Tóm lại, nguồn gốc thực sự của sự kém hiệu quả của làm việc từ xa chính là thời gian dành cho các cuộc họp.
Việc đi làm đang diễn ra cực kỳ khác nhau trên toàn cầu. Nơi thì người ta quay lại văn phòng, nhìn ra cửa sổ mùa hè và mong trời đẹp vào cuối tuần, nơi đang làm việc theo mô hình kết hợp, đi làm 2 – 3 ngày mỗi tuần, nơi thì các văn phòng không một bóng người. Nhà bếp, phòng ngủ, bancông hay vườn đang thành chốn làm việc thay thế. Làm việc từ xa cũng đang là thực tế diễn ra tại Việt Nam, khi đại dịch leo thang căng thẳng.
Có rất nhiều nghiên cứu khác nhau về hiệu quả của làm việc từ xa trong vòng 1 năm qua, với các đánh giá lạc quan về khả năng thích ứng của con người, hầu hết đều cho rằng nó không ảnh hưởng tới hiệu suất công việc.
Nhưng The Economist cho biết một nghiên cứu mới trên hơn 10.000 nhân viên tại một công ty công nghệ châu Á từ tháng 4-2019 đến tháng 8-2020 đã cho thấy cuộc thử nghiệm làm việc từ xa trên toàn cầu đã ngã ngũ, kết quả hoàn toàn khác.
Công ty này sử dụng một phần mềm, cài đặt trên máy tính của nhân viên để theo dõi các thao tác của các nhân viên (dùng các ứng dụng, trang web nào đang hoạt động, nhân viên sử dụng bàn phím hay chuột…). Các thao tác kiểu mua sắm trực tuyến không được tính.
Kết quả nghiên cứu cho thấy các nhân viên của công ty đều làm việc rất chăm chỉ. Tổng số giờ làm việc cao hơn 30% so với trước khi xảy ra đại dịch, trong đó thời lượng làm việc ngoài giờ tăng 18%. Nhưng tất cả nỗ lực này đã không chuyển thành sự gia tăng về hiệu quả công việc (được đo lường bằng hiệu suất trên mỗi giờ làm việc): Con số này giảm 20%.
Tại sao như vậy? Khi phân tích về thời gian làm việc, người ta đánh giá trên hai thứ: số thời gian mà các nhân viên dành cho việc “kết nối, cộng tác” (họp hành, trao đổi, liên lạc), và số giờ “hoàn toàn tập trung” cho nhiệm vụ công việc của mình, không bị gián đoạn bởi các thao tác như kiểm tra email, nghe điện thoại, chat nhóm… (chưa kể bị quấy rầy và phân tâm khi sống tại nhà).
Kết quả cho thấy mặc dù làm việc nhiều giờ hơn, các nhân viên lại có ít thời gian tập trung hơn. Mọi thời gian dư ra của họ bị tiêu cả vào các cuộc họp. Ở đây, ta hãy nhớ tới những gì mà khoa học tâm lý đã xác nhận: người ta bước vào các cuộc họp kéo dài hai tiếng với sự phấn chấn không khác gì Prometheus chờ con đại bàng đến ăn gan anh ta mỗi ngày. The Economist từng đưa ra một “định luật” đúc kết: “80% thời gian của 80% người trong các cuộc họp bị lãng phí”.
Thế vì sao mà lại họp lắm thế khi làm việc từ xa? Câu trả lời là các sếp bỗng thấy không chắc lắm về sự cam kết nghiêm túc hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, họ tổ chức họp nhiều hơn để kiểm tra, đánh giá, nhắc nhở. Một số vị quản lý lại ưa gọi điện thoại, như thể để nhắc nhở nhân viên rằng “tôi vẫn đang làm sếp của quý vị đấy”.
Và cơ bản là, họp nhiều do khó điều phối nhân viên khi tất cả đều làm việc từ xa – một thực tế cho thấy quy trình làm việc từ xa đã không được huấn luyện, đào tạo kỹ, các nhân viên cũng ít được đào tạo và đánh giá lại kịp thời.
Tóm lại, nguồn gốc thực sự của sự kém hiệu quả của làm việc từ xa chính là thời gian dành cho các cuộc họp. Và câu trả lời rất đơn giản: họp ngắn gọn, không gọi điện thoại nhiều nữa.
Trên tờ Slate, bà Brigid Schulte, một cựu nhà báo của The Washington Post từng đoạt Pulitzer, giám đốc The Better Life Lab ở New America (một tổ chức kết nối các viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm công nghệ, mạng giải pháp, trung tâm truyền thông và diễn đàn công cộng), khi nhận xét về cuộc thử nghiệm làm việc từ xa của nhân loại đã nhấn mạnh một xu hướng đáng buồn: Công việc đã xâm lấn và lan tràn vào cuộc sống riêng và gia đình của chúng ta, gây nên sự căng thẳng trong các gia đình, các mối quan hệ cá nhân, làm mất đi rất nhiều thời gian đáng lẽ chúng ta phải dành cho những người thân yêu nhất của mình.
Đó là con đường một chiều đau khổ, vì trái với các nghi ngại của giới thuê lao động, các vấn đề gia đình không gây ra mất mát thiệt thòi gì mấy cho công việc. Bà nhắc tới một thực tiễn sống sượng: Trước đại dịch, đã có những cuộc khảo sát hỏi các CEO trên khắp thế giới ai là người lao động lý tưởng, hơn 3/4 câu trả lời nói rằng đó là các nhân viên không chịu ràng buộc gia đình và luôn có mặt ở văn phòng. Và phụ nữ, chịu ràng buộc bởi thiên chức của họ, rõ ràng là thua thiệt và bị đánh giá bất công trong cuộc đua chăm chỉ này.
Bà phản bác hình ảnh điển hình của người làm việc từ xa đang được ra sức vẽ vời hay ho: những kẻ “du mục kỹ thuật số”, lang bang khắp nơi trên xe van đủ tiện nghi, dùng WiFi để gửi cả đống email đi mỗi sáng rồi buổi chiều vui vẻ đi leo núi. “Những người như vậy không đại diện cho chúng ta với tư cách một xã hội thông thường”.
Dẫu vậy, Brigid Schulte cũng như nhiều chuyên gia khác cũng nhìn nhận chúng ta khó mà quay trở lại hoàn toàn như thời kỳ trước đại dịch. Môi trường làm việc đã, đang và sẽ còn biến đổi, làm việc từ xa vẫn sẽ gia tăng, các mô hình lai (nửa từ xa nửa tại văn phòng) sẽ gia tăng.
Khuyến cáo mới nhất của họ là: Cần nhìn làm việc như một phần trong một bức tranh lớn hơn của xã hội. Làm việc chỉ thực sự hiệu quả khi nó được hậu thuẫn bởi những cấu trúc hỗ trợ thiết yếu khác, bao gồm thu nhập tối thiểu, mạng lưới chăm sóc trẻ em và người già yếu, mạng lưới giáo dục và cả những cách thức nâng đỡ tâm lý hiệu quả.
