một năng lực giao tiếp, mà còn là một kỹ năng quan trọng, quyết định đến sự thành công trong vị trí quản lý.
