Khi ta leo núi, càng lên cao thì mức độ bao quát cảnh quan bên dưới càng đầy đủ hơn, nhưng những chi tiết của cảnh quan bên dưới cũng càng mờ đi.
Trong công việc quản trị doanh nghiệp cũng xảy ra điều tương tự. Ở vị trí càng cao, mức độ hiểu biết về hệ thống hoạt động của doanh nghiệp càng toàn diện, nhưng mức độ rành rọt về chi tiết của các công việc lại bị giảm dần. Câu chuyện được giới thiệu dưới đây là một ví dụ về vấn đề này.
Một con sói cứ lởn vởn quanh đàn cừu hết ngày này sang ngày khác. Lúc đầu, người chăn cừu lo lắng quan sát động thái của con sói nhưng con vật tinh ranh đó không tỏ ra có hành vi gì làm hại đàn cừu cả. Dần dần, người chăn cừu giảm bớt lo lắng, sau đó anh ta không để ý gì đến sự hiện diện của con sói nữa.
Cứ sau mỗi ngày, người chăn cừu lại đi dạo lên cao hơn một chút về phía đỉnh đồi để có thể ngắm nhìn cảnh đồi núi toàn vẹn hơn. Anh ta vẫn cảm thấy yên tâm vì dù có lên cao hơn thì vẫn thấy được đàn cừu dưới chân đồi.
Một ngày kia, anh ta quyết định leo lên tận đỉnh đồi để ngắm nhìn phong cảnh cho thỏa mắt. Đứng ở trên cao nhìn được hầu như toàn cảnh bên dưới quả là một trải nghiệm cực kỳ thú vị.
Nhưng đến khi anh ta quay xuống thì ôi thôi, mọi việc đã trễ! Nhiều con cừu trong đàn cừu của anh đã bị con sói bắt mất. Đâu đó trên đồi còn loang lổ những vết máu cừu…
Trở lại với chuyện quản trị doanh nghiệp. Càng lên vị trí cao thì mức bao quát của nhà quản trị càng rộng, nhưng các chi tiết cụ thể cũng lại bị nhạt dần trong tầm nhìn nên dễ bị bỏ qua trong việc kiểm soát, giống như người chăn cừu không còn nhìn thấy cảnh con sói bắt cừu dưới chân đồi vậy.
- Xem thêm: Bài toán dung hòa của nhà quản trị
Để giải được bài toán cân bằng giữa tầm bao quát và mức độ chi tiết trong công việc, cần có biện pháp giúp nhà quản trị doanh nghiệp trong trường hợp họ không thể đồng thời giữ vững cả hai dây cương. Phân quyền là một lời giải rất phổ biến và có tám điểm cần chú ý khi phân quyền:
- Chọn từ những người làm tốt hơn mình. Người được giao quyền phải là người có những phẩm chất tốt, được kỳ vọng là sẽ thúc đẩy công việc chi tiết tốt hơn cả người phân quyền, có vậy mới giúp cho việc bao quát của cấp trên toàn diện hơn.
- Không chỉ giao trách nhiệm cho nhân viên là xong. Việc đặt niềm tin khi phân quyền là cần thiết, nhưng việc nhận ra nhân viên có làm tròn trách nhiệm không còn cần thiết hơn.
- Nỗ lực để biết những việc cần biết. Chấp nhận bổ sung cho sự không hoàn thiện của nhân viên được giao quyền bằng cách vẫn nỗ lực tìm hiểu các công việc chi tiết nếu còn thời gian.
- Kiểm soát liên tục. Nếu chỉ phân nhiệm, phân quyền mà không kèm theo các mục tiêu cụ thể thì khả năng mất kiểm soát sẽ tăng lên. Bên cạnh đó, vận dụng những biện pháp về tiêu chuẩn và quản lý chất lượng công việc giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và tin cậy hơn.
- Không can thiệp vào các quyền đã giao khi không cần thiết. Người được phân quyền chịu trách nhiệm về công việc và đội ngũ nhân viên mà họ được giao. Hành vi can thiệp như cầm tay chỉ việc cho nhân viên đã có người quản lý trực tiếp là không cần thiết và dễ gây ra rắc rối, cũng là nguyên nhân hủy hoại sự phân quyền.
- Thể hiện tin tưởng và công nhận sự đóng góp. Phân quyền là biểu hiện của sự tin tưởng. Đối với các công việc có sự góp phần tích cực từ các khu vực được phân quyền phải được đánh giá và công nhận thành tích thỏa đáng.
- Tìm sự cam kết của nhân viên. Khi có sự cam kết của nhân viên được giao quyền thì khả năng thành công sẽ cao, đặc biệt là trong các việc mới, ít gặp hoặc chưa bao giờ làm đến.
- Theo dõi tiến triển của công việc đã giao. Tiếp tục theo dõi diễn tiến và cập nhật công việc vừa giúp nhà quản trị duy trì chế độ quản lý thông qua nhân viên được phân quyền, vừa gắn bó được những công việc chi tiết bên dưới vào công việc mang tính bao quát bên trên một cách tự nhiên.
