Khi muốn học hỏi những kỹ năng mới, nhân viên sẽ tìm đến những nguồn nào? Google, YouTube hay các chương trình đào tạo của công ty? Theo một nghiên cứu do Degreed thực hiện, có đến 55% nhân viên tìm đến đồng nghiệp trước tiên chứ không phải những nguồn này, sau đó là sếp trực tiếp của họ.
Theo Kelly Palmer, Giám đốc đào tạo và phát triển nhân tài của Degreed, tác giả của cuốn The Expertise Economy: How the Smartest Companies Use Learning to Engage, Compete, and Succeed và David Blake, đồng sáng lập kiêm Chủ tịch điều hành của Degreed và đồng tác giả của cuốn sách nói trên, đồng nghiệp học hỏi lẫn nhau là một phương thức đào tạo hữu hiệu mà các công ty có thể sử dụng để khắc phục những khó khăn, rào cản từ các phương thức phát triển kỹ năng khác cho nhân viên. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn chưa xây dựng được một chương trình hay cấu trúc chính thức cho phương thức đào tạo này.
Theo kết quả khảo sát của McKinsey, có gần 50% các tổ chức đang thực hiện đào tạo theo hình thức đồng nghiệp học hỏi lẫn nhau, tuy chưa phải là chính thức. Trong khi đó, 1/3 số giám đốc tham gia khảo sát cho biết tổ chức của họ vẫn chưa xây dựng được một môi trường, hệ thống để nhân viên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau.
Trong cuốn sách nói trên, các tác giả phát hiện ra rằng đa số các nhà quản lý còn chưa sẵn sàng với phương thức “đồng nghiệp dạy nhau” chủ yếu vì họ quan niệm rằng các chuyên gia bên ngoài công ty thường có kỹ năng đào tạo tốt hơn “chuyên gia nội bộ”. Thêm vào đó, các chương trình nhân viên học hỏi lẫn nhau cũng đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Với suy nghĩ này, các công ty cho rằng việc gửi nhân viên tham gia những khóa học tập trung ngắn hạn 1-2 ngày vẫn đem lại nhiều hiệu quả hơn.
- Xem thêm: Tạo động lực cho nhân viên sáng tạo
Tuy nhiên, Palmer và Blake cho rằng thực tế không phải như vậy. Thứ nhất, các chương trình nhân viên học hỏi lẫn nhau sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa kiến thức chuyên môn của đội ngũ nhân viên hiện hữu. Phương thức đào tạo này rất phù hợp với đối tượng nhân viên phải “vừa học, vừa làm” vì nó bao quát các yêu cầu cần thiết của một “chu trình đào tạo thực dụng”: thu thập kiến thức mới, áp dụng kiến thức đó vào thực tiễn, thu nhận phản hồi và phản ánh những điều đã học được.
Các tác giả cũng cho rằng, để một chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng có hiệu quả, người học cần phải được tạo điều kiện để “phạm lỗi”, thách thức các ý tưởng và bày tỏ những điều quan ngại của mình. Không giống với các hình thức đào tạo có kiểm tra, sát hạch vốn gây căng thẳng cho người học, hình thức “nhân viên dạy nhau” giúp người học cảm thấy thoải mái để thử nghiệm những cái mới mà không lo ngại bị sếp đánh giá trong quá trình học. Nhân viên sẽ có xu hướng dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp về những mặt hạn chế cần hoàn thiện của mình hơn là với sếp.
Lợi ích thứ hai là giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhanh hơn. Những cuộc trao đổi nhóm sẽ giúp nhân viên dễ chấp nhận và thông cảm với nhau hơn, từ đó đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng. Và bởi các luồng phản hồi mang tính hai chiều, những nhân viên tham gia vào hình thức học hỏi lẫn nhau sẽ có khuynh hướng dành nhiều thời gian và nỗ lực để đảm bảo rằng những phản hồi họ đưa ra có ý nghĩa.
Họ sẽ đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp, đưa ra những đóng góp hữu ích và mang tính xây dựng. Điều này sẽ không xảy ra khi sếp đưa ra phản hồi một chiều cho nhân viên. Học hỏi lẫn nhau cũng sẽ giúp nhân viên học hỏi kinh nghiệm về lãnh đạo, xử lý các xung đột về quan điểm, phát triển các kỹ năng mềm như thể hiện sự đồng cảm.
- Xem thêm: Những điều nhân viên mong đợi
Các tác giả đưa ra một số lời khuyên sau đây giúp các doanh nghiệp xây dựng một môi trường nhân viên học hỏi lẫn nhau hiệu quả.
- Chọn hình thức phù hợp. Chương trình nhân viên học hỏi lẫn nhau có thể được thực hiện dưới hình thức trực tuyến hoặc trực tiếp. Các thành viên tham gia có thể làm việc với nhau thành từng cặp hoặc nhóm để cùng giải quyết các vấn đề trong vòng vài tháng hoặc theo các phiên hằng tuần để chia sẻ và trao đổi, bàn bạc về những kiến thức mới nhất.
- Đề cử một người hỗ trợ. Mặc dù học hỏi lẫn nhau là một hình thức đào tạo mang tính “ngang hàng” thay vì “từ trên xuống”, các tác giả khuyên doanh nghiệp vẫn nên đề cử một người hỗ trợ, đóng vai trò là trung gian. Người này, tốt nhất không phải là một quản lý, chịu trách nhiệm tổ chức các buổi làm việc theo nhóm, hướng mọi người vào cùng một chủ đề chính, dẫn dắt các cuộc trao đổi đi đúng hướng, tạo ra bầu không khí tích cực để các thành viên học hỏi, thử nghiệm và mạnh dạn đưa ra các ý kiến.
- Xây dựng một môi trường lành mạnh. Mô hình nhân viên học hỏi lẫn nhau chỉ có hiệu quả khi các thành viên cảm thấy an tâm khi chia sẻ các suy nghĩ, kinh nghiệm và đặt ra các câu hỏi. Họ cần được làm việc trong một môi trường cởi mở, sẵn sàng lắng nghe các phản hồi và thẳng thắn đưa ra những ý kiến hay câu hỏi mang tính xây dựng. Một môi trường như thế cần phải có những nguyên tắc nhất định, trong đó có những yêu cầu hàng đầu như sự chân thành, đồng cảm, đặt mình vào vị trí của người khác…
- Chú trọng đến những tình huống thực tế. Palmer và Blake khuyên, các buổi làm việc của nhân viên theo chương trình học hỏi lẫn nhau nên tập trung vào các vấn đề thực tế cần giải quyết. Nhân viên sẽ có khuynh hướng tích cực tham gia, học hỏi và nhớ các kỹ năng mới nếu những gì họ được học giúp giải quyết một thách thức của đời thực.
- Khuyến khích kết nối quan hệ. Việc khuyến khích nhân viên xây dựng các quan hệ xã hội với nhau sẽ giúp nâng cao hiệu quả của hình thức học hỏi lẫn nhau. Doanh nghiệp nên tổ chức các sự kiện xây dựng quan hệ để nhân viên trao đổi về lĩnh vực chuyên môn của mình và xây dựng các “nhóm nhân viên cùng tiến” thường xuyên gặp gỡ, thảo luận về các ý tưởng.