Đối với người làm lãnh đạo thì “phân công phân nhiệm” là một nghệ thuật giúp họ thành công hơn. Nếu làm tốt, nhân viên sẽ hoạt động hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn trong công việc. Khi cấp dưới biết rằng sếp đủ tin tưởng để giao cho họ một nhiệm vụ quan trọng, họ sẽ có động lực hơn để hoàn thành tốt công việc.
Phân nhiệm hiệu quả không chỉ mang lại những kết quả tốt mà còn làm tăng năng lực của cả tập thể, giải phóng thêm thời gian để nhà quản lý làm những việc quan trọng hơn. Xung quanh nhà quản lý giỏi là một đội ngũ không chỉ sẵn lòng hoàn thành công việc mà cũng quan tâm đến chất lượng và mong muốn tiến xa hơn nữa.
Chuẩn bị là việc đầu tiên cần làm khi muốn ủy thác công việc. Có nhiều thứ mà người lãnh đạo cần phải cân nhắc trước chẳng hạn như quy mô, tính khẩn cấp, mức độ quan trọng hay tính khác biệt của nhiệm vụ được giao. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến quyết định chọn ra việc cần giao và chọn được người phù hợp nhất để giao việc đó.
- Xem thêm: Hãy giao việc cho nhân viên
Kế đến là suy nghĩ về cách phân nhiệm. Sau đây là những bước mà người lãnh đạo nên cân nhắc:
- Định nghĩa quy trình ra quyết định. Người nhân viên này có quyền quyết định chuyện gì và khi nào họ nên làm theo ý của cấp trên? Phân quyền rõ ràng là điều cần thiết.
- Giải thích lý do vì sao việc này cần phải hoàn thành và tại sao lại chọn người này thực hiện nhiệm vụ.
- Tìm hiểu xem người sắp được giao việc cảm nhận ra sao về công việc này. Họ có thấy vui với thách thức này hay không? Họ có lo âu hoặc quan ngại điều gì không?
- Giải thích rõ những gì cần làm và khi nào thì có thể linh động.
- Nhà quản lý cần hiểu rõ kết quả mà họ mong muốn đạt được và kết quả này sẽ mang lại sự khác biệt nào cho bối cảnh chung?
- Nói rõ thời gian mà người quản lý cần được báo cáo về tiến độ và thống nhất cách giám sát quá trình thực hiện.
- Cuối cùng là hỏi xem người nhận nhiệm vụ có thắc mắc gì hay không. Bằng cách này, nhà quản lý sẽ biết được là người nhận nhiệm vụ có lãnh hội hết ý của họ hay chưa.
Cũng có những trường hợp việc phân nhiệm lại bị cản trở bởi chính những nhược điểm của người lãnh đạo.
Sếp có sẵn sàng giao việc?
Quản lý là làm cho mọi việc được hoàn tất thông qua người khác – chứ không phải là tự làm hết mọi việc. Cũng có những phần việc mà người quản lý thích nhưng không có nghĩa là họ nên giữ chặt những việc này. Nếu sếp chỉ giao những việc khó và chán mà bản thân họ không muốn làm, điều này sẽ ảnh hưởng đến động lực của nhân viên và quan điểm của họ đối với cấp trên.
Giám sát là để giúp nhân viên làm tốt công việc hay để buộc họ tuân theo yêu cầu của mình?
Nếu sếp là người theo chủ nghĩa hoàn hảo hoặc bảo thủ, thì có lẽ không có người nào sẽ làm được chính xác theo ý họ, đúng như tiêu chuẩn của họ. Hãy thận trọng vì không ai muốn trở thành kẻ thất bại vì một tiêu chuẩn cao vô lý.
Sếp và nhân viên có tin tưởng nhau không?
Cấp dưới thì thường làm theo lời cấp trên. Nhưng sự vâng lời chỉ có thể khuyến khích nhân viên nỗ lực ở mức tối thiểu. Vậy vì sao họ lại làm nhiều hơn mức tối thiểu đó? Đó là khi họ đứng về phía cấp trên, họ cảm thấy có động lực và gắn bó. Họ thật sự nghĩ, quan tâm và muốn hoàn thành tốt công việc.
- Xem thêm: Nên giao việc cho nhân viên khi nào?
Làm thế nào để có được sự cam kết này? Chất lượng của mối quan hệ chính là nhân tố lớn nhất. Người lãnh đạo có hiểu những khát vọng, khả năng và mối bận tâm của thuộc cấp? Nhân viên có lý do để tin tưởng và tôn trọng cấp trên? Nếu nhà quản lý chủ động xây dựng những mối quan hệ tốt, sự cam kết của nhân viên sẽ theo sau và họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao với sự phấn khởi, toàn tâm toàn ý.
Hãy nhớ rằng, đây không chỉ là hoàn tất công việc mà còn là cơ hội để phát triển một cá nhân hoặc cả tập thể, trao cho họ cơ hội đạt được thành quả và tỏa sáng. Khi trao cho mọi người thiện chí, thành quả sẽ đến.
