Vài năm gần đây, mô hình không gian làm việc chung cho các nhóm khởi nghiệp (co-working space) phát triển mạnh tại TP. Hồ Chí Minh. Đây là xu hướng thay thế cho hình thức thuê mặt bằng văn phòng truyền thống tốn nhiều chi phí và kém linh hoạt. Co-working space kỳ vọng sẽ đáp ứng nhu cầu của các startup cũng như phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng giá cả vẫn còn cao so với khả năng của nhóm khách hàng này.
Mô hình văn phòng chung nhiều ưu điểm
“Co-working space” là tên gọi mới xuất hiện đây nhưng thực tế, mô hình này đã có mặt ở TP. Hồ Chí Minh từ hơn mười năm trước. Một trong những doanh nghiệp đầu tiên là G Office với các dịch vụ chỗ ngồi làm việc hoặc thuê văn phòng riêng. Đến nay, dịch vụ cho thuê chỗ làm việc rất phổ biến, phù hợp với các nhóm khởi nghiệp ở giai đoạn sơ khai chưa có chỗ ngồi cố định.
Không gian co-working khá rộng, được thiết kế thành nhiều khu vực như quán cà phê với những chiếc bàn lớn hơn, chia người dùng thành từng nhóm nhỏ ngồi quanh bàn. Một người hoặc một nhóm khởi nghiệp sẽ cùng thuê chỗ ngồi làm việc với chiếc máy tính xách tay hoặc trao đổi, hợp tác với các cá nhân, nhóm khởi nghiệp khác. Đây cũng là nơi thường được nhà đầu tư “dòm ngó” để tìm kiếm các ý tưởng triển vọng.
Một số co-working đang hoạt động có hiệu quả tại thành phố thu hút nhiều bạn trẻ như: Bingfa Village, Saigon Co-working, Start Saigon, Inco, Funwork… Hoàng Hiếu, CEO của Hoang Property – một doanh nghiệp khởi nghiệp trong ngành gốm sứ – cho biết co-working space mang đến cho anh nhiều cơ hội để mở rộng mối quan hệ, gặp gỡ các nhà đầu tư và từ đó tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm cho công việc của mình.
Đặc biệt, khu công nghệ phần mềm Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh (ITP) là một co-working space dành cho các nhà khởi nghiệp công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã tạo một môi trường thuận lợi để các dự án khởi nghiệp ươm mầm và phát triển. Vì vậy, tại đây không chỉ cho các startup thuê văn phòng giá rẻ, hỗ trợ các gói thuê dịch vụ hạ tầng công nghệ thông tin, truyền thông và công nghệ khác mà còn tổ chức nhiều chương trình đào tạo, tư vấn cho các dự án khởi nghiệp.
Có một dạng co-working khác mà trước đây thường được gọi là “văn phòng chia sẻ” (shared office), điển hình như DreamPlex, Ioffice, eSmart… thì thường tập trung cung cấp những gói cơ bản như đăng ký trụ sở công ty, cho thuê phòng họp, dịch vụ văn thư/hành chính dùng chung, cung cấp các dịch vụ kế toán…
Một số nơi còn có dịch vụ “thay áo mới” cho toàn bộ văn phòng, tức là thay bộ nhận diện thương hiệu (từ lễ tân, bảng hiệu, logo đến đồng phục, trang trí văn phòng…) giúp doanh nghiệp thuê chỗ tạo ấn tượng với khách hàng. Dạng văn phòng chia sẻ này khá phù hợp để làm văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài, hoặc một công ty khởi nghiệp ít nhân viên.
Theo đơn vị nghiên cứu CBRE, không chỉ các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ mới quan tâm đến co-working space, mà có tới 40% các công ty lớn đang cân nhắc thuê văn phòng dạng này và tỷ lệ này đang tăng lên. Vì co-working space chú trọng đến các yếu tố thiết kế, tiện ích để người làm việc có thể thỏa sức sáng tạo nên một số người làm quản lý cho rằng không gian này có thể giúp nhân viên của họ làm việc hiệu quả hơn, không gian thoải mái, tự do sẽ tạo ra hiệu suất làm việc tốt hơn.
Giá cả lại vượt quá khả năng của startup
Theo đại diện của DreamPlex thì đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, co-working space là lựa chọn phù hợp về mặt chi phí và các giá trị cộng thêm. Chẳng hạn như một công ty thuê văn phòng bình thường với quy mô 80m2 nhưng bỏ ra tới 20m2 cho phòng họp và chỉ sử dụng trung bình 2 lần/tuần thì hơi lãng phí. Trong khi với co-working space, chúng ta chỉ cần thuê một văn phòng rộng khoảng 60m2 và sử dụng phòng họp chung với công ty khác khi có nhu cầu, như vậy sẽ giúp tiết kiệm được một khoản đáng kể.
Tuy nhiên, sự linh hoạt của mô hình này đòi hỏi mức giá khá cao. Giá một chỗ ngồi cố định cho một người là từ 2-3 triệu/tháng. Chị Hồng Vân, Giám đốc một công ty về quảng cáo và tổ chức sự kiện, cho biết: “Ở Việt Nam, giá nước uống tại các quán cà phê sang trọng ở trung tâm không quá đắt đỏ, không gian quán cà phê cũng yên tĩnh nên nhiều người sẽ chọn ngồi ở quán cà phê làm việc, vừa không mất công làm hợp đồng thuê chỗ, vừa có cảm giác thoải mái hơn, lâu lâu có thể đổi quán để thay đổi không khí”.
Còn anh Phi Nguyễn, CEO của công ty cung cấp dịch vụ tiếp thị bằng người nổi tiếng HIIP thì cho rằng mô hình này chỉ phù hợp với doanh nghiệp rất ít người, từ bốn người trở lên thì thuê văn phòng tiết kiệm hơn. Anh phân tích: “Nếu thuê chỗ ngồi cho bốn người sẽ mất chi phí từ 8-12 triệu/tháng, chưa kể chi phí ăn uống, chi phí phát sinh do làm việc muộn vào buổi tối hay ngày cuối tuần… Còn nếu thê văn phòng chia sẻ thì mức độ sử dụng điện, nước, internet thường cao hơn gấp 2-3 lần, cộng thêm các dịch vụ phụ thêm như tiếp tân, bảo vệ, nước uống, thức ăn, chỗ nghỉ ngơi…
Một số đơn vị vận hành văn phòng dịch vụ tính chi phí theo diện tích gấp 10 lần so với cho thuê mặt bằng văn phòng truyền thống”. Hơn nữa, co-working phù hợp với các công ty, văn phòng cần vị trí “đẹp” ở trung tâm thành phố, còn các doanh nghiệp về thương mại điện tử hay dịch vụ tiếp thị trực tuyến như HIIP thì không nhất thiết phải ở “mặt phố”, nhóm khởi nghiệp ngành này thì chỉ cần một văn phòng đủ chỗ ngồi ở xa trung tâm hoặc trong hẻm để tiết kiệm chi phí.
Đại diện của Công ty Nghiên cứu và Tư vấn Savills Việt Nam còn cho rằng, chỉ một số doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam cần thuê văn phòng trong thời gian ngắn mới sẵn sàng trả mức cao cho co-working linh hoạt về diện tích và thời gian thuê, còn các doanh nghiệp nhỏ và trẻ khó có thể chi trả được mức phí nói trên.
Vì vậy, mô hình này nếu muốn đến đúng đối tượng khách hàng là phần lớn các startup thì cần đưa ra một mức chi phí thấp hơn và môi trường văn phòng mở, thân thiện hơn. Ngoài ra, những nơi thường xuyên diễn ra các hoạt động như kết nối với nhà đầu tư, giao lưu giữa các startup, hội thảo tăng cường kinh nghiệm khởi nghiệp… sẽ thu hút nhiều bạn trẻ hơn.
