Checklist trong tiếng Anh là danh sách những công việc cụ thể cần thực hiện nhằm hướng tới một mục tiêu lớn đã được vạch ra, giúp nhà quản trị không bỏ sót bất cứ việc cần làm nào, dù nhỏ (có thể gọi tắt là danh sách nhắc việc, cho dù nhiều khi được thể hiện bằng các câu hỏi).
Checklist còn phát huy tác dụng hơn nữa nếu nhà quản trị ứng dụng nó trong việc ghi nhớ hay đánh giá lại kỹ năng quản trị của mình. Xét thấy công cụ này mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý, xin giới thiệu với độc giả một vài checklist được trích từ cuốn sách Management Essentials: Exclusive Excerpts from the Creating Success Series (tạm dịch: Những yếu tố thiết yếu trong quản lý: Các đoạn trích dẫn độc đáo rút ra từ cách tạo dựng hàng loạt thành công) của tác giả Kogan Page, được Nhà xuất bản Kindle Edition ấn hành cách đây không lâu.
Checklist 1: Những bài học ngắn gọn về tố chất lãnh đạo
– Sáu từ quan trọng nhất: Tôi thừa nhận có sai lầm.
– Năm từ quan trọng nhất: Tôi tự hào về bạn.
– Bốn từ quan trọng nhất: Quan điểm của bạn?
– Ba từ quan trọng nhất: Nếu bạn muốn.
– Hai từ quan trọng nhất: Cảm ơn!
– Một đại từ quan trọng nhất: Chúng ta.
– Một đại từ ít quan trọng nhất: Tôi.
Checlklist 2: Danh sách câu hỏi nhằm đánh giá khả năng tổ chức của người lãnh đạo
Cá nhân | Có/ |
Bạn có thể tổ chức cuộc sống cá nhân và kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sự lãnh đạo của mình không? | |
Bạn phân quyền có hiệu quả không? | |
Bạn có nhận ra được cách quản lý thời gian của mình tốt hơn không? | |
Nhóm làm việc | |
Quy mô nhóm và việc chọn lựa nhân sự đã đúng chưa? | |
Có cần tạo ra nhóm nữa hay chia nhóm thành nhiều phân nhóm? | |
Có sẵn không các cơ hội và thủ tục nhằm bảo đảm sự tham gia của các nhân viên trong việc ra quyết định? | |
Bạn có muốn tái tổ chức và thay đổi công việc cho các nhân viên không? | |
Tổ chức | |
Bạn có thấy được rõ mục đích của tổ chức và cách thức hợp tác giữa các bộ phận với nhau để đạt được mục đích đó không? | |
Trong tổ chức đã có sẵn quy chế tuyển dụng, đào tạo và cho thôi việc chưa? | |
Bạn có khảo sát về hiệu quả của các nhóm làm việc, của các cấp độ quản lý, của sự phối hợp giữa các phòng ban và nhân viên và của hệ thống truyền thông trong công ty không? | |
Bạn có đánh giá được chính xác hiệu quả làm việc của các quản trị viên và tin rằng các quản trị viên luôn tạo điều kiện tốt nhất cho các nhóm làm việc và từng cá nhân không? |
Checklist 3: Danh sách câu hỏi để đánh giá vai trò mẫu mực của nhà quản trị
Trong mắt nhân viên, nhà quản trị đương nhiên phải là một con người mẫu mực. Người Nhật có câu châm ngôn: “Một nhà quản trị cần sáu tháng để hiểu nhóm nhân viên thuộc quyền của mình, nhưng họ chỉ cần sáu ngày để hiểu người quản lý mình”. Sau đây là một danh sách các câu hỏi giúp nhà quản trị biết được mình đạt đến mức độ mẫu mực nào trong mắt nhân viên:
Câu hỏi | Có/ |
Bạn có yêu cầu người khác làm điều mà bạn không muốn tự làm không? | |
Mọi người có ý kiến gì về sự mẫu mực của bạn ở nơi làm việc không? | |
Hành vi của bạn có tỏ ra mâu thuẫn với những gì mà mọi người đang nỗ lực thực hiện? | |
Bạn có nhớ hành vi mẫu mực của mình trong thời gian gần đây để làm gương cho nhân viên? | |
Bạn có nghĩ ra các phương pháp để giáo dục nhân viên qua các hành vi mẫu mực của mình không? | |
Bạn có nói thẳng với cấp quản lý trực tiếp của mình rằng chính họ phải có hành vi mẫu mực không? |
Những checklist kiểu như vậy xuất hiện rất nhiều trong các cuốn sách nói về sự thành công trong quản lý. Chúng giúp bao quát hết những gì phải làm và đặc biệt là nhắc nhở các nhà quản trị không bỏ sót những việc cần làm. Sử dụng các danh sách nhắc việc xem ra khá đơn giản mà lại thu được hiệu quả cao, nhất là khi nhà quản trị bận rộn với quá nhiều công việc vì nhân vật quan trọng này vẫn giữ được vai trò cần thiết của mình trong doanh nghiệp.
