Cổ ngữ Trung Hoa có câu: “Chiến thắng trên trận mạc bắt nguồn từ lều trại của vị đại tướng”. Vận dụng trong quản trị kinh doanh, điều ấy có thể được hiểu là bất kỳ một thành công nào của doanh nghiệp đều gắn liền với một tiến trình xác lập kế hoạch hiệu quả và có kỷ luật do nhà quản trị thiết lập. Do đó, ngay trong việc hội họp nội bộ công ty, nhà quản trị nên tuân theo những nguyên tắc vàng sau đây:
Tóm tắt ngắn gọn những bài học. Phần đầu tiên của cuộc họp bao giờ cũng nên dành hẳn một khoảng thời gian nhất định cho việc tóm tắt lại mục đích tổng quát đã đặt ra trong lần họp trước và xem xét kết quả đã đạt được ra sao.
Nên thông báo rõ ràng về những thành công hoặc thất bại trong việc triển khai thực hiện từng mục tiêu. Tuy nhiên, đừng dành quá nhiều thời gian để phê bình từng trường hợp một vì điều ấy sẽ khiến mọi người trở nên chán ngán ngay từ đầu và thiếu sinh khí khi tiếp tục chuyển sang phần tiếp theo trong cuộc họp.
Kết nối các thử thách lại với nhau. Mỗi cuộc họp nên đi theo một chủ đề nhất định, có một câu hỏi lớn để mọi người tham dự cùng phải tìm cách trả lời. Vấn đề được đặt ra có tính chi tiết vừa phải để giúp mọi người dễ bàn về kế hoạch thực hiện.
Tránh những câu hỏi quá chung chung như “Làm thế nào để tăng doanh số?” hay “Làm thế nào để tạo sự hứng thú và ngạc nhiên cho khách hàng?”.
Cần triển khai theo hướng cụ thể như “Làm thế nào để đối phó với việc chi phí bảo hiểm lao động tăng trong lúc vẫn có thể mở thêm một chi nhánh mới ngay trong quý II năm nay?”.
Động não một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi phải có một người ghi thảo lại nội dung cuộc họp và thực hiện tốt ba công việc: (1) Ghi chép thật rõ ràng; (2) Bắt kịp những điều cốt lõi nằm trong mỗi ý tưởng có thể sử dụng về sau; (3) Tuyệt đối không ghi chép thiếu hoặc không chính xác.
Chặn đứng ngay những dòng suy nghĩ lệch hướng. Có những người chỉ thích người khác nghe họ nói, không muốn lắng nghe ý kiến khác.
Vì thế, nhằm đảm bảo quyền bình đẳng đóng góp ý kiến từ mọi thành viên tham dự, nhất thiết phải có một người “cầm trịch”, yêu cầu người nói nhiều dừng lại. Có thể nêu hẳn trên bảng nguyên tắc phát biểu trong cuộc họp.
Ngay sau phần động não, nhanh chóng thể hiện tài lãnh đạo. Trước khi phần động não kết thúc, người điều khiển cuộc họp hãy chọn lựa từ một đến năm ý tưởng quan trọng nhất và biến chúng trở thành trọng tâm cho phần còn lại của cuộc họp. Mọi người sẽ được yêu cầu tập trung tranh luận và khai thác các ý tưởng đó.
Không khoan nhượng việc bất đồng quan điểm. Trong một tổ chức, mỗi một cá nhân thường có khuynh hướng giữ vững lập trường và niềm tin của bản thân, do đó hoặc tất cả cùng nhau nhất trí thỏa thuận hoặc cuộc họp không đi đến kết luận nào.
Đừng cản trở ý kiến trái chiều. Không ít tư duy đột phá lại bắt nguồn từ những ý tưởng tưởng như rất vô lý. Vào lúc mới xuất hiện, chúng thường tỏ ra mỏng manh và dễ dàng bị lấn át bởi những quan điểm cũ.
Một khi cần tìm các biện pháp để hướng tới một mục tiêu cụ thể, hãy cho phép mọi người dự họp tự do phát biểu ý kiến xoay quanh ý tưởng mới lạ nhất và nên ghi chép cẩn thận những quan điểm trái chiều, vì chúng sẽ có giá trị không ngờ khi triển khai công việc.
