Nhờ tính thuận tiện nên email (thư điện tử) đã trở thành phương tiện trao đổi công việc chủ yếu giữa các văn phòng. Một cách tự nhiên, email được trao đi gửi lại giữa nhà quản trị, nhân viên, khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, khi chuyển từ giao tiếp công việc bằng văn bản in trên giấy sang email, nhiều người thường bỏ quên một số quy tắc nhất định, vì vậy đã xảy ra khá nhiều sự cố phiền phức do chính email gây ra.
Một trong những điều bất cập nhất là việc trao đổi email bị thiếu các nghi thức giao tiếp cơ bản. Do đó, định ra một số tiêu chuẩn tối thiểu trong việc sử dụng email là cần thiết để công việc giao tiếp đạt hiệu quả cao hơn.
- Xem thêm: Giúp email tỏa sáng
Tác giả David Tuffley của cuốn Email Etiquette: Netiquette for the Information Age (tạm dịch: Nghi thức ứng xử trong thư điện tử và trên mạng, sách do Nhà xuất bản Kindle Edition ấn hành năm 2011) đã tổng kết được 21 nghi thức email sau đây:
- Dòng chủ đề là tóm tắt nội dung của email.
- Đừng bao giờ cho rằng người nhận email đã biết rõ chuyện bạn muốn đề cập.
- Nội dung luôn ngắn gọn.
- Trả lời trong vòng 24 giờ.
- Hiểu rằng người nhận phải có thời gian để trả lời email.
- Không nên tỏ ra khó chịu hoặc sử dụng tùy tiện chữ hoa khi không cần thiết.
- Càng phải tránh biểu lộ sự tức giận trong nội dung email.
- Việc trình bày câu cú phải đúng chính tả và ngữ pháp.
- Viết thông điệp sao cho người nhận dễ hiểu ra vấn đề.
- Luôn theo dõi mạch nội dung trong chuỗi các email nói về một vấn đề nào đó.
- Khẳng định rõ điều mình mong đợi khi nhận email phúc đáp.
- Không cần phải trả lời tất cả các chi tiết nếu thấy không cần thiết.
- Viết sao cho câu văn thật gọn gàng. Khi cần thì dùng thêm các dấu chấm than, chấm hỏi… để biểu hiện cảm xúc của mình.
- Không quên gửi các tài liệu đính kèm cần thiết.
- Tránh đính kèm các hồ sơ có dung lượng lớn khiến người nhận khó mở ra để đọc nội dung.
- Không nên gửi kèm các nội dung không liên quan đến công việc.
- Loại bỏ các nội dung vô dụng khỏi email.
- Tránh dùng email theo kiểu “chuỗi thư”, tức là yêu cầu người nhận được email phải gửi tiếp cho vài người khác.
- Đừng bày tỏ quá rõ sự thân thiện với người nhận vì email dùng để trao đổi công việc là chính.
- Tuyệt đối tránh những nội dung mang tính phỉ báng, phân biệt chủng tộc, giới tính, tôn giáo… hoặc các nội dung không phù hợp với môi trường công việc.
- Cuối cùng, nên nhớ rằng email không phải là tuyệt đối riêng tư. Email có thể được người thứ ba đọc mà người gửi không hề biết. Do đó, tương tự như khi viết trên mặt sau của tấm bưu thiếp, nên tránh sử dụng những từ ngữ không thích hợp.
Chắc chắn là 21 điều mà tác giả Tuffley đã nêu ở trên chưa phải đã đầy đủ khi nói về nghi thức email, nhưng từ những điều ấy, chúng ta có thể rút kinh nghiệm để soạn những email không chỉ hữu ích cho công việc, mà còn tạo cho người nhận cảm giác phấn chấn khi đọc chúng.
