So với nhân viên ở các bộ phận khác, nhân viên bán hàng là những người thẳng thắn, không chịu nhường bước, hay phản ứng và chất vấn cấp trên hơn cả. Các nhân viên bán hàng luôn đòi hỏi sự tự quyết, tính độc lập. Họ đòi hỏi những mục tiêu đặt ra cho họ phải hết sức rõ ràng và họ rất muốn năng lực của mình được công nhận. Họ trung thành với khách hàng của mình hơn là với công ty. Đây là những người mà các nhà quản lý mới phải tạo được mối quan hệ chặt chẽ. Ở một góc độ nào đó, các nhà quản lý mới phải đối mặt với một nhiệm vụ khó khăn là giám sát hoạt động của nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, trong vai trò cấp trên, cả kinh nghiệm hay lối chỉ huy của họ về bản chất đã đối lập với động lực làm việc của nhân viên cấp dưới. Vậy nhà quản lý mới phải hành động như thế nào?
1. Chấp nhận sự đa dạng của cấp dưới
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của các nhà quản lý mới là đánh giá cấp dưới của mình, về khả năng, động lực làm việc và cả tính cách. Nhiều nhà quản lý cho rằng việc “đối xử với người khác theo cách bạn muốn họ làm cho mình” là nguyên tắc quản lý phù hợp. Tuy nhiên, sự thật kết quả lại hoàn toàn khác. Mỗi nhân viên đặt ra những kỳ vọng khác nhau đối với nhà quản lý và họ không muốn bị biến thành bản sao của sếp. Vì vậy, nhà quản lý thông minh phải biết rằng “cư xử công bằng” là “đối xử với họ theo cách khác nhau” để họ phát triển tối đa như một cá thể riêng biệt. Công bằng nhưng không cào bằng.
2. Đáp lại sự đa dạng của cấp dưới
Trong công việc quản lý con người, không chỉ có một câu trả lời đúng. Vì vậy, cần phải điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp với mỗi nhân viên, cụ thể là phải phát triển nhiều cách thức và kỹ năng dành cho từng kiểu người khác nhau:
- Quản lý nhân viên ít kinh nghiệm: Các nhà quản lý luôn nghĩ rằng nhân viên ít kinh nghiệm rất cần sự hỗ trợ, được truyền đạt kinh nghiệm chuyên môn để phát triển. Tuy nhiên, khi “giám sát quá chặt chẽ” thì nhân viên sẽ không học được cách tự giải quyết vấn đề. Cách duy nhất để học hỏi là tự học thông qua một cuộc thử thách gắt gao. Công việc của nhà quản lý là phải đảm bảo rằng nhân viên phải cảm thấy họ có quyền được mạo hiểm và… được tự do mắc lỗi. Vai trò của nhà quản lý không phải là gánh giúp những rắc rối do cấp dưới ít kinh nghiệm gây ra, mà là cung cấp cho họ nguồn lực và để họ tự giải quyết vấn đề.
- Quản lý nhân viên nhiều kinh nghiệm: Đó là những người làm lâu năm và luôn đạt doanh số cao, vì vậy họ không cần được chỉ dạy về việc bán hàng gì và bán như thế nào. Họ cần được nghe mục tiêu và chiến lược của tổ chức, được công nhận thành tựu, tập hợp các nguồn lực giúp họ làm tốt công việc, phát triển bản thân. Họ cần được giúp đỡ để giữ vững phong độ làm việc và chuẩn bị cho tương lai.
- Quản lý nhân viên hay gây rắc rối: Luôn có những nhân viên thiếu cả năng lực lẫn động cơ làm việc, hoặc đơn giản là họ không thích nghi với văn hóa công ty. Chính việc kỳ vọng quá nhiều ở họ sẽ khiến nhà quản lý căng thẳng. Vì vậy, nhà quản lý phải học cách lường trước những rắc rối liên quan đến hiệu suất hoạt động, cách tiếp xúc, cách quyết định và áp dụng những biện pháp cải thiện hiệu suất làm việc của họ hay chuyển họ sang vị trí công việc mới. Hơn nữa, các nhà quản lý mới rất dễ mất bình tĩnh trước những nhân viên dạng này nên một phần quan trọng trong công tác quản lý là học cách chế ngự cảm xúc cá nhân. Họ phải phân biệt giữa vấn đề nảy sinh do thiếu năng lực và vấn đề bắt nguồn từ việc nhân viên thiếu động lực thúc đẩy.
3. Giao phó và kiểm soát
Học cách giao phó có lẽ là thử thách lớn nhất mà các nhà quản lý gặp phải khi quản lý hiệu suất hoạt động của cấp dưới. Nếu được phân quyền quá ít, cấp dưới sẽ cảm thấy bị kiểm soát quá chặt chẽ; nếu được phân quyền quá nhiều, họ sẽ cảm thấy bị bỏ mặc và thiếu sự hỗ trợ. Có ba trở ngại trên con đường trở thành người giao phó hiệu quả:
- Quản lý con người chứ không quản lý công việc: Nhà quản lý là người làm việc thông qua những người khác, quản lý họ chứ không phải chỉ cho họ cách tiến hành công việc của họ.
- Sở thích riêng của các nhà quản lý mới: Một số nhà quản lý mới không thích giao phó, họ cảm thấy “chỉ hỏi han người lái và đưa cho anh ta công cụ khác nhau để anh ta tự lái xe” thì họ không còn nếm được mùi vị thành công nữa.
- Sự bất an cá nhân: Các nhà quản lý mới cảm thấy quá rủi ro nếu giao các nhiệm vụ quan trọng khi họ chưa đủ tự tin về khả năng đánh giá năng lực và động lực làm việc của cấp dưới.
Sau khi nhận thức toàn bộ trách nhiệm trong vị trí mới, nhà quản lý cần sẵn sàng chấp nhận rủi ro của việc giao phó. Vấn đề của nhà quản lý không phải là nên giao phó hay không mà là nên giao phó như thế nào: giao phó cái gì cho ai, khi nào nên kiểm tra hoặc can thiệp.
Một nhà quản lý muốn tạo được ảnh hưởng sâu sắc cần phải linh hoạt điều chỉnh phương pháp của mình cho phù hợp với nhu cầu đặt ra trong những tình huống cụ thể. Đó là tóm tắt những gì mà quyển sách Cẩm nang quản lý & CEO đem lại cho người đọc. Cuốn sách thật sự là một nguồn thông tin hữu ích dành cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc điều hành các nhà quản lý.
T.V (DNSGCT)
Quyển sách này hiện có trên Tủ sách Doanh nhân, website: https://doanhnhanplus.vn/product-category/sach-3/.