Sếp muốn nhân viên làm việc hiệu quả hơn? Hãy khuyên họ “trốn” khỏi văn phòng nhiều hơn. Đó là một kết luận gây không ít lo lắng cho các nhà quản lý mà FlexJobs, một công ty cung cấp dịch vụ trực tuyến chuyên giúp các chuyên gia tìm được những công việc từ xa và linh hoạt theo thời gian, đã đưa ra sau khi thực hiện một cuộc khảo sát với 2.600 nhân viên công sở.
Theo kết quả của cuộc khảo sát này, chỉ có 24% nhân viên cho biết làm việc hiệu quả nhất ở văn phòng trong giờ làm việc. Số còn lại (76%) cho biết làm việc hiệu quả nhất ở những nơi khác. Cụ thể, 50% cho biết làm việc tốt nhất khi ở nhà, 12% thích làm việc ở quán cà phê, thư viện hay những nơi công cộng khác thay vì làm việc ở văn phòng, 14% lại cho rằng chỉ có thể làm việc hiệu quả khi ở văn phòng nhưng ngoài giờ làm việc, khi mọi người đã ra về.
Vì sao nhân viên lại có xu hướng “xa lánh” văn phòng như trên? Những người tham gia khảo sát đã đưa ra một số nguyên nhân sau: thường xuyên bị đồng nghiệp làm gián đoạn công việc, bầu không khí dễ gây phân tâm, chính trị công sở, không gian làm việc không thoải mái, căng thẳng (stress) và ngại di chuyển xa. Khoảng 30% cho biết sẵn sàng chấp nhận bị giảm lương 10 – 20% để đổi lấy điều kiện được làm việc bên ngoài văn phòng và khoảng 42% sẵn sàng từ bỏ các phúc lợi để có điều kiện này.
- Xem thêm: Để không còn những “xác sống công sở”
“Các doanh nghiệp cần phải suy nghĩ rất nhiều về thực trạng nhân viên không còn xem công sở là không gian tốt nhất để làm việc hiệu quả hay để tập trung vào các dự án quan trọng”, Sara Sutton Fell, nhà sáng lập của FlexJobs cảnh báo. “Trong trường hợp này, các nhà quản lý cần phải phân tích, đánh giá liệu môi trường làm việc của doanh nghiệp có thật sự hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hay là đang cản trở điều này”, Fell khuyên.
Theo Minda Zetlin, một tác giả và diễn giả về đề tài công nghệ trong kinh doanh, đồng tác giả của cuống sách The Geek Gap (tạm dịch: Lỗ hổng của các chuyên gia), nếu rơi vào thực trạng nói trên, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp sau.
- 1. Xây dựng chính sách làm việc từ xa. Theo Zetlin, để tạo điều kiện cho nhân viên làm việc từ những địa điểm bên ngoài văn phòng, các sếp cần phải cân nhắc kỹ hơn và có nhiều kỹ năng quản lý tốt hơn thay vì chỉ quản lý theo mục tiêu như trước nay. Nếu chưa sẵn sàng cho phép nhân viên làm việc từ xa thì có thể thử nghiệm mô hình này đối với một số nhân viên đáng tin cậy trong một thời gian ngắn để đánh giá tác động của nó đối với hiệu quả làm việc của nhân viên trước khi áp dụng rộng rãi.
- 2. Thiết kế những không gian làm việc “không bị làm phiền” để nhân viên có thể sử dụng khi cần tập trung vào công việc. Với tỷ lệ 76% nhân viên tham gia khảo sát cho rằng thường xuyên bị đồng nghiệp làm gián đoạn công việc và 74% cho biết hay bị phân tâm ở văn phòng thì đây là một việc mà các nhà quản lý cần làm ngay, Zetlin khuyên. Doanh nghiệp nên thiết kế một phòng hội nghị, một thư viện, văn phòng không sử dụng hay các không gian yên tĩnh để nhân viên có thể tập trung cho các dự án.
- 3. Suy nghĩ lại với khái niệm “văn phòng mở”. Trong những năm gầy đây, văn phòng mở đang là một xu hướng thiết kế phổ biến ở công sở vì nó tạo ra cho nhân viên một bầu không khí làm việc cởi mở, hòa đồng, dễ dàng trao đổi công việc và minh bạch thông tin hơn. Tuy nhiên, các chuyên gia khoa học thần kinh lại cho rằng tiếng ồn và sự phân tâm thường xuyên sẽ có thể làm cho nhân viên suy giảm sự tập trung, hiệu quả làm việc và cả các chức năng thần kinh.
- 4. Tìm ra các giải pháp hạn chế tác động từ việc đi lại cho nhân viên. Không có điều gì mệt mỏi hơn việc mỗi ngày phải đi từ nhà đến văn phòng và từ văn phòng về nhà trong dòng xe và người với tình trạng ùn tắc xảy ra thường xuyên vào những giờ cao điểm. Tình trạng này sẽ làm cho nhân viên bị tăng sự căng thẳng trước khi bắt đầu công việc và trước khi về nhà, ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Vì vậy, Zetlin khuyên các doanh nghiệp nên thu xếp để nhân viên giảm thiểu tác động từ việc di chuyển đường dài từ nhà đến nơi làm việc, chẳng hạn như điều chỉnh giờ làm việc, xem xét áp dụng thời gian làm việc 4 ngày/tuần (thời gian làm việc mỗi ngày có thể kéo dài một chút để đảm bảo đủ tổng số giờ làm việc trong tuần), tạo điều kiện để nhân viên làm việc từ nhà một phần thời gian thích hợp trong ngày hoặc tuần.
- 5. Tạo ra môi trường làm việc khỏe mạnh hơn. Khoảng 89% số nhân viên tham gia khảo sát tin rằng làm việc từ xa sẽ giúp họ khỏe mạnh hơn, trong khi 29% cho rằng lý do khiến họ muốn làm việc tại nhà là để có thời gian tập thể dục. Với kết quả khảo sát này, Zetlin cho rằng doanh nghiệp nên nghĩ đến việc làm cho công sở thành một môi trường làm việc khỏe mạnh hơn, tạo thêm những không gian để nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống như nơi uống trà, cà phê hay dùng bữa nhẹ, phòng tập thể dục miễn phí hay với chi phí thấp. Những tiện ích như vậy tuy nhỏ nhưng sẽ làm cho nhân viên bớt đi cảm giác ngán công sở và làm việc hiệu quả hơn.
- Xem thêm: Vì sao nhân viên chán việc?