Mô hình họp mặt trực tuyến (online/virtual meeting) đang trở thành phương án “chữa cháy” dành cho các hội thảo và sự kiện phải hoãn hoặc hủy vì dịch viêm hô hấp cấp từ virus corona chủng mới (COVID-19). Liệu giải pháp này có tồn tại để trở thành tương lai của hội họp thời “hậu corona”?
Ngày 26-3, Hội nghị thượng đỉnh G20 do Saudi Arabia chủ trì đã diễn ra trực tuyến với sự tham gia của hàng chục lãnh đạo các nước. Hội nghị diễn ra trong vòng 90 phút này thiếu vắng dáng dấp của một hội nghị thượng đỉnh toàn cầu với những tiếp xúc vật lý. Tuy nhiên, đây là cách duy nhất G20 có thể diễn ra trong bối cảnh toàn cầu nỗ lực ngăn chặn sự lây lan của COVID-19.
Ở cấp doanh nghiệp, tạp chí Fortune đầu tháng 4 ghi nhận gần 200 hội thảo lớn trong nhiều lĩnh vực tại Mỹ, từ công nghệ, nghệ thuật đến bán lẻ, đã bị hủy. Trong khi đó, nhiều công ty khác đã chọn họp trực tuyến và phát trực tiếp các sự kiện của mình.
Điển hình, hội thảo Google Cloud Next 2020 vừa phát sóng trực tiếp vào ngày 6 đến 8-4 từ San Francisco, Mỹ. Một năm trước đó, Google Cloud Next 2020 đã tiếp đón hơn 30.000 khách, quy tụ trong một khán phòng để tay bắt mặt mừng, trao đổi, thảo luận…
Collision, một hội thảo công nghệ lớn đối với giới startup, đáng lẽ sẽ diễn ra tại Toronto từ ngày 22 đến 25-6 với 33.000 người tham gia. Nhưng người ta loan báo rằng sự kiện này sẽ phải diễn ra trực tuyến trong cùng thời gian. Các diễn giả và người tham dự vẫn “tề tựu” từ khắp nơi trên thế giới trong không gian họp ảo.
Tuy không phải chưa có tiền lệ, các cuộc họp trực tuyến thường diễn ra ở quy mô nhỏ và áp dụng cho các cuộc họp nội bộ hoặc họp báo, thay vì áp dụng cho những mô hình hội nghị, hội thảo và sự kiện công cộng. COVID-19 là dịp để mô hình này thể hiện điểm mạnh và cả bộc lộ những thiếu sót.
Những hình ảnh về hội nghị trực tuyến G20 nhanh chóng lan truyền trên các mạng xã hội. Thay vì những cái bắt tay và tương tác, Tổng thống Mỹ Donald Trump, Thủ tướng Nhật Bản Abe Shinzo, Thủ tướng Ấn Độ Narendra Modi hay Tổng thống Pháp Emmanuel Macron cùng nhiều lãnh đạo khác đối thoại với nhau qua màn hình.
Thay vì một phòng họp báo được trực tiếp song song với đầy các phóng viên túc trực, thứ duy nhất cho biết hội nghị bắt đầu là một thông báo lẻ loi trên kênh truyền hình Saudi TV.
Mô hình họp này đã gây ra nhiều khúc mắc về tính minh bạch. Không có họp báo, các lãnh đạo không phải làm rõ những vấn đề do phóng viên đặt câu hỏi, cũng không có các phụ tá trả lời phỏng vấn bên lề để giúp báo chí xác minh hay tìm kiếm thêm thông tin.
“Đây không thể là một phương án dự phòng. Cách làm này không hề hoàn hảo và thách thức lớn nhất là xây dựng mối quan hệ (networking). Không thể xem đây tương tự như việc trực tuyến một bài phát biểu” – CEO của Web Summit, Paddy Cosgrave, cho biết.
- Xem thêm: Đại dịch Covid-19 và cơ hội thay đổi
Web Summit là công ty chịu trách nhiệm tổ chức hội thảo Collision. Doanh nghiệp này chủ yếu kiếm lợi nhuận thông qua việc bán các gói tài trợ, cho thuê mặt bằng tổ chức sự kiện và bán vé tham dự. Thực tế là dù các hoạt động hội thảo thường diễn ra trên sân khấu, người tham gia thường đến để kết nối và tạo mối quan hệ tại những khoảng nghỉ giữa giờ nhiều hơn.
“Khi nói đến các hội thảo công nghệ, tôi nghĩ thách thức lớn nhất nằm ở chỗ đa số người tham gia đến từ các startup. Đây là những dịp quan trọng đối với những công ty này. Nếu cơ hội đó biến mất hoàn toàn, Microsoft hay Google sẽ ổn thôi, nhưng mọi thứ sẽ trở thành dông bão đối với hàng chục ngàn startup khác trong vài tháng tới” – Cosgrave nhận định.
Nhu cầu giao tiếp đã trở thành thách thức đầu tiên buộc các doanh nghiệp hay công ty cung cấp các nền tảng hội họp trực tuyến phải suy nghĩ. Chủ tịch kiêm CEO của Hiệp hội Quản lý hội nghị chuyên nghiệp (PCMA) Sherrif Karamat cho rằng ta có thể học một số thứ nhất định trên mạng, nhưng làm việc trực tiếp mới đem lại trải nghiệm thực tiễn trong môi trường học tập và việc phối hợp nhóm cũng dễ dàng hơn.
Họp ảo sẽ xóa đi các giới hạn về địa lý, song Karamat cho rằng những điều này chỉ hợp với các bài phát biểu hay thuyết trình, trong khi các chương trình đào tạo kỹ năng, vốn đòi hỏi tương tác trực tiếp, lại chịu ảnh hưởng lớn.
Nhưng cũng nhiều ưu điểm
Tuy còn nhiều vấn đề phát sinh, lợi ích từ các cuộc họp trực tuyến không dừng lại ở việc giới hạn nguy cơ lây nhiễm virus và lan truyền dịch bệnh. Và giới khoa học dường như rất ủng hộ giải pháp mới này.
“Có rất nhiều lý do để chúng ta tổ chức các cuộc họp trực tuyến” – chuyên gia Karen Daniels của ĐH North Carolina tại Mỹ nhận xét. Daniels cho rằng các không gian sự kiện thường khó tiếp cận đối với người khuyết tật, tồn tại nhiều lo ngại về y tế và các giới hạn trong việc đi lại có thể khiến một số người tham gia tiềm năng bỏ lỡ chương trình.
Đồng tình với quan điểm trên, Divya Persaud, nhà khoa học vũ trụ thuộc ĐH College London (UCL), cho rằng đang có “nhu cầu rất lớn” dành cho các mô hình hội thảo mới. Persaud cho biết đã nhận được tài trợ từ UCL để tổ chức các hội thảo trực tuyến mang tên Space Science in Context vào tháng 5-2020.
Những người tham gia sẽ được xem trước các phần bàn luận, sau đó cùng tham gia đối thoại trực tuyến vào ngày hội thảo diễn ra. Bà Persaud cho biết phản hồi dành cho kế hoạch này đến nay vẫn vô cùng tích cực.
Theo trang Wired, tổ chức sự kiện trực tuyến còn giải quyết những vấn đề về chi phí đi lại hay ô nhiễm môi trường. Đặc biệt, việc cắt giảm chi phí cho khâu tổ chức cũng giúp giá vé tham dự phải chăng hơn và phía tổ chức có thể đầu tư nhiều hơn cho diễn giả.
- Xem thêm: COVID-19: đôi điều về quản trị xã hội
Xiaoyin Qu – nhà đồng sáng lập của Run The World, một startup chuyên về hội nghị trực tuyến – nhận định đối với nhiều hội nghị, “khoảng 20% ngân sách sẽ được chi cho tiền thuê địa điểm, 20% cho đồ ăn thức uống và gần 20% khác cho trang thiết bị”.
Qu cho biết vì phải chi quá nhiều khoản khác nhau, nên cuối cùng nhà tổ chức chỉ còn ít hơn 5% ngân sách dành cho việc thiết kế nội dung chương trình và tiền mời diễn giả.
Bên cạnh đó, ý tưởng không chỉ dừng lại ở việc biến các hội thảo trở nên dễ tiếp cận đối với tất cả, mà còn bảo đảm những người liên quan có thể góp mặt. Run The Word đã ghi nhận một số hội thảo siêu nhỏ sử dụng nền tảng của họ, ví dụ một lớp tập huấn kỹ sư với quy mô 40 người.
“Nếu không còn cần đặt chỗ 10 tháng trước ngày tổ chức và phải thuê 30 người cho khâu tổ chức trong vòng nửa năm, bạn có thể tổ chức những sự kiện như thế này. Bạn không cần chờ đợi đến khi 100.000 người tham gia để sự kiện có thể diễn ra” – Qu giải thích.
Nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã tìm đến Zoom như một giải pháp thay thế trong dịch COVID-19. Điều này cũng vô tình biến Zoom trở thành mục tiêu lớn của những kẻ tấn công an ninh mạng (hacker).
SixGill, hãng an ninh mạng chuyên truy tìm các trang web đen, đã phát hiện một liên kết dẫn đến 352 tài khoản Zoom bị xâm phạm hôm 1-4. Đường dẫn này được chia sẻ miễn phí cho bất cứ ai tải xuống, cho thấy những kẻ tấn công không nhắm vào lợi nhuận, mà chỉ đơn thuần muốn phá rối. Trả lời Yahoo! Finance, SixGill cho biết “một số cư dân mạng đã cảm ơn hắn ta (hacker) vì phát hiện đó, một trong số đó thậm chí nói sẽ vào phá các cuộc họp”.
Cục Điều tra liên bang Mỹ (FBI) hồi tháng 3 đã cảnh báo về các phần tử xấu đột nhập các hội thảo và lớp học trực tuyến của Zoom để chia sẻ hình ảnh đồi trụy hoặc các nội dung đe dọa khác. Trước vấn đề an ninh ngày một lớn, Zoom buộc phải đưa ra phản hồi, cam kết ngừng mọi phát triển tính năng mới để tập trung đảm bảo quyền riêng tư và an ninh.
Yext, một công ty phần mềm tại New York (Mỹ), đã mất một số hợp đồng tài trợ các sự kiện công nghệ vì dịch COVID-19. Thay vì mô hình hội họp ảo, công ty đang tìm cách để tạo ra các chương trình nhỏ hơn ở cấp địa phương. Lindsay McKenna, phó chủ tịch chịu trách nhiệm doanh thu tiếp thị của Yext, gọi đó là “sự kiện đóng hộp” (event in a box), khi nhà tổ chức “tuyển chọn một nhóm nhỏ người tham gia để cùng ngồi xuống, lắng nghe một bài nói chuyện và cùng tương tác”.
