Các vách tường được dỡ bỏ và thay vào đó là những “ô vuông” được thiết kế khá đơn điệu. Nhân viên phải ngồi chung san sát với nhau trên những chiếc bàn dài để có thể trao đổi với nhau dễ dàng hơn. Vách ngăn nếu có giữa mỗi người sẽ rất thấp và thường được dùng vật liệu kính.
Những văn phòng làm việc riêng tư không còn tồn tại vì bị cho rằng chúng sẽ tạo ra khoảng cách giữa các nhân viên. Những nhân viên có chức vụ cao hơn thường được bố trí ngồi ở vị trí “tâm điểm” trong không gian làm việc chung của mọi người.
Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng những văn phòng “mở” như thế sẽ tạo điều kiện để nhân viên tăng cường trao đổi, phối hợp với nhau và các ý tưởng sẽ được lan tỏa nhanh chóng trong nhóm.
Người ngoài khi nhìn vào những văn phòng ấy cũng có thể nghĩ rằng “đây chính là một nơi làm việc đầy năng lượng”; nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và công ty sẽ cho ra đời những sản phẩm không giống với bất cứ nơi nào khác.
Theo một nghiên cứu do Hiệp hội Quản lý phương tiện làm việc quốc tế thực hiện năm 2010, 68% nhân viên hiện đang làm việc trong các văn phòng không có vách ngăn hoặc vách ngăn thấp và tỷ lệ này không ngừng tăng lên.
Tuy nhiên, nhà báo Katharine Schwab – cây bút chuyên về các đề tài công nghệ, thiết kế và văn hóa, mới đây đã đưa ra nhiều dẫn chứng cho rằng văn phòng mở không phải là môi trường làm việc tối ưu cho các doanh nghiệp.
Trên thực tế, đa số nhân viên công sở không thích làm việc trong những không gian mở. Họ cảm thấy bị phân tâm, khó chịu vì sự ồn ào và thiếu sự riêng tư. “Cái cảm giác ngột ngạt, quá tải từ những văn phòng mở khiến tôi gần như không thể làm được gì. Tôi thậm chí đã từng phải nghỉ việc một lần vì điều này”, một nhà thiết kế đồ họa 47 tuổi với hơn 20 năm làm việc trong các môi trường mở chia sẻ.
Một số nhà nghiên cứu cũng đã chỉ ra rằng nhân viên làm việc ở các văn phòng mở nghỉ ốm nhiều hơn gấp 2/3 lần và cho biết cảm thấy không vui, căng thẳng nhiều hơn, làm việc kém hiệu quả hơn so với các đồng nghiệp làm việc trong các không gian riêng tư.
Năm 2018, Trường Kinh doanh Harvard đã thực hiện một nghiên cứu và phát hiện các văn phòng mở còn làm giảm sự tương tác trực tiếp “mặt đối mặt” của nhân viên 70%, đồng thời khiến họ tăng việc sử dụng thư điện tử và tin nhắn 50%.
Có lẽ nhận ra được những hạn chế nói trên mà một số công ty, điển hình như Google, đã nói “không” với xu hướng thiết kế văn phòng mở. Năm 2015, tức bảy năm sau khi được thành lập, Google đã cải tạo lại trụ sở chính của mình ở Mountain View, California.
Kiến trúc sư Clive Wilkinson đã giảm thiểu cách bố trí theo các ô, khối nặng nề của văn phòng trước đây và thay vào đó là dáng dấp của một “khu phố” thân thiện: nhân viên vẫn có những “ngôi nhà riêng” để làm việc đồng thời vẫn có nhiều chỗ để trao đổi công việc chung và sử dụng những phòng họp nhỏ được ngăn bằng vách kính để bàn về các vấn đề quan trọng.
“Ý tưởng đằng sau thiết kế này là chúng tôi muốn sáng tạo ra một thế giới làm việc mới. Chúng tôi muốn các đối tác khi đến công ty của chúng tôi sẽ phải nói rằng: Chúng tôi cũng muốn có một không gian làm việc như Google!”, Wilkinson chia sẻ.
Theo Schwab, mô hình văn phòng mới của Google không chỉ thể hiện sự tăng trưởng mạnh mẽ và tầm ảnh hưởng của công ty này mà còn là dấu hiệu của một thời đại mới về không gian làm việc cho giới chuyên môn.
Nhưng vì sao thiết kế văn phòng mở lại nổi lên như một xu hướng khá phổ biến trong những thập niên gần đây? Theo Wilkinson, xu hướng này có lẽ đã “ăn theo” thời kỳ bùng nổ của các công ty “dotcom” (các công ty thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin) vào thập niên 1990.
Với số lượng thành lập mới ngày càng nhiều, các công ty trong ngành này đã phải tìm những cách tiết kiệm chi phí để tạo ra sự khác biệt cho mình. Và họ đã tìm thấy nguồn cảm hứng từ phong cách thiết kế văn phòng mở thường thấy ở các công ty quảng cáo (theo Hiệp hội bất động sản thương mại CoreNet Global, diện tích không gian làm việc trung bình cho một nhân viên trên thế giới đã giảm từ 21m2 năm 2010 xuống còn 16m2 năm 2013 và con số này dự kiến sẽ còn giảm tiếp trong tương lai).
“Trên thực tế, những không gian làm việc như thế thật là tồi tệ. Chúng quá ồn ào và gây khó chịu cho mọi người. Nhưng các công ty mới thành lập (startup) trong lĩnh vực dotcom phải làm như thế vì họ gần như không có sự lựa chọn nào khác – Joel Spolsky, đồng sáng lập của Fog Creek Software năm 2000 và hiện là CEO kiêm đồng sáng lập của Stack Overflow, giải thích.
Cho đến năm 2015, khi Facebook thành lập trụ sở chính ở Menlo Park (do KTS Frank Gehry thiết kế) thì không gian làm việc mở vẫn là sự lựa chọn của công ty này. Hiện nay, Facebook có khoảng 2.800 nhân viên làm việc trong một tòa nhà rộng 10.000m2, được công ty cho là văn phòng mở lớn nhất thế giới.
“Ý tưởng của chúng tôi là tạo ra một không gian sáng tạo hoàn hảo: một căn phòng khổng lồ có thể chứa hàng ngàn nhân viên, tạo điều kiện để họ trao đổi, phối hợp với nhau dễ dàng”, Mark Zuckerberg, CEO của Facebook đã viết như vậy khi công bố thiết kế mới của văn phòng trụ sở chính vào năm 2012. Zuckerberg còn có một bàn làm việc màu trắng trong khu vực làm việc chung, như các nhân viên bình thường khác.
- Xem thêm: Sáng tạo không gian làm việc hiệu quả
“Khi bạn hỏi lãnh đạo của các công ty bất động sản hay các CEO của một số startup vì sao lại thiết kế văn phòng mở, đa số đều đưa ra những câu trả lời không rõ ràng. Nhưng khi tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ nhận ra rằng lý do là đa số đều đi theo các công ty thành công trong lĩnh vực công nghệ vốn sử dụng phong cách thiết kế này” – lý giải của Ben Waber, đồng sáng lập kiêm CEO của Humanyze – công ty phân tích môi trường làm việc bằng cách sử dụng các thiết bị cảm ứng để theo dõi cách nhân viên sử dụng văn phòng và tương tác với nhau.
Calvin Newport, giáo sư khoa học máy tính của Đại học Georgetown thì cho rằng: “Văn phòng mở đã trở thành một cách để các công ty thể hiện giá trị của mình nhằm thu hút nhân tài và các nhà đầu tư. Mục đích không phải để cải thiện năng suất lao động hay sự phối hợp của nhân viên mà chỉ để nói rằng công ty đang làm một điều gì đó thú vị”.
Theo Humanyze, văn phòng mở sẽ thích hợp khi khuyến khích các nhóm nhân viên tăng cường tương tác với nhau để cùng trao đổi, chia sẻ ý tưởng cho những dự án như phát triển sản phẩm mới. Nhưng mô hình này sẽ không tốt cho sự tương tác trong nội bộ các nhóm khi phải triển khai, thực hiện các công việc sau đó như viết các mã phần mềm vốn cần sự tập trung và tính đồng bộ cao giữa các thành viên.
