Để làm một người sếp tốt không hề dễ và ngay cả những người giỏi nhất đôi khi cũng phải rất vất vả để có đủ thời gian cho mọi thứ. Dù vậy, người quản lý vẫn nên duy trì những cuộc đối thoại thường xuyên hằng tuần, hằng tháng và hằng quý với nhân viên. Vì sao? Một trong những cách dễ nhất để cải thiện quan hệ với người báo cáo trực tiếp cho bạn và cải thiện tinh thần chung của tập thể là qua giao tiếp, đối thoại.
Hằng tuần
Dù có tổ chức họp chính thức hoặc hội ý trong tuần với nhân viên hay không, bạn vẫn nên trò chuyện với họ.
Hỏi thăm, quan tâm đến cuộc sống của nhân viên
Chuyện này lẽ ra nên làm mỗi ngày, nhưng do tình hình thực tế và thời gian biểu bận rộn, vì thế, ít nhất nên hỏi thăm nhau mỗi tuần một lần. Và đây không hẳn là “hỏi thăm cho có” mà “thật sự quan tâm đến câu trả lời của họ”. Điều này có nghĩa là phải đọc được những gì ẩn chứa bên dưới bề mặt của câu trả lời và cần có câu hỏi kế tiếp nếu như cảm nhận được điều gì đó quan trọng xảy đến với người đối diện. Đây cũng là cách giúp bạn biết được những gì đang xảy ra trong cuộc sống có thể hoặc không thể ảnh hưởng đến công việc của họ.
Tôi có thể giúp gì không?
Người sếp giỏi biết cách giao phó công việc và biết rõ khi nào nên bước sang một bên, nhưng điều đó không có nghĩa là để cho nhân viên “tự chiến đấu trong đám bụi mù”. Sự thiếu hiện diện của cấp trên có thể được hiểu là “Tôi không quan tâm” hoặc “Tôi không có thời gian cho những vấn đề của anh”.
- Xem thêm: Quan tâm đến nhân viên nhiều hơn
Hằng tháng
Ít nhất mỗi tháng một lần, bạn nên đề cập đến các chủ đề quan trọng dưới đây để bảo đảm rằng nhân viên của bạn đang đi đúng hướng.
“Đây là điều mà tôi muốn anh nên ưu tiên…”
Chiến lược thay đổi, mục tiêu chuyển đổi… sẽ làm cho nhân viên khó biết được liệu họ nên tập trung năng lượng vào chuyện gì. Khi chuyện này xảy ra, người quản lý không chỉ nên giải thích lý do mà còn cần giải thích về sự ảnh hưởng đối với từng cá nhân và họ có cần tái tổ chức lịch làm việc hay sắp xếp lại những ưu tiên trong công việc hay không.
“Đây là nơi mà tôi muốn nhìn thấy sự tăng trưởng trong tháng tới…”
Phản hồi thường xuyên là rất cần thiết để nhân viên tiếp tục phát triển và tạo ra hiệu quả tốt. Nếu bạn có thể làm được chuyện này hằng tuần hoặc thậm chí hằng ngày thì rất tuyệt, nhưng sẽ là hoàn toàn “ổn” nếu mỗi tháng một lần, bạn dành thời gian đề cập đến các vấn đề đang xảy ra hoặc những sai lầm đang mắc phải. Cũng không quên đề ra những thước đo, thời hạn rõ ràng nhằm giúp cải thiện tình hình và nhận được thành quả cụ thể.
Tôi có thể làm gì để giúp anh đạt được mục tiêu?
Những người quản lý giỏi biết rằng họ có thể là người ủng hộ lớn nhất nhưng cũng là mối cản trở lớn nhất đối với nhân viên. Khi đưa ra câu hỏi trên, bạn có thể bảo đảm rằng mình sẽ không vô tình “ngáng đường” cấp dưới.
Hằng quý
Những câu hỏi này liên quan đến con đường sự nghiệp của nhân viên. Nếu bạn đề cập đến các chủ đề này hằng quý, bạn sẽ có nhiều khả năng giữ được người giỏi hơn và xây dựng một đội ngũ mạnh hơn, hạnh phúc hơn.
Câu hỏi về mục tiêu dài hạn
Người sếp nên biết về mục tiêu của cấp dưới trong ba tháng, sáu tháng, một năm tới tính từ thời điểm hiện tại. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên khi biết rằng họ muốn đảm nhận những dự án mà bạn đang cần hoàn thành. Hoặc bạn có thể khám phá một niềm đam mê nào đó của họ mà bạn chưa từng biết đến. Hay bạn sẽ nhận ra rằng hiệu quả công việc không được như mong muốn là do họ phải làm những việc mà họ không yêu thích. Khi hiểu được tất cả những điều này, bạn sẽ nhìn ra và tận dụng được sức mạnh của nhân viên, cũng như khích lệ họ tạo ra kết quả tốt nhất.
Kỹ năng nào mà nhân viên cần học hoặc cần tiếp tục bồi dưỡng?
Tương tự như ở trên, câu hỏi này sẽ giúp bạn hình dung về hình thức đào tạo, huấn luyện mà nhân viên đang cần và những “bài tập” nào mà họ cần để cải thiện bộ kỹ năng.
Thật ra, không có một nguyên tắc cứng nhắc nào quy định về thời hạn mà bạn phải thực hiện những cuộc đối thoại này. Có lẽ bạn muốn phản hồi thường xuyên hơn, hoặc bạn nghĩ rằng việc nói chuyện về mục tiêu dài hạn là cần thiết vào mỗi tháng. Điều quan trọng là bạn cần thực sự tiến hành những cuộc đối thoại này. Như thế, công việc quản lý của bạn sẽ dễ dàng hơn và đội ngũ của bạn sẽ thành công hơn.
