Làm thủ tục chuyến bay trên mạng là quy trình mà hành khách thực hiện để xác nhận sự hiện diện của họ trên chuyến bay đã đăng ký thông qua mạng internet và tự in thẻ lên máy bay cho mình. Tùy thuộc vào hãng hàng không và chuyến bay riêng biệt, hành khách cũng có thể đăng ký các nhu cầu chi tiết liên quan đến chuyến bay như suất ăn, người đi cùng và chỗ ngồi… Phương thức mới này ngày càng được ưa chuộng nhờ tiết kiệm về thời gian cho hành khách cũng như tiền bạc cho hãng hàng không.
Thông thường những trang web chính thức của các hãng hàng không sẽ cho phép hành khách truy cập để làm thủ tục 24 giờ hoặc 48 giờ trước giờ cất cánh hay ngay sau khi hành khách đặt vé. Hãng hàng không Alaska được xem là hãng đầu tiên triển khai dịch vụ làm thủ tục chuyến bay qua mạng cho hành khách vào tháng 9-1999 với hệ thống thực hiện còn nhiều giới hạn. Hệ thống làm thủ tục chuyến bay của Alaska Airlines khởi đầu với những chuyến bay được chọn lọc trước và theo từng tháng. Sau khi nhận thấy sự tiện lợi cũng như sự phát triển chóng mặt của công nghệ hiện đại, lần lượt nhiều hãng hàng không khác cũng bắt đầu triển khai hệ thống này trên website của mình. Tùy theo tiêu chí của mỗi hãng, đôi khi hành khách sẽ bị tính phí cho phần tiến hành thủ tục chuyến bay sớm hơn những người khác, bởi nó liên quan đến những quyền lợi đi kèm như: nhiều cơ hội lựa chọn chỗ ngồi tốt trên máy bay, tăng khả năng được nâng hạng đối với khách bay thường xuyên, tiết kiệm thời gian tại sân bay…
Các hệ thống thực hiện thủ tục trên các trang web của các hãng hàng không ngày nay cũng giản đơn hơn và tốc độ xử lý cũng nhanh hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số hãng hàng không hay thậm chí là trên một số chuyến bay của các hãng hàng không đang triển khai hệ thống này, chưa chấp nhận cách thức tiến hành thủ tục mới mà vẫn yêu cầu hành khách phải thực hiện thủ tục chuyến bay tại các quầy của hãng ở sân bay. Có thể vì những lý do như sự xác nhận về các loại giấy tờ chuyến bay hay nhân dạng hành khách, đặc biệt là những đường bay đến các quốc gia cần có thị thực nhập cảnh. Có thể nói, hình thức hành khách làm thủ tục qua mạng phát triển mạnh nhất ở phân khúc hàng không giá rẻ hay chi phí thấp. Trước năm 2010, Ryanair đưa ra quy định lấy phí đến 60 euro nếu khách làm thủ tục tại sân bay, tuy nhiên, sau đó hãng hàng không giá rẻ hàng đầu thế giới này cũng quyết định loại bỏ dịch vụ cũ trong hoạt động của mình bằng cách cho ngưng hoạt động các quầy thủ tục tại sân bay và tất cả hành khách của Ryanair bắt buộc phải thực hiện thủ tục chuyến bay của mình trên mạng.
Các bước để có thể tiến hành làm thủ tục chuyến bay cũng khá đơn giản nếu hành khách đã chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần thiết để khai báo. Mỗi hãng hàng không sẽ cung cấp những giao diện của hệ thống khác nhau, nhưng tựu trung vẫn là những bước khai báo thông tin cơ bản với những đường link hướng dẫn rất cụ thể. Sau đây là năm bước mà bạn có thể thực hiện khi tiến hành online check-in cơ bản:
Bước 1:Chuẩn bị đầy đủ thông tin chuyến bay cần thiết
– Họ tên trùng khớp với thể hiện trên vé
– Thông tin chuyến bay: điểm khởi hành/điểm đến, giờ bay, số hiệu chuyến bay, mã vé…
Đối với chuyến bay quốc tế thì cần thêm:
– Thông tin về hộ chiếu
– Số điện thoại liên lạc khẩn
Bước 2:Truy cập website của hãng hàng không
– Tùy theo hệ thống, hành khách có thể truy cập hệ thống làm thủ tục từ website chính thức của hãng, chọn mục chỉ định (ví dụ như: My reservation hay Flight check-in…) hoặc vào trực tiếp hệ thống thông qua những mã đăng nhập được cung cấp từ hãng hàng không (đối với American Airlines là aa.com/findreservation) hoặc ở vài hãng hàng không khác thì hành khách sẽ được gửi email nhắc nhở làm thủ tục chuyến bay 24 giờ trước khi cất cánh bao gồm cung cấp những đường link hay file đính kèm để hành khách thực hiện khai báo.
Bước 3:Xác nhận tiến hành thủ tục chuyến bay
– Sau khi hoàn tất phần điền thông tin ban đầu hãy nhớ chọn nút hoàn tất để hệ thống bắt đầu thực hiện phần kiểm tra thông tin với những từ lệnh mà hành khách có thể thấy tại cuối trang thông tin như Ready for check-in hay Check-in…
– Đối với chuyến bay có nhiều chặng bay và thay đổi hãng hàng không thì khi hành khách thực hiện hoàn tất chặng trước hệ thống sẽ tự động cung cấp đường link kết nối với hệ thống làm thủ tục của hãng hàng không vận chuyển ở chặng tiếp theo.
Bước 4:Chọn hành trình đúng và điền thông tin
– Hành khách click vào chuyến bay của mình và bắt đầu điền tất cả những thông tin yêu cầu. Nên chú ý đến việc khai báo thông tin của trẻ em hoặc người cần trợ giúp thậm chí là thú cưng đi cùng, nếu hành khách không muốn họ bị xếp ngồi xa vị trí của mình trong chuyến bay. Việc chọn ghế ngồi yêu thích cũng được thực hiện tại giai đoạn này, nên chú ý đến phần tính phí ghế ngồi của hãng hàng không. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý đến tất cả những nhu cầu đặc biệt khác trong chuyến bay như suất ăn, lưu trữ thuốc y tế,… Tất cả những thông tin được điền vào giao diện phải đảm bảo chính xác theo thông tin trên vé nếu không bạn sẽ phải làm lại từ đầu hoặc bị từ chối tiến hành thủ tục tiếp theo.
Bước 5:Nhận thẻ lên máy bay
– Sau khi kiểm tra thông tin, nếu không có vấn đề gì hệ thống sẽ ngay lập tức cung cấp cho hành khách thông tin thẻ lên máy bay đi kèm với các phương thức để hành khách lưu lại như in trực tiếp (Print) hay gửi vào email (Email) hoặc gửi vào điện thoại cầm tay (Send to Mobile) để khách sử dụng trực tiếp tại sân bay.
Tại sân bay, nếu có hành lý ký gửi hành khách sẽ chỉ thực hiện phần ký gửi tại quầy hành lý hay quầy thủ tục, nếu không hành khách có thể đi thẳng ra cổng thủ tục an ninh hay hải quan mà không cần phải dừng lại ở bất kỳ quầy thủ tục nào của hãng hàng không.
Online check-in ngày càng trở nên phổ biến không chỉ tại các hãng hàng không giá rẻ mà còn đối với các hãng hàng không truyền thống khác, đặc biệt là tại khu vực châu Âu. Tại nhiều sân bay lớn ngày nay, bạn có thể nhận thấy phần lớn các quầy thủ tục đã được chuyển thành quầy ký gửi hành lý đơn thuần. Ngoài một vài hãng không có dịch vụ online check-in và một số chuyến bay quốc tế có yêu cầu phức tạp về thị thực thì còn có một số chuyến bay codeshare bạn cũng không thể thực hiện phương thức mới này.
