Chúng ta hiếm khi nghĩ rằng cách thiết kế nơi làm việc là một yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất lao động. Tuy nhiên, những cuộc nghiên cứu gần đây lại cho thấy vai trò quan trọng của không gian văn phòng. Theo một khảo sát được công bố trên Journal of Experimental Psychology (tạp chí Tâm lý thực nghiệm), một môi trường làm việc với thiết kế hỗ trợ tốt cho nhân viên sẽ giúp tăng năng suất của những công việc liên quan đến khả năng nhận thức lên 25% và có thể còn cao hơn nữa.
Cách thiết kế không gian làm việc đang trải qua sự thay đổi lớn về mặt sáng tạo. Từ những văn phòng với vách ngăn, nơi mà “mạnh ai nấy làm” trong một không gian tách biệt đến những không gian mở tăng cường sự hợp tác và bước thay đổi lớn kế tiếp có thể sẽ là xu hướng “thiết kế tích hợp đa chức năng”. Xu hướng thiết kế này thấu hiểu rằng mọi người cùng lúc cần nhiều không gian khác nhau do những nhu cầu thay đổi liên tục trong một ngày làm việc.
Nhân viên văn phòng ngày nay cần không gian làm việc riêng tư, những phòng họp linh hoạt – dành cho mọi thành phần và cả khu vực thư giãn. Đây là một văn phòng làm việc mà nhân viên có thể “chọn môi trường” – nơi hỗ trợ tốt nhất cho công việc của họ.
Những tập đoàn công nghệ hay các tên tuổi của Silicon Valley thuộc nhóm doanh nghiệp đầu tiên đón nhận khái niệm về một văn phòng tích hợp đa chức năng và trao quyền chủ động cho nhân viên. Thế nhưng, hiện nay những thiết kế văn phòng tuyệt vời như thế không còn là “độc quyền” của các công ty khởi nghiệp công nghệ nữa. Cách tư duy về một không gian làm việc tích hợp, đặc biệt là cách thức mà không gian ảnh hưởng đến hành vi đang trở nên phổ biến hơn.
Xu hướng thiết kế văn phòng tích hợp đa chức năng cũng hướng đến sự cân bằng hoàn hảo giữa tính riêng tư và sự hợp tác. Các nhà thiết kế đã thử nghiệm những không gian làm việc mở tại một tòa nhà văn phòng của Microsoft. Họ nhận thấy rằng một không gian được thiết kế cho nhóm 16-24 kỹ sư phần mềm thì “quá mở” – hệ quả là những người làm việc tại đây cảm thấy quá ồn ào và dễ mất tập trung. Sau đó, Microsoft đã điều chỉnh thiết kế này thành không gian dành cho nhóm 8-12 kỹ sư.
Để đạt được năng suất làm việc cao hơn, các công ty cần đáp ứng cả nhu cầu sáng tạo và tính linh hoạt, thử nghiệm “những cấu hình mới” và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể bổ sung những không gian riêng tư, có thể thêm bàn để đứng làm việc hoặc tạo ra những “khu vực hợp tác” có quy mô nhỏ.
Người tiêu dùng hiện nay liên tục kết nối và nhân viên của các doanh nghiệp cũng thế. Công việc không còn bó buộc vào một chiếc bàn hay một không gian văn phòng. Khi thiết kế không gian làm việc, cần lưu ý đến thực tế này. Nếu doanh nghiệp không đưa những nguyên tắc về trao quyền, kết nối và di động ở cấp độ cơ bản nhất vào thiết kế ban đầu của văn phòng thì một chiếc máy pha cà phê hoặc nơi chơi bóng bàn là chưa đủ để làm cho một không gian làm việc thật sự cách tân và mang lại hiệu suất tốt.
Hơn nữa, thiết kế tích hợp đang trở thành một yêu cầu bắt buộc để thu hút tài năng trẻ. Thế hệ 8X và 9X xem tính kết nối ở nơi làm việc là chuyện hiển nhiên. Vì thế, những doanh nghiệp muốn chiếm vị thế dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh nhân sự tài năng cần phải sáng tạo những không gian làm việc có thể gắn kết các thành viên của thế hệ trẻ.
