Đôi khi, nhà quản trị muốn đặt câu hỏi cho nhân viên để giúp họ phát hiện ra vấn đề nhưng không tìm được thời điểm thích hợp nên đành bỏ qua. Liệu lúc đó nhà quản trị có bỏ lỡ cơ hội đào tạo nguồn nhân lực?
Fadem, Terry J. – tác giả một cuốn sách do Nhà xuất bản Kindle ấn hành mang tên The Art of Asking: Ask Better Questions, Get Better Answers (tạm dịch: Nghệ thuật đặt câu hỏi tốt để nhận được câu trả lời tốt) cho rằng một khi câu hỏi vừa xuất hiện trong đầu nhà quản trị thì tốt nhất là lập tức nêu ra. Cho dù biết rằng câu trả lời sẽ không có ngay nhưng đó vẫn cứ là điều rất nên làm.
Theo tác giả, một quy tắc mà nhà quản trị doanh nghiệp cần luôn ghi nhớ là phải đặt câu hỏi sớm và thường xuyên. Tuy vậy, vẫn tồn tại những quan điểm khác nhau trong việc đặt câu hỏi, ví dụ có người cho rằng cần để dành câu hỏi để nêu đúng dịp, nhưng có những người khuyên nên làm ngược lại. Fadem chốt lại là nên tận dụng “thời gian thực”, đúng lúc câu hỏi xuất hiện, nếu không, mọi nỗ lực sau đó đều không mang lại kết quả như mong đợi.
Ông cũng đồng ý là vẫn có trường hợp cần phải gác lại câu hỏi, tức là không nhất thiết phải đặt câu hỏi ngay, nhưng gác lại chứ không phải là quên đi. Theo ông, mọi câu hỏi đều chứa đựng một yếu tố là tính cấp bách của vấn đề. Nếu xét thấy chưa cấp bách phải đặt câu hỏi ngay thì có thể tạm gác lại.
Tác giả còn nêu ý kiến là “đặt câu hỏi không phải như sử dụng đồng tiền”. Câu hỏi không sinh lợi theo kiểu gửi tiền vào ngân hàng để hưởng tiền lời sau một thời gian, mà phải tạo ra lợi ích ngay, càng nhanh càng tốt.
Chỉ cần qua một cú điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp là câu hỏi được nêu ra. Cũng có thể dùng email hay viết thư tay để truyền đạt câu hỏi, song có một ngoại lệ là nếu câu hỏi được đặt ra lúc sếp giận dữ hoặc có thể làm tổn thương ai đó thì cần hết sức thận trọng, tốt nhất là tạm quên nó đi, ví dụ câu hỏi “Sao anh khờ quá vậy?” không bao giờ mang lại lợi ích gì.
Tác giả từng chứng kiến một vị lãnh đạo cấp cao ngay trong lúc mở đầu một buổi họp đã đặt ra câu hỏi tương tự khi một nhà quản lý cấp trung đã ứng xử ngược lại với ý của ông ta khi xử lý một vấn đề tài chính rất hệ trọng đối với doanh nghiệp của họ. Những câu hỏi bùng nổ kiểu ấy sẽ chỉ hủy hoại hình ảnh người lãnh đạo chứ không tạo được tác dụng hay lợi ích nào.
- Xem thêm: Chuẩn bị trước khi gặp nhân viên
Ngược lại, thay vì tỏ ra giận dữ, câu hỏi mang tính phê phán nhưng pha chút hài hước lại dễ khiến người được hỏi hiểu ngay mình đang làm điều gì sai. Có thể câu trả lời không có, nhưng tác dụng của câu hỏi vẫn rất lớn và phát huy được hiệu quả.
Fadem cũng nêu ra một vấn đề khác: “Thế nào là câu hỏi đúng?”. Xem ra, không có một khuôn mẫu sẵn cho câu hỏi đúng, nhưng chính các nhà quản trị đều biết rằng câu hỏi đúng là câu hỏi sẽ nhận được câu trả lời đúng. Điều tối kỵ là không được đặt câu hỏi để làm tiền đề cho nhân viên nói dối hoặc bịa chuyện trong câu trả lời. Câu hỏi đúng phải là một kết quả của việc tư duy tích cực và các nhà quản trị nên rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi sao cho thật đúng.
Việc đặt câu hỏi vì thế đòi hỏi nhà quản trị phải tập trung trí tuệ để cân nhắc và chọn lựa, sao cho khi đã hỏi thì sự phản hồi từ phía nhân viên là những thông tin tương xứng với hiểu biết và khả năng quan sát, nhìn nhận vấn đề của chính họ.
