Ngày nay, môi trường làm việc tại các văn phòng doanh nghiệp đã có sự góp mặt của đủ loại thiết bị, phương tiện, từ máy tính, máy in, máy photocopy đến máy quét ảnh, máy chiếu. Do đó, công việc văn phòng cũng đã khác trước rất nhiều.
Khối lượng công việc cũng như kết quả làm việc của nhân viên văn phòng bây giờ không chỉ thể hiện bằng số báo cáo họ làm được, số tài liệu họ đã đọc hoặc lượng thông tin họ nhận được, đã xử lý và gửi đi. Vấn đề quan trọng là làm sao cho mọi công việc như vậy tạo ra và đóng góp được giá trị nhất định cho hoạt động của doanh nghiệp. Xoay quanh vấn đề này có nhiều ý kiến thảo luận trên internet, trong đó có những gợi ý ứng xử không được tích cực. Mời độc giả cùng tham khảo vài ý tưởng như vậy.
Con người đi cùng với tài liệu
Bạn đừng bao giờ đi ra khỏi nơi làm việc mà không cầm tài liệu trong tay. Với tài liệu đó, bạn luôn ra dáng mình là một nhân viên chăm chỉ, đang đến dự một cuộc họp quan trọng. Còn người ra khỏi phòng làm việc mà không mang theo gì thì giống như anh ta đang chuẩn bị đi uống cà phê. Còn nữa. Vào cuối ngày, khi rời nơi làm việc, hãy chuẩn bị một mớ tài liệu như để mang về làm thêm vì không đủ thời giờ làm cho xong tại văn phòng. Cách gây ấn tượng này đã cổ điển nhưng vẫn luôn hiệu quả.
Máy tính, biểu tượng của sự bận bịu tối ngày
Việc sử dụng máy tính luôn làm cho nhân viên có vẻ bận bịu liên tục. Bất cứ lúc nào bạn sử dụng máy tính thì nó cũng “tạo dáng” cho bạn thành con người của công việc trong mắt bất kỳ người quan sát nào.
Người ta đâu biết rằng thật ra bạn đang nhận và gửi những email hoàn toàn mang tính cá nhân hoặc bạn đang tính toán trên một bảng tính về nhu cầu tài chính của chính bạn, chúng không liên quan gì đến công việc mà bạn đang được giao cả. Hình ảnh chung vẫn là bạn đang rất bận việc và chiếc máy tính đang thu hút hết thì giờ lẫn trí tuệ của bạn.
Ngay cả khi sếp của bạn sốt ruột muốn biết bạn đang loay hoay làm gì thì cùng lắm là người ấy cũng chỉ biết bạn đang mày mò học sử dụng một phần mềm mới dành cho công việc. Việc này tiết kiệm cho công ty bao nhiêu kinh phí đào tạo so với việc công ty phải gửi bạn đi học một khóa bên ngoài…
Bàn làm việc ngổn ngang
Tình trạng ngổn ngang của bàn làm việc không làm bạn xấu đi, mà ngược lại, xây dựng được một mẫu hình về một người cần mẫn làm việc đến nỗi không còn thời gian sắp xếp tài liệu cho ngăn nắp. Cái nhìn ái ngại của sếp và đồng nghiệp về sự ngổn ngang ấy cho thấy một sự so sánh giữa bạn với những người ngồi trước bàn giấy lúc nào cũng gọn gàng. Có vẻ những người ngồi trước bàn giấy gọn gàng có rất ít việc để giải quyết thì phải!
Khi môi trường làm việc đã khác đi thì cung cách làm việc cũng khác đi. Những gợi ý “tạo dáng” nêu ở trên đã cho thấy rằng biểu hiện tập trung vào công việc của nhân viên cũng đã khác đi nhiều, khiến cho nhiều nhà quản trị bị lầm vì “trông vậy nhưng không phải vậy”.
Từ thực tế đó, cách quản lý nhân viên dưới quyền cũng sẽ phải khác đi để nhà quản trị cảm thấy yên tâm rằng các nhân viên của mình luôn thực sự làm việc chứ không hề “tạo dáng”. Xem ra, nhà quản trị trong thời đại hiện nay phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn so với trước đây. Trong bối cảnh mới, họ phải quay lại gốc rễ của vấn đề về năng suất làm việc, quy trình công việc và cách thu nhận kết quả làm việc từ nhân viên của mình.
