Khi ngân sách dành cho đào tạo là còn hẹp thì việc tìm ra các biện pháp phù hợp để tạo ra các cơ hội học hỏi cho nhân viên có thể trở thành thử thách đối với các nhà quản trị.
Trong cuốn sách nói về công tác đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Employee Development: Big Business Results on a Small Business Budget (tạm dịch: Tạo ra kết quả lớn trong việc phát triển đội ngũ nhân viên khi ngân sách của doanh nghiệp còn nhỏ, do Landrum ấn hành năm 2010), một chuyên viên quản lý chiến lược về phát triển nhân lực tên là Melissa K. Miller cho rằng đào tạo chéo nhân viên là việc làm giúp cho ba bên cùng hưởng lợi: nhân viên được đào tạo hưởng lợi vì họ cảm thấy mình nhận được giá trị mới, người đào tạo cũng hưởng lợi vì họ có cơ hội chia sẻ chuyên môn của mình cho người khác, còn doanh nghiệp hưởng lợi vì khi nhân viên hài lòng, phấn khởi thì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng được nâng cao.
Do những lợi ích trên thể hiện khá rõ nên đầu tư vào việc phát triển nhân viên là một lựa chọn khôn ngoan của các nhà quản trị doanh nghiệp. Mời các bạn tham khảo thêm một số điểm cụ thể về biện pháp đào tạo chéo mà Melissa đã nêu trong cuốn sách trên.
Công ty Landrum đã phát triển một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, đặt tên là hệ thống quản lý khả năng. Ngoài việc đáp ứng sự phát triển của nhân viên và khả năng hoạt động liên tục, hệ thống này còn thỏa mãn một số mục tiêu khác. Nó đem đến các cấp quản lý một định dạng như nhau trong việc lập tài liệu cho mọi chức năng của phòng ban mà họ được phân công quản lý và luôn có đủ nhân viên đã qua đào tạo để thực hiện các nhiệm vụ công việc đúng như đã được quy định ở từng chức năng cụ thể.
Các nhân viên được tham gia vào quy trình này từ rất sớm. Họ cùng làm việc để lập ra một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ cho phòng ban của mình. Sau đó, từng cá nhân tự đánh giá mức độ thành thạo của mình đối với từng nhiệm vụ. Sự đánh giá này là cơ sở để nhân viên trao đổi với cấp trên của họ về khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Từ đó, một kế hoạch đào tạo chéo sẽ được sếp cùng các nhân viên lập ra, tạo nên sự tương xứng giữa nhiệm vụ và năng lực của phòng ban, đồng thời còn tạo cơ hội phát triển cho nhân viên dựa vào các mục tiêu của chính họ. Một số nhân viên đã thuần thục trong một số công việc sẽ đóng vai trò người hướng dẫn để đào tạo các nhân viên còn lại.
Khi vận dụng thành công việc đào tạo chéo, doanh nghiệp không chỉ giúp các nhân viên đa năng hơn, mà còn làm tăng khả năng ứng phó uyển chuyển với tình thế của chính doanh nghiệp. Đó chính là năng lực duy trì mọi hoạt động, đảm bảo cho toàn bộ guồng máy vẫn hoạt động bình thường trong trường hợp vắng mặt một vài nhân viên, thậm chí vắng người quản lý chủ chốt vì lý do bất khả kháng.
- Xem thêm: Đào tạo: chi phí hay đầu tư?
Nhiều nghiên cứu đã cho thấy rằng hầu hết các nhà quản trị đều biết rằng đầu tư vào phát triển cá nhân sẽ làm tăng sự hài lòng của nhân viên và giữ họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển lên quy mô lớn hơn, hoạt động cũng phức tạp hơn thì việc lưu giữ kiến thức và kinh nghiệm của các nhân viên kỳ cựu là rất quan trọng.
Do vậy mới nảy sinh ra biện pháp đào tạo chéo này. Tại Landrum, những người làm công tác nghiên cứu và triển khai kết quả nghiên cứu vào thực tế còn cảm nhận được sự hài lòng của các nhân viên sẽ trở thành một động lực rất quan trọng trong việc thử nghiệm sản phẩm mới, từ đó tạo thêm được nhiều mặt hàng đem lại sự hài lòng cho các khách hàng. Một điều đáng nói khác là các chương trình như vậy đã được triển khai tại Landrum với chi phí thấp mà mang lại hiệu quả cao.
