Các giám đốc nhân sự phụ trách đào tạo thường hay lúng túng trước một bài toán khó mà các tổng giám đốc điều hành đặt ra mỗi khi xây dựng kế hoạch ngân sách đào tạo hằng năm: sử dụng thật hiệu quả ngân sách đào tạo, có nghĩa là đạt được các mục tiêu đào tạo với chi phí thấp nhất.
Để có cơ sở giải quyết bài toán ấy, một số biện pháp cắt giảm chi phí đào tạo dưới đây đáng được tham khảo.
1. Cung cấp thêm tài liệu hướng dẫn và các công cụ hỗ trợ trong công việc
Nên thay thế các khóa học tốn kém và chưa thật sự cần thiết bằng các tài liệu hướng dẫn và các công cụ hỗ trợ. Những tài liệu này cần phải được chuẩn bị sẵn sàng cho nhân viên tại nơi tác nghiệp của họ. Đối với những đề tài đơn giản và phổ biến như cách sử dụng phần mềm Microsoft hay kỹ năng xử lý phàn nàn của khách hàng thì nên cung cấp cho nhân viên các tài liệu tự học.
2. Mời một số chuyên gia tham gia thuyết trình trong một số khóa đào tạo
Những chuyên gia này sẽ trình bày và giải đáp cho đội ngũ nhân viên mọi thắc mắc thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ. Tất nhiên, nên cố gắng chọn những chuyên gia có kinh nghiệm kỹ năng giảng dạy tốt.
3. Cắt bỏ những chương trình đào tạo không thật sự đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp
Nên rà soát lại tất cả các khóa đào tạo xem chúng có thật sự cần thiết không, đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì, từ đó loại bỏ bớt những khóa đào tạo không hiệu quả. Khi doanh nghiệp gặp khó khăn là lúc dễ nhận ra lợi ích thật sự của các chương trình đào tạo nhất.
4. Giảm thời lượng học trên lớp của các khóa đào tạo trực tiếp
Khi nhân viên tham gia các khóa đào tạo trực tiếp, họ phải cắt giảm một số công việc hằng ngày và làm phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc thiết kế chương trình theo hướng giảm thiểu thời lượng học trên lớp sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc cắt giảm chi phí. Cần chủ động bố trí nhân viên đảm trách phần việc của người được cử đi học để công việc của các bộ phận không bị gián đoạn và nên vận dụng cách gửi tài liệu tham khảo cho học viên trước khi đến lớp.
5. Rà soát danh sách các nhà cung cấp các chương trình đào tạo
Khi sử dụng hai nhà cung cấp trở lên cho một số khóa học, nên rà soát lại các điều kiện của từng nhà cung cấp và nhu cầu của doanh nghiệp để có thể thương lượng một mức giá tốt nhất dựa trên mức độ sử dụng thường xuyên. Tuy nhiên, không nên vì quá tiết kiệm mà chọn chất lượng đào tạo không đạt yêu cầu.
6. Rà soát lại các tài liệu đào tạo và quy trình in ấn, phân phát tài liệu
Tìm một công ty in ấn có chi phí thấp và nên sử dụng loại giấy nhẹ, không cần có chất lượng quá tốt. Nên in cả hai mặt đối với cả tài liệu dành cho học viên lẫn tài liệu dành cho giảng viên để tiết kiệm giấy.
- Xem thêm: Đào tạo: chi phí hay đầu tư?
7. Thay thế hình ảnh gốc bằng các hình ảnh được sử dụng miễn phí
Trong khâu biên soạn tài liệu đào tạo, nếu doanh nghiệp sử dụng các hình ảnh đồ họa gốc và phải trả tiền thì nên thay thế bằng các hình ảnh độ phân giải thấp hơn nhưng được dùng miễn phí (chẳng hạn hình ảnh trên trang web Getty Images).
8. Sử dụng các khóa đào tạo của các trường cao đẳng, đại học ở địa phương
Một số trường uy tín có thể cung cấp các khóa đào tạo đúng với yêu cầu của doanh nghiệp với chất lượng khá tốt nhưng chi phí thấp.
9. Cắt giảm chi phí đi lại
Việc bố trí địa điểm đào tạo thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đi lại cho học viên trong quá trình tham gia các khóa đào tạo.
