Đã từng xuất hiện một câu hỏi có vẻ ngây ngô thế này: Nếu có thể điều khiển tivi, máy giặt, cửa cuốn… từ xa thì chúng ta có thể làm như vậy với một doanh nghiệp được không? Câu hỏi này được Jathan W. Janove trả lời qua nội dung bài báo Learn How to Manage by Remote Control (tạm dịch: Học cách quản lý từ xa), được đăng trong tạp chí SHRM, năm 2004. Xin được tóm lược ý của tác giả như sau.
Do bị cách trở về không gian và thời gian, các trở ngại trong quản lý doanh nghiệp sẽ xuất hiện. Ví dụ thì có nhiều, mà đơn giản nhất là một công ty có nhiều cơ sở, chi nhánh nằm rải rác ở những địa bàn cách xa nhau nên tại đó đã phát sinh không ít tình huống nan giải.
Chẳng hạn có nơi người phụ trách phải chịu cảnh nhân viên không hài lòng với công việc vì họ nghĩ nhà xưởng ở nơi heo hút sớm muộn cũng bị bán đi nên vắng mặt thường xuyên. Nơi khác thì nhân viên bán hàng tự ý quyết định chính sách chiết khấu, tín dụng cho khách hàng của mình. Ở nơi khác nữa, cấp quản lý cơ sở lại gặp rắc rối khi tuyển dụng nhầm nhân viên…
Có sáu hướng giải quyết được tác giả nêu ra để khắc phục khó khăn trong trường hợp doanh nghiệp buộc phải “điều khiển từ xa” là:
1. Phát triển kênh giao tiếp thường xuyên
Mỗi cuối tuần phải thực hiện một cuộc trao đổi qua điện thoại với tất cả các cơ sở. Các báo cáo hằng tuần cũng đóng vai trò rất quan trọng.
2. Tổ chức đi kiểm tra các cơ sở thường xuyên
Ngay cả những cơ sở không có trục trặc gì thì nhà quản trị doanh nghiệp cũng cần đến để tham gia các sự kiện có ý nghĩa như khen thưởng nhân viên, đề bạt, khai trương văn phòng mới… và đó cũng là cơ hội trực tiếp gặp gỡ, ghi nhận ý kiến của các khách hàng.
- Xem thêm: Làm việc từ xa
3. Tổ chức kiểm tra định kỳ
Cần có chế độ kiểm tra thường kỳ các cơ sở và việc này được thực hiện một cách nhất quán.
4. Áp dụng công nghệ, kỹ thuật tiên tiến
Vận dụng các hình thức hội thảo qua mạng (web conferencing), hội thảo trực quan (video conferencing) và mạng intranet của công ty.
5. Đa dạng hóa công tác đào tạo
Khai thác mạng intranet của công ty để thông tin, đặc biệt là thường xuyên gửi bài viết có nội dung mang tính chất đào tạo trình độ chuyên môn song song với phương pháp đào tạo truyền thống là tập trung học theo khóa.
Cần xem hình thức đào tạo này cũng là sự đầu tư của doanh nghiệp, do đó phải vừa xây dựng nhiều chương trình với nhiều nội dung đào tạo khác nhau, vừa vận dụng chế độ kiểm tra kết quả nhận thức của người học và sau mỗi chương trình có đánh giá kết quả để ghi nhận sự tiến bộ trong quá trình nâng cao trình độ của nhân viên.
6. Quan tâm đặc biệt đến công tác tuyển dụng
Quan tâm đến việc ra quyết định từ xa đối với công tác tuyển dụng, quy định người phụ trách cơ sở phải báo cáo định kỳ tình hình nhân sự về trụ sở chính của công ty. Điều này thể hiện sự hiện diện của công ty tại các cơ sở xa xôi.
Trong sáu hướng trên, hướng thứ tư đã được các doanh nghiệp nước ngoài vận dụng nhiều, nhưng cũng vì vậy mà thiếu sự phối hợp với năm hướng khác, khiến cho việc “điều khiển từ xa” chỉ mới mang thuật tính kỹ thuật, chưa phát huy được hiệu quả của toàn bộ “bài bản sáu hướng”. Do đó, tác giả nhấn mạnh đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ cả sáu hướng, không nên quá coi trọng hướng này mà coi nhẹ hướng khác.
Rõ ràng, chuyện “điều khiển từ xa” một công ty xem ra không đơn giản như trường hợp điều khiển tivi, máy giặt… vì ở đây còn có yếu tố con người. Mọi phương pháp xoay quanh nỗ lực làm tăng sự hiện diện của công ty mẹ tại các cơ sở khác nhau trong toàn hệ thống phải càng nhiều và càng thường xuyên càng tốt. Khi đó, công nghệ và kỹ thuật tiên tiến cũng phát huy rõ được tính năng và tác dụng, đích thực là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong thời đại công nghệ thông tin.
