Nếu nói một cách thẳng thắn thì hầu hết mọi người đều không thích họp. Các cuộc họp thường quá dài, quá chán, quá thường xuyên nhưng không thu được kết quả đáng kể.
Sẽ không có gì quá ngạc nhiên khi một số người vừa tham gia cuộc họp điện đàm vừa lướt email hoặc thậm chí họ còn để chế độ “mute” (không có tiếng) cho cuộc họp.
Họp khi nào
Từ góc độ hiệu quả, thời gian là tất cả. Tổ chức họp vào thời điểm mà nhân viên có năng suất thấp nhất là phí phạm thời gian và tiền.
Cụ thể là nhiều công ty thường lên lịch họp vào sáng thứ Hai với lý do sáng đầu tuần là thời gian thích hợp để mọi người cùng thống nhất về những mục tiêu chung.
Thật ra, thứ Hai và thứ Sáu thường là những ngày kém hiệu quả nhất nếu tổ chức một cuộc họp quan trọng. Không ít người sử dụng những ngày phép cá nhân hoặc ngày nghỉ lễ để có được một cuối tuần kéo dài ba ngày.
Vì thế, nhiều nhân viên chủ chốt có thể vắng mặt vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Hơn nữa, nhân viên vẫn thường trong “trạng thái cuối tuần” vào những ngày thứ Hai. Ngày thứ Sáu thì họ trong tâm trạng vội vã và háo hức bước vào hai ngày nghỉ cuối tuần.
Vậy thời điểm nào là tuyệt vời nhất để tiến hành một cuộc họp? Vì tính hiệu quả và sự tham gia đầy đủ của mọi người nên các ngày thứ Ba, thứ Tư và hoặc thứ Năm là những ngày phù hợp để tổ chức họp.
Theo một cuộc nghiên cứu do YouCanBookMe – một công cụ trợ giúp xếp lịch làm việc – thực hiện, thời gian tối ưu để xếp lịch họp là vào 2g30 chiều ngày thứ Ba.
Thời gian này không quá sớm vào buổi sáng và không quá trễ trong tuần làm việc. Công ty này tiến hành phân tích dữ liệu từ hơn 2 triệu câu trả lời.
Họp quá sớm khi mới bắt đầu ngày làm việc có nghĩa là nhân viên phải chuẩn bị cho cuộc họp từ ngày trước đó hoặc phải đến sớm.
Còn nếu họp vào cuối buổi chiều, nhiều người gần như đã hết năng lượng, chỉ lo nhìn đồng hồ và chờ đến lúc ra về. Còn nếu mục đích của cuộc họp là tạo sự phấn khích về một sản phẩm hoặc dịch vụ, có nhiều khả năng sự phấn khích này sẽ “bay mất” khi nhân viên ra về ngay sau cuộc họp.
“Họp cái gì” cũng quan trọng không kém
Thời gian là thứ quý giá nhất đối với tất cả chúng ta. Đó là lý do vì sao những CEO và nhà lãnh đạo thành công nhất đều có cách tiếp cận “đi thẳng vào vấn đề” khi họp – tập trung vào những gì cần làm, ai sẽ làm và khi nào cần hoàn thành.
Muốn sử dụng hiệu quả cách tiếp cận này, bạn cần xác định mục đích hay nói cách khác là phân loại cuộc họp.
– Họp để cung cấp thông tin: Cuộc họp này nhằm ra một thông báo hay để tập thể được cập nhật về một chủ đề nào đó. Mục đích của nó là bảo đảm rằng mọi người cùng đồng thuận về vấn đề đó.
– Họp để ra quyết định: Cuộc họp tập trung hơn vào việc vạch ra những hành động mà mọi người cần làm và nó sẽ hiệu quả nhất khi tiến hành với những nhóm nhỏ vì nếu có nhiều hơn 3-5 người thì rất khó ra quyết định.
– Họp khám phá: Đây là cuộc họp hoàn hảo để thảo luận các vấn đề và giải pháp tiềm năng.
– Họp tìm ý tưởng: Với những cuộc họp nhằm tìm ý tưởng sáng tạo, tốt nhất là nên tìm một địa điểm khác với không gian làm việc quen thuộc. Có nhiều người tham gia hơn cũng là cách có thêm cơ hội để mọi người khơi gợi ý tưởng cho nhau.
Một số nguyên tắc khác cần lưu ý:
– Nguyên tắc 45 phút. Nửa tiếng thì quá ngắn vì bạn sẽ mất 5-7 phút để nói chuyện xã giao. Còn nếu có một giờ đồng hồ thì nhiều khả năng bạn sẽ “kéo lê” cuộc họp. 45 phút thường là khung thời gian tốt nhất.
– Cần có thời gian để xem trước tài liệu. Nếu bạn có chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, nên dành cho mọi người một hoặc hai ngày để xem qua. Nếu vội vàng nhìn lướt qua bài thuyết trình ngay trước cuộc họp thì chỉ phí thời gian.
– Bắt đầu bằng mục đích, kết thúc bằng hành động. Trước khi mọi người bước ra khỏi cửa hoặc ngắt kết nối khỏi một cuộc điện đàm, họ cần phải biết mình phải làm gì và khi nào là thời hạn chót.
– Và thật sự có cần thiết phải họp hay không? Nếu chỉ cần phải biết là chuyện gì đang diễn ra thì không cần phải gọi đó là “cuộc họp”. Đối với những chuyện cần kíp, bạn có thể ghé qua phòng làm việc của người liên quan hoặc gọi cho họ mà không cần thông báo. Khi hành động nhanh chóng như thế, họ sẽ không ở trong “tư thế tự vệ” và có nhiều khả năng sẽ trình bày với bạn những điều “không chuẩn bị sẵn” và “không tập dượt trước”.
