Nói càng ít, hiệu quả càng nhiều

Ngày nay người quản lý khi cần trình bày một vấn đề cho cấp trên hoặc các đối tượng người nghe khác, họ cần phải thể hiện hết sức ngắn gọn. Nên bắt đầu từ đâu để làm điều đó thành công? Joe Mc Cormack, tác giả quyển sách mới xuất bản năm 2014, Tạo tác động lớn hơn bằng việc nói ít hơn (Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less) đã lưu ý rằng thời gian chú ý của người nghe đang ngắn đi.

Nếu như năm 2000, thời gian trung bình này là 12 giây thì bây giờ chỉ còn 8 giây. Người làm chuyên môn bình quân bị gián đoạn công việc 6-7 lần mỗi giờ và thường rất khó khăn khi nối lại công việc đang làm sau đó. Hơn 43% người đã loại các email dài và phức tạp ngay trong 30 giây đầu tiên khi đọc và phần lớn mọi người bỏ đi phân nửa số email họ nhận được mỗi ngày. Ông dẫn đến kinh nghiệm của một tác giả tiểu thuyết thành công đã chia sẻ: “Tôi loại bỏ các nội dung mà người đọc chắc sẽ bỏ qua”.

• Xem thêm: Nên họp lúc nào và họp cách nào cho hiệu quả

Ngắn gọn đang là một đòi hỏi cơ bản trong công việc ngày nay, nhưng nói thì dễ, làm mới khó. Khi trình bày vấn đề, người ta thường mắc phải bảy lỗi sau:

1. Diễn đạt không rõ ràng: Dùng các câu rất vô nghĩa và dùng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn.
2. Quá tự tin: Do tỏ ra quá hiểu biết về một lĩnh vực chuyên môn so với mọi người, nên việc trình bày dễ sa vào chi tiết, không tự giới hạn được những gì muốn nói.
3. Khô cứng: Không lưu ý đến thời gian quý giá của người nghe mà chỉ muốn nói mọi chuyện theo ý mình.
4. Không chú ý xem người nghe có cảm thấy thoải mái không.
5. Nói năng có nhầm lẫn: Do chưa chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung sẽ trình bày nên dẫn đến nhầm lẫn và phải nói lại những nội dung còn gây thắc mắc cho người nghe, hoặc thứ tự trình bày chưa hợp lý.
6. Diễn đạt phức tạp: Do luôn tự nghĩ là những vấn đề sắp trình bày là phức tạp nên có xu hướng giữ nguyên sự phức tạp đó, không chuyển thành cách nói đơn giản. Vừa trình bày, vừa phải giải thích thêm, làm nội dung bị ngắt, thiếu liền lạc.
7. Thiếu chuẩn bị: Chỉ nói những gì mình vừa nghĩ đến thay vì chọn lọc, chỉ chia sẻ những ý tưởng muốn người nghe nắm được.

• Xem thêm: Làm việc ít đi giúp tăng hiệu quả công việc! 

Nếu người trình bày không khắc phục được những lỗi trên thì càng nói nhiều người nghe sẽ càng ít chú ý đến. Cách đây mười năm thì sự ngắn gọn đang còn là một điều nên làm, thì nay đã là điều bắt buộc phải làm. Hãy làm mọi cách để trình bày đúng ngay vấn đề mình muốn nói, bằng cách:

1. Dành thời gian chuẩn bị nhiều hơn. Viết ra nội dung chính và ba ý tưởng chủ yếu sẽ trình bày hoặc sắp trao đổi.
2. Luôn tôn trọng thời gian của người khác.
3. Thấu hiểu sự lơ đãng của người nghe. Chỉ khi đó mới biết nên cắt đi những thông tin nào là cần thiết trước khi trình bày.

Sự ngắn gọn ngày nay đã trở thành một trách nhiệm trong công việc. Do vậy cần có ngay một nề nếp trong chuẩn bị thông tin. Mọi ý tưởng rõ ràng sẽ nhanh chóng được tiếp nhận.