Hầu hết mọi người đều có chung cảm giác uể oải, mệt mỏi trong ngày làm việc đầu tuần bởi cơ thể đang quen nghỉ ngơi trong những ngày cuối tuần. Tình trạng này có thể kéo dài cả tuần nếu bạn không biết “sốc” lại tinh thần cho chính mình.
14 mẹo vặt sau đây là cách đơn giản để cải thiện ngày làm việc của mình, giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn đồng thời tạo được sự tập trung trong công việc.
1. Khởi động ngày mới khi vừa ngủ dậy
Cách bạn cảm nhận buổi sáng khi mới ngủ dậy sẽ quyết định đến toàn bộ ngày hôm đó của bạn. Hãy tập cho mình thói quen tập một bài thể dục đơn giản và cải thiện dần độ khó qua thời gian.
Thậm chí, nếu bạn không thể đến các phòng gym, hãy sử dụng các ứng dụng tập thể dục trên điện thoại (workout app). Những ứng dụng này cung cấp cho người dùng các động tác mẫu và hệ thống các bài tập phù hợp mà bạn hoàn toàn có thể tự tùy chỉnh.
2. Tắt các thông báo ứng dụng điện thoại
Có một sự thật là điện thoại di động khiến bạn mất tập trung nhiều hơn so với bạn nghĩ, và điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc của bạn. Các thông báo từ ứng dụng trên điện thoại là nguồn gốc cho những suy nghĩ ngoài luồng công việc. Ngay cả khi không cầm điện thoại hay tương tác trực tiếp, những âm thanh từ thông báo và ánh sáng màn hình vẫn khiến bạn mất tập trung.
- Xerm thêm: Nạp năng lượng cho ngày đầu tuần
3. Kiểm tra email vào những thời điểm cố định trong ngày
Theo thống kê, trung bình mỗi nhân viên văn phòng kiểm tra hòm email đến 77 lần mỗi ngày, gửi và nhận hơn 122 email, và sử dụng ít nhất 28% thời lượng làm việc mỗi tuần chỉ để xử lý luồng email bộn bề từ hòm thư đến.
Jocelyn K. Glei, tác giả của quyển sách Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done nhận định rằng mặc dù việc kiểm tra email thường xuyên khiến chúng ta cảm thấy như mình đang làm việc rất năng suất nhưng thực tế là ngược lại.
Trả lời phỏng vấn Tạp chí Paragraph, Jocelyn nói rằng chúng ta nên sử dụng những email ngắn gọn và đơn giản khi làm việc. Nếu việc gì không thể xử lý nhanh chóng qua email, hãy đề xuất một cuộc họp với khách hàng hoặc gặp trực tiếp đồng nghiệp để nói chuyện. Điều đó có nghĩa là bạn đang cứu chính mình và những người khác khỏi dãy email phức tạp, khó chịu và dài ngoẵng.
Một trong những cách để giữ hòm thư email gọn gàng là: Khi kiểm tra một email đến, hãy quyết định nhanh chóng xem email này có cần giữ lại hay có thể xóa được ngay. Nếu email này có thể xử lý trong thời gian dưới 2 phút, hãy gửi phản hồi luôn. Nếu không, bạn chỉ cần gửi một phản hồi ngắn gọn và đưa email đó vào danh sách việc cần làm để xử lý sau.
Thông thường đa số mọi người đều “ghé thăm” hòm thư đến khoảng 5-10 phút một lần. Con số này nghe có vẻ ít, tuy nhiên, nếu tính tổng lượng thời gian của việc kiểm tra và phản hồi email, bạn sẽ thấy công việc đó tốn nhiều thời gian như thế nào.
4. Tập trung vào những việc quan trọng, tránh xảy ra các tình huống khẩn cấp
Hãy chống lại sự “độc tài” của những công việc khẩn cấp. Việc gán nhãn quá nhiều công việc với “cái mác” khẩn cấp sẽ tiêu diệt năng suất của bạn.
Những việc khẩn cấp là những việc mà bạn cần xử lý ngay lập tức, còn những việc quan trọng sẽ ảnh hưởng lâu dài đến sứ mệnh, mục tiêu và lợi ích của bạn. Khả năng đánh giá sự khác biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến việc bạn có thành công hay không.
5. Sắp xếp công việc trong ngày theo xu hướng năng lượng của bạn
Theo nhiều nghiên cứu khoa học, con người thường đạt năng suất làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Do đó, hãy xử lý những công việc quan trọng vào buổi sáng.
Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy mình phát huy năng lượng tốt nhất vào những thời điểm khác trong ngày, hãy ưu tiên thực hiện những công việc cần thiết vào thời gian đó.
6. Tập trung vào những công việc mang lại nhiều giá trị trong buổi sáng
Rất nhiều người thành công dành hàng tiếng đồng hồ mỗi ngày để ở một mình, tự suy nghĩ, đánh giá bản thân, thiền, làm các hoạt động sáng tạo như vẽ hay viết, hoặc đọc sách. Hãy tìm những công việc khiến bạn cảm thấy được tiếp thêm động lực và luôn luôn mong muốn được thực hiện vào các buổi sáng mỗi ngày.
Đồng thời, tập thói quen kiểm soát thời gian của bản thân mình ngay tại thời điểm bạn thức giấc và ra khỏi giường. Con người thường rất năng động và đạt năng suất cao nhất vào buổi sáng, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn sẽ tận dụng tối ưu nguồn năng lượng của mình để thực hiện những việc quan trọng chỉ với vài tiếng đồng hồ buổi sáng.
7. Viết công việc cụ thể cần làm ra giấy
Hãy viết mọi công việc ra một tờ giấy ghi chú và dán nó lên một vị trí mà bạn có thể nhìn thấy. Đó là một cách hiệu quả để nhắc nhở bản thân về việc bạn cần làm.
David Allen, tác giả của quyển sách Getting Things Done, khuyên người đọc hãy thực hiện một cách thức mà ông gọi là “ổ lưu trữ cốt lõi” (Core dump) – viết hết tất cả các công việc, các hoạt động và các dự án mà bạn đang và cần thực hiện ra để xử lý. Điều này rất có ích trong việc cải thiện hiệu suất công việc của bạn.
8. Nói không với những việc không cần thiết
Thời gian là tài sản quý giá nhất mà bạn có. Hãy trân trọng thời gian của bản thân và tập cách từ chối những lời đề nghị vô bổ. Thay vào đó, dành nhiều thời gian cho những việc khiến bạn trở nên thông minh hơn, tốt đẹp hơn và hạnh phúc hơn. Đừng nhận nhiều việc hơn mức mà bạn có thể hoàn thành.
Xác định những việc mà bạn cho là quan trọng trong ngày và trong tuần, đồng thời, định nghĩa một ngày lý tưởng mà bạn thích. Một khi bạn đã xác định được những việc mình cần tập trung, hãy nói không với mọi thứ không nằm trong danh sách ấy – những tác nhân phiền nhiễu ngăn cản bạn có được những ngày làm việc lý tưởng. Từ chối là một việc khó khăn, nhưng rất đáng để bạn thực hiện.
9. Tập trung làm một việc tại một thời điểm
Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc xử lý những công việc mang lại nhiều giá trị cho bạn. Việc hoàn thành một công việc nào đó sẽ là động lực để bạn tiếp tục thực hiện đúng hạn những công việc khác một cách năng nổ hơn.
Trong quyển sách Điều ý nghĩa nhất trong từng khoảnh khắc cuộc đời, Gary Keller nhận định: Để đạt được thành công, bạn chỉ cần một mục đích duy nhất. Bạn có thể làm ít việc nhưng phải là những công việc có ảnh hưởng lớn.Thực tế cho thấy, trên thế giới, những người tài năng là những người tập trung vào duy nhất một lĩnh vực và chỉ làm một việc trong một thời điểm, chứ không phải là làm việc một cách dàn trải.
10. Gạch những việc mà bạn đã hoàn thành xong trong danh sách việc cần làm
Viết những việc quan trọng mà bạn cần làm ra, và gạch nó đi khi bạn đã hoàn thành. Nhìn thấy công việc tiến triển chính là một cách giúp bạn đạt được năng suất cao trong khi làm việc.
11. Họp hành một cách gọn gàng
Những cuộc họp là rất cần thiết để chúng ta đặt ra và thống nhất những mục tiêu chung cũng như phương hướng làm việc. Nếu không được kiểm soát một cách có hệ thống, có kế hoạch, những cuộc họp sẽ trở thành những gánh nặng dài dằng dặc, ngốn hàng giờ đồng hồ (và trong một số trường hợp tệ hơn sẽ là một chuỗi ngày đằng đẵng) của bạn, mà thực sự thì không giải quyết được vấn đề nào quan trọng cả.
12. Giữ bàn làm việc sạch sẽ
Khay đựng giấy, những quyển sách mà bạn hoàn toàn không đọc,… Tất cả những vật dụng bừa bộn xung quanh khu vực làm việc của bạn đều có thể là nguyên nhân khiến cho bạn mất tập trung và cản trở năng suất làm việc. Hãy dọn dẹp khu vực làm việc, khi bạn cảm thấy gọn gàng hơn, bạn mới có thể tập trung tốt hơn vào những việc đang làm.
13. Nghe những bản nhạc hay
Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng nghe nhạc có thể làm giảm huyết áp, dịu đi cảm giác căng thẳng và khiến con người cảm thấy phấn chấn, vui vẻ hơn. Chọn đúng thể loại nhạc có thể thay đổi tâm trạng và thái độ làm việc của bạn. Vì vậy, hãy tạo một playlist phù hợp và có thể khiến bạn tập trung hơn khi làm việc.
Nhạc piano không lời là sự lựa chọn được ưa thích nhất bởi rất nhiều người. Miễn là bạn không vặn mức âm thanh lên quá to (điều này không tốt cho thính lực của bạn), đây làm một trong những cách hiệu quả, an toàn và lành mạnh để khiến một ngày của bạn thú vị hơn, dễ chịu hơn.
14. Nghỉ giải lao để có thể tập trung tốt hơn
Tất cả những công việc lẻ tẻ và hàng tá những quyết định lặt vặt bạn phải xử lý mỗi ngày dần dần sẽ làm giảm khả năng suy nghĩ và làm bạn cảm thấy rất mệt mỏi. Nghỉ giải lao (thậm chí chỉ trong khoảng 15 đến 20 phút) là một cách thức đã được khoa học chứng minh là rất có ích cho việc tăng mức độ tập trung và giữ vững một nguồn năng lượng dồi dào trong suốt ngày dài.
