Tổng hành dinh của Pixar, hãng phim hoạt hình nổi tiếng với sức sáng tạo không giới hạn, hoàn thành năm 2000 với thiết kế mang tính “hội tụ”.
Hộp thư của các bộ phận, phòng họp, quầy nước, quầy ăn tự phục vụ và dãy phòng vệ sinh duy nhất của studio rộng lớn với lượng nhân viên khổng lồ, tất cả đều được bố trí tập trung về tòa nhà trung tâm của khuôn viên. Mục đích của người tạo ra nó rất rõ ràng: Tất cả mọi người đều phải “đụng mặt” nhau.
Không gian làm việc có ảnh hưởng to lớn đến con người của thế giới công sở, vì đây là nơi họ sử dụng đến hơn một phần ba quỹ thời gian mỗi ngày của mình. Nếu như trước đây khi bắt tay vào xây dựng, thiết kế văn phòng mới, các nhà quản lý chỉ đơn thuần giải quyết vấn đề diện tích thì hiện nay, họ chú trọng tạo ra sự thoải mái cho nhân viên. Nó có thể là việc đặt thêm một góc trà nước nho nhỏ để nhân viên có thể thư giãn hay trao đổi nhanh với đồng nghiệp, hay đơn giản là trang trí các bức tường theo chủ đề.
Ở Việt Nam không thiếu những doanh nghiệp quy mô nhỏ nhưng nghiêm túc với sự đầu tư này, họ biến văn phòng thành không gian mô phỏng gia đình hay phố xá, tạo cảm giác thân thuộc cho nhân viên. Nhiều công ty chuyên về sáng tạo dành hẳn những khu vực thiết kế độc đáo như quầy bar, sân chơi làm nơi phát triển ý tưởng theo yêu cầu của khách hàng. Họ tin rằng khi được tạo điều kiện làm việc tốt, nhân viên sẽ phát huy tốt nhất năng lực của họ và nhờ đó, đóng góp cho doanh nghiệp nhiều hơn.
Thế nhưng đây mới chỉ là một phần tác động của không gian làm việc đến những con người ở trong đó. Ngày nay người ta còn biết rằng sự tương tác lẫn nhau giữa các thành viên trong một môi trường công việc chung cũng giống như sự cộng hưởng hiệu quả làm việc của các cá thể, và không gian làm việc vì vậy phải tạo cơ hội cho sự tương tác đó diễn ra.
Từ tương tác có chủ đích
Mỗi thành viên được tạo điều kiện làm việc tốt chưa đủ nếu họ chỉ quanh quẩn trong góc làm việc của mình ngoài những cuộc họp chính thức, tự giới hạn sự giao tiếp của mình vào điện thoại nội bộ, email, văn bản.
Không thể phủ nhận rằng điện thoại nội bộ hay email giúp việc trao nhận thông tin giữa các thành viên trở nên tiện lợi, dễ dàng hơn, nhưng cũng khó phủ nhận việc gặp mặt trao đổi trực tiếp có thể giúp giải quyết công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn khi cả hai cùng có cơ hội giải thích những luận điểm của mình một cách rõ ràng, đồng thời còn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để làm rõ ý hoặc tăng tính thuyết phục. Kết quả công việc đôi khi có thể đạt được chỉ sau một cuộc trao đổi mà nếu qua email, có thể sẽ cần đến nhiều lần hồi đáp và kéo dài thời gian hơn.
Không chỉ có thế, sự tương tác vật lý này còn tạo sự gắn bó trong tập thể khi các thành viên đã xây dựng được những hiểu biết, ấn tượng nhất định về nhau, từ đó là sự sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhóm làm việc. Không gian làm việc lý tưởng theo quan điểm này “buộc” các thành viên ở trong đó phải “xê dịch” nhiều hơn, đối thoại trực tiếp nhiều hơn, mỗi nhóm làm việc vẫn có thể được bố trí tập trung nhưng những phân cách vật lý như tường, vách ngăn không còn cần thiết nữa.
Dự án văn phòng mới của Tập đoàn Unilever, triển khai đồng bộ từ nhiều năm trước tại các quốc gia trên toàn cầu, được xây dựng trên quan điểm này. Dự án yêu cầu một mặt bằng trải rộng để không gian làm việc chỉ giới hạn trong một vài tầng lầu, nhiều phòng ban được bố trí trong cùng một tầng với các bàn làm việc mở.
Ở đó, các nhân viên sẽ di chuyển để đến trao đổi trực tiếp với nhau thay vì ngồi bấm điện thoại khi mà họ có thể nhìn thấy nhau từ một khoảng cách nhất định. Nhiều ý kiến ủng hộ dạng không gian tương tác này còn nhận thấy rằng nó giúp cho nhân viên, vì được tạo điều kiện để rời ghế thường xuyên hơn, trở nên năng động hơn, giữ được tinh thần làm việc tích cực hơn trong suốt một ngày làm việc.
Cho đến những cuộc “chạm mặt” vô tình
Cần hiểu rằng phạm vi giao tiếp của nhân viên không giới hạn trong nhóm làm việc của họ. Quan điểm quản lý mới cho rằng chính những cuộc gặp gỡ vô tình giữa những thành viên ít hoặc hầu như không có liên quan với công việc cụ thể lại đem đến những kết quả bất ngờ. Môi trường công việc đòi hỏi sự học hỏi và cập nhật kiến thức không ngừng, và những cuộc gặp gỡ vô tình hoàn toàn có thể tạo ra những cơ hội học hỏi đó.
- Xem thêm: Sáng tạo không gian làm việc hiệu quả
Hay bất ngờ hơn, nó có thể đem đến cho các thành viên một cách nhìn mới, cảm hứng mới để giải quyết công việc. Như với Pixar, khi tất cả nhân viên buộc phải di chuyển đến khu sảnh trung tâm để nhận thư, họp, hay pha một tách cà phê, họ vô tình gặp gỡ và trò chuyện với nhân viên thuộc các khâu sản xuất khác, và những ý tưởng mới trong nhiều trường hợp đến với họ chính từ những cuộc gặp gỡ, trao đổi vô tình và thường là ngắn ngủi này, như một giám đốc sản xuất từng nhìn nhận: “Tôi làm được việc hơn nhờ xuống đấy nhấp một tách cà phê rồi chào hỏi, nói đôi ba câu chuyện với một đồng nghiệp không quen biết”.
Không gian tương tác có thể được xây dựng với nhiều giải pháp khác nhau, như tạo ra không gian mở hay một không gian chung buộc tất cả phải di chuyển về đó như ở hai ví dụ trên.
Đây là một quan điểm đã có cách đây khá lâu và sẽ là một xu hướng mới trong quản lý nhân sự. Nó chắc chắn sẽ là một bài toán khó nhưng thú vị, và phụ thuộc rất nhiều vào tầm nhìn, sự đầu tư nghiêm túc, lâu dài của nhà quản lý doanh nghiệp cũng như quản lý nhân sự với việc sử dụng nhân lực một cách hiệu quả.
