Theo một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2011, thư điện tử (email) được xem là một trong những tác nhân chính khiến nhân viên có cảm giác quá tải và stress. Năm 2012, McKinsey cũng đưa ra một báo cáo cho biết nhân viên công sở thường dành khoảng 28% thời gian để đọc, trả lời và soạn thảo email.
Trung bình, một nhân viên kiểm tra email 70 lần/ngày, lúc “cao điểm” lên đến 350 lần. Theo Paul Argenti, Giáo sư bộ môn Truyền thông doanh nghiệp của Trường Kinh doanh Tuck thuộc Đại học Dartmouth, đây là một tình trạng đáng báo động mà các công ty cần quan tâm. Argenti đưa ra những lời khuyên sau, giúp nhân viên công sở quản lý email tốt hơn.
Xác định các công việc ưu tiên
Bạn liệt kê tất cả việc cần làm trong ngày, từ trả lời điện thoại, email, cho đến giải quyết các dự án lớn. Sau đó, phân tích mục lớn thành những mục nhỏ hơn. Theo ma trận quản lý thời gian của Covey, các công việc được phân thành bốn nhóm: (1) Những công việc khẩn cấp và quan trọng (xử lý sự cố, hoàn thành công việc đến hạn); (2) Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (xây dựng quan hệ, lên kế hoạch, chuẩn bị cho các dự án); (3) Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (đa số email, các cuộc họp rơi vào nhóm này); (4) Những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng.
- Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…
Theo Argenti, chúng ta thường dành phần lớn thời gian để giải quyết các công việc thuộc nhóm 1 và nhóm 3 (gọi là “vùng email”). Nên tránh xa các công việc nhóm 4 càng nhiều càng tốt và cần quan tâm đúng mức đến các công việc ở nhóm 2.
Rà soát lại các công việc cần ưu tiên
Việc này giúp bạn lập ra một danh sách những công việc có ý nghĩa cần thực hiện và trả lời cho câu hỏi “Bây giờ tôi nên sử dụng thời gian như thế nào cho tốt nhất?”. Argenti khuyên nếu nhân viên và sếp có bất đồng về các công việc cần ưu tiên thì cần giải tỏa ngay chứ không nên chờ đến kỳ đánh giá hiệu quả làm việc cuối năm. Hằng tuần, nhân viên có thể gửi email cho sếp, liệt kê những đầu việc mà mình đang thực hiện và phân bổ thời gian cho những việc này ra sao, sau đó hai bên sẽ thảo luận và điều chỉnh nếu cần thiết.
Lựa chọn “chiến lược truyền thông” để thực hiện các ưu tiên
Khi đã có các ưu tiên công việc và mục tiêu rõ ràng, bạn có thể rà soát lại hộp thư điện tử của mình. Trước khi làm việc này, bạn cần nhớ rằng trong giao tiếp bằng email, người gửi thường có “ưu thế” vì một email được gửi đi sẽ tạo ra một loạt hành động cho người nhận.
Argenti đưa ra tình huống: Tôi muốn liên lạc với đứa con gái tầm 30 tuổi chỉ để hỏi một câu. Vậy tôi có nên gửi email cho con tôi với một danh sách các điểm gạch đầu dòng và các câu hỏi được đánh số hay không? Tôi sẽ không làm vậy nếu muốn nhận được câu trả lời dưới bất cứ hình thức nào, miễn là nhanh nhất. Tốt nhất tôi nên gửi tin nhắn nhanh (như tin nhắn qua ứng dụng Snap Chat!) và sau đó là gọi điện nếu không nhận được phản hồi.
Khi gửi đi một email liên quan đến công việc, bạn cũng nên theo quy trình phân tích như vậy và rút ra “chiến lược truyền thông” thích hợp: Ai là đối tượng nhận thông tin, tôi cần truyền tải thông điệp gì? Tôi mong đợi nhận được phản hồi như thế nào? Kênh truyền thông nào là tốt nhất để tiếp cận đối tượng?
Nếu sử dụng kênh truyền thông không phù hợp thì dù có gửi đi một thông điệp thích hợp cũng chưa chắc có câu trả lời như mong đợi. Argenti phân tích các yếu tố cần xem xét để chọn lựa chiến lược truyền thông thích hợp và những tác động của việc thay đổi các thói quen sử dụng email đối với vấn đề cải thiện việc quản lý thời gian như dưới đây:
- Đối tượng. Trước tiên, cần phải suy nghĩ ai là người sẽ giao tiếp với bạn. Bạn có đang truyền tải thông tin đến đúng đối tượng cần nhận thông tin hay đối tượng có thể đưa ra đúng câu trả lời mà bạn mong đợi? Càng gửi ít thì bạn càng nhận ít. Vậy nên, cần suy nghĩ kỹ trước khi gửi hoặc đồng gửi (cc) cho một người nào đó. Nếu có thể, nên đặt ra những nguyên tắc về cách gửi và đồng gửi email cho toàn bộ tổ chức, trong đó quy định rõ người được “cc” phải là người không nên tham gia vào các chuỗi thư thảo luận qua lại bằng email sau đó và thông điệp gửi cho họ chỉ nhằm cung cấp thông tin tham khảo.
- Thông điệp. Hãy viết email theo cách mà bạn cũng muốn đọc. Sẽ chẳng ai muốn phản hồi cho một bức thư dày đặc chữ. Nên đi thẳng vào thông điệp cần truyền tải và nhất quán với câu chủ đề (subject line), đưa những câu hỏi hay thông điệp quan trọng lên trên đầu thư.
- Kênh truyền thông. Hãy tự hỏi luôn một câu hỏi quan trọng khác: Có nên dùng email không hay nên chuyển qua sử dụng hình thức truyền thông khác? Khi bấm nút gửi email đi thì thường là bạn đã làm cho “danh sách những việc phải làm” của mình giảm xuống, nhưng sẽ ngược lại với người nhận (vì công việc nhóm 1 và nhóm 3 của họ tăng lên), sẽ góp phần làm cho người nhận cảm thấy bị mất kiểm soát và “stress”.
- Vì vậy, bạn nên sử dụng các hình thức khác như gửi tin nhắn, gọi điện thoại, gặp mặt để trao đổi trực tiếp nếu các kênh truyền thông này đem lại nhiều hiệu quả hơn cho cả hai bên về mặt quản lý thời gian.
- Phản hồi. Nên rõ ràng, chính xác về phản hồi mà mình mong muốn nhận được khi gửi email đi. Đối với các sếp, cần tìm hiểu rõ mối quan tâm và việc cần ưu tiên của nhân viên, từ đó có cách gửi thư phù hợp. Chẳng hạn, nếu sếp gửi email cho nhân viên vào sáng thứ Bảy thì sẽ khiến họ cảm giác rằng đang có một việc rất cấp bách cần xử lý và sự lo lắng không cần thiết ấy có thể làm cho họ mất đi những ngày nghỉ bình yên cuối tuần.